Если физически находящееся в магазине кольцо, цепочка или другое ювелирное изделие в ГИИС ДМДК связано с чужим УИН, числится уже проданным либо вообще не находится в системе, продажу лучше остановить до восстановления корректного учета. УИН является идентификатором конкретного изделия, поэтому нельзя просто взять свободный номер, перепечатать бирку и продолжить реализацию.
Сначала нужно определить источник расхождения. Ошибочная розничная продажа, неправильный УИН на бирке, некорректная передача товара от поставщика и законный повторный ввод ранее выведенного изделия исправляются по разным процедурам.
Сначала проверьте изделие, а не только бирку
Начните с самого товара. Сравните УИН на бирке с информацией в ГИИС ДМДК и, если на изделие нанесен двухмерный код непосредственно на поверхности, считайте его и сопоставьте результаты.
УИН на бирке должен соответствовать идентификатору самого ювелирного изделия. Федеральная пробирная палата рекомендует продавцам при получении партий выборочно считывать DM-код непосредственно с изделий и сравнивать его с бирками.
Если номера различаются, нельзя исходить из того, что «правильная бирка — та, что лежала в коробке». Нужно установить, какому именно изделию принадлежит каждый идентификатор и на каком этапе произошла подмена.
Особенно важно сразу отложить спорное изделие от товара, допущенного к продаже, чтобы его случайно не пробили на кассе.
Если на бирке указан УИН другого изделия
Такую ошибку нельзя исправлять произвольной заменой номера.
Для изделия, имеющего двухмерный код непосредственно на поверхности, именно эта маркировка позволяет идентифицировать конкретный объект в системе. УИН на сопровождающей бирке должен соответствовать ему.
Если магазин получил уже такое изделие от поставщика, Федеральная пробирная палата рекомендует вернуть товар контрагенту. Это безопаснее, чем продавцу самостоятельно пытаться исправлять происхождение чужого УИН.
Параллельно проверьте всю поставку. Одна перепутанная бирка может означать, что две единицы товара просто поменялись идентификаторами между собой.
Если изделие принадлежит самому производителю и ошибка возникла на его этапе, нужно установить, где именно расходятся сведения — при формировании партии, маркировке, печати ярлыка или последующем перемещении. Исправляется первичная операция, а не создается вторая цифровая история того же изделия.
Почему нельзя продавать по неправильному УИН
ГИИС ДМДК предназначена для прослеживаемости драгоценных металлов, камней и изделий на всем протяжении оборота. Каждому ювелирному изделию присваивается индивидуальный УИН, а сведения о фактах его движения сохраняются в системе.
Поэтому продажа кольца под номером другого кольца нарушает сам принцип прослеживаемости.
Кроме того, при розничной продаже система проверяет конкретный идентификатор и его текущий статус. Если этот УИН уже выведен из оборота либо принадлежит другой организации, операция может не пройти либо сформировать новое нарушение учета.
Отдельно Федеральная пробирная палата предупреждает: повторное появление в обороте УИН, которые уже были выведены, рассматривается как индикатор риска и может стать основанием для контрольных мероприятий.
Если изделие ошибочно числится проданным
Сначала выясните, почему появился статус «Продано».
Чаще всего он означает, что изделие было выведено из оборота при розничной реализации. Возможно, сотрудник при продаже другого товара отсканировал не тот УИН либо транспортный модуль получил ошибочные сведения о кассовом чеке.
Для ошибок при передаче сведений о чеке ГИИС предусматривает возможность повторной отправки информации через реестр кассовых чеков. Кроме того, функционал системы предусматривает регистрацию возврата изделия, ранее выведенного из оборота розничной продажей.
Но использовать «Возврат» как универсальную кнопку исправления любого статуса нельзя. Система проверяет, что УИН действительно был выведен именно путем розничной продажи и что продажу регистрировала та же организация либо ее подразделение.
Поэтому сначала найдите кассовый чек и событие, которым конкретный УИН был выведен из оборота.
Если покупатель действительно вернул изделие
Здесь статус «Продано» первоначально был правильным.
После возврата покупателем ювелирное изделие должно быть снова корректно отражено в ГИИС. Правила допускают повторный ввод ранее выведенных изделий в оборот, а операторские инструкции предусматривают соответствующие операции возврата.
Для маркетплейсов важно учитывать, кто первоначально выводил изделие из оборота. Если это делал сам маркетплейс в предусмотренной схеме доставки, именно он отражает и возврат в ГИИС. Если продажу регистрировал продавец через собственный транспортный модуль, корректирующая операция проводится по его схеме.
Поэтому магазин не должен создавать новый товар только потому, что возвращенное кольцо опять физически лежит на витрине.
Повторный ввод в оборот — отдельная процедура
Правила № 270 прямо разрешают в предусмотренных случаях повторно вводить ранее выведенные изделия в оборот.
Для этого участник направляет оператору уведомление о восстановлении изделия. В нем указываются реквизиты документа, на основании которого выполняется повторный ввод, и его причина.
К допустимым основаниям относятся, в частности, ранее состоявшаяся розничная реализация с последующим возвратом в оборот, обнаружение излишков, прием изделия в залог ломбардом, на комиссию или его скупка у физлица.
Уведомление подается не позднее трех рабочих дней со дня приобретения изделия либо возникновения основания для его повторного ввода.
Это позволяет сохранить реальную историю УИН, а не создавать видимость, будто ранее выведенный товар появился впервые.
Если изделие оказалось излишком при инвентаризации
Представим, что при пересчете обнаружено физически существующее изделие, которое по учету отсутствовало либо было выведено ранее.
Не нужно сразу ставить его на витрину.
Сначала оформите результаты инвентаризации и установите происхождение изделия. Правила прямо называют обнаружение излишков одним из оснований повторного ввода в оборот.
Для фиксации фактического наличия подойдет профильный документ на сайте:
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документуФорма ИНВ-8 сейчас не является обязательным универсальным бланком для всех организаций, но может использоваться как утвержденная организацией форма первичного инвентаризационного документа.
После этого уже выбирается предусмотренное ГИИС основание для восстановления цифрового учета.
Не путайте вывод из оборота и списание
Это одно из самых важных различий.
Изделие, которое было выведено из оборота, в предусмотренных Правилами случаях можно вернуть в оборот с сохранением его истории и УИН.
Но «списание» используется для других операций и имеет иные последствия. Федеральная пробирная палата отдельно разъясняет, что восстановить ранее списанный объект обычным возвратом нельзя.
Для ввода ранее списанного ювелирного изделия потребуется новый УИН в установленном порядке.
Поэтому перед любыми действиями откройте карточку и выясните точный статус, а не ориентируйтесь на разговорное описание сотрудника «у нас оно списалось».
Что делать, если изделия вообще нет в ГИИС
Это более серьезная ситуация.
Сейчас оборот ювелирных изделий, подпадающих под требования системы, осуществляется с их учетом в ГИИС ДМДК и с УИН. Федеральная пробирная палата прямо рекомендует покупателям воздерживаться от приобретения изделия, информация о котором в системе отсутствует.
Продавцу тем более не следует оформлять такую продажу.
Сначала установите происхождение товара:
собственное производство → импорт → поставка от другого участника → комиссия → скупка → ломбард → старые остатки → возврат от физлица.
Для каждого варианта существует свой путь появления изделия в системе.
Если поставщик передал изделие, но не оформил движение либо передал чужой УИН, требовать нужно исправления сделки с его стороны. Если выявлен законный инвентаризационный излишек, используется соответствующее основание регистрации. Если изделие ранее существовало в системе, сначала ищите его прежний УИН и историю вывода.
Не создавайте новую запись, пока не убедились, что у того же физического изделия уже нет другой цифровой истории.
Если поставщик передал изделие с неправильными данными
В B2B-поставке первым делом зафиксируйте расхождение и направьте контрагенту письменное требование.
Поставщик должен объяснить происхождение товара, указать правильный УИН и совершить необходимые действия в ГИИС, если ошибка возникла в оформленной им операции.
До исправления спорное изделие лучше не принимать в розничный оборот. В претензии укажите договор, накладную, фактические характеристики изделия, УИН на бирке, результат считывания DM-кода и статус в ГИИС.
Так будет проще доказать и сам дефект документооборота, и дату, с которой поставщик узнал о проблеме.
Можно ли изменить сведения о сделке после ее подтверждения
Да, но порядок зависит от стадии операции.
Пока сделка в ГИИС еще не подтверждена второй стороной, Правила допускают внесение уточненных сведений по соответствующему факту оборота.
После подтверждения сделки изменить историю незаметно уже нельзя. Корректировка выполняется отдельным корректирующим документом со ссылкой на документ, который является основанием исправления.
Это важная защита прослеживаемости. Система должна показывать не только новое правильное значение, но и то, почему ранее отраженная операция была изменена.
Поэтому при уже подтвержденной поставке не нужно просить контрагента просто «откатить ее задним числом».
Кто отвечает за недостоверную информацию
Правила № 270 прямо закрепляют ответственность за полноту, достоверность и своевременность сведений за тем участником оборота, который их представляет в ГИИС.
Поэтому источник ошибки имеет практическое значение.
Если производитель связал изделие с неправильными характеристиками — претензии возникают к производителю. Если поставщик неправильно оформил передачу — к поставщику. Если магазин отсканировал чужой УИН при розничной продаже — это уже его собственная ошибка. Наличие государственной информационной системы не превращает любую неправильную запись в «ошибку государства».
Сначала всегда смотрите историю документов и автора конкретной операции.
Что если проблема действительно техническая
Если в личном кабинете совершены правильные действия, подтверждающие документы совпадают, но система отображает иной статус или не принимает корректирующий документ, зарегистрируйте обращение в технической поддержке ГИИС ДМДК.
Приложите УИН, карточку изделия, номер документа, скриншоты, время операции и текст системной ошибки.
Одновременно, если ситуация связана с требованиями пробирного надзора или непонятным происхождением УИН, можно обратиться в соответствующее территориальное подразделение Федеральной пробирной палаты.
Но в действующих Правилах № 270 нет универсального правила, по которому любую заявленную техническую ошибку обязаны исправить за один рабочий день. Поэтому такой срок обещать продавцу нельзя.
Когда можно снова выставить изделие на продажу
Не после отправки обращения, а после фактического устранения препятствия.
Перед возвратом изделия на витрину повторно проверьте:
- существует ли УИН в ГИИС;
- относится ли он именно к этому изделию;
- совпадает ли УИН на бирке с идентификатором изделия;
- находится ли товар у вашей организации;
- позволяет ли текущий статус его розничную реализацию.
Нормальный статус розничного изделия — «В продаже в магазине».
Если система показывает «Продано», «Выведено из оборота» либо «Реализация/оборот не соответствует требованиям законодательства РФ», сначала завершите предусмотренную корректирующую процедуру.
Последний из перечисленных статусов Федеральная пробирная палата прямо называет несовместимым с реализацией.
Почему рискованно продать товар и исправить потом
Потому что проблема касается обязательной маркировки и государственного учета.
За продажу товаров без обязательной маркировки либо с нарушением установленного порядка ее нанесения применяется статья 15.12 КоАП РФ.
Для продажи такой продукции штраф составляет для граждан от 2 000 до 4 000 рублей, для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей, а для юридических лиц — от 50 000 до 300 000 рублей. Предусмотрена также конфискация предметов правонарушения.
Кроме того, статья 15.47 КоАП РФ устанавливает отдельную ответственность за нарушения обязательных правил учета драгоценных металлов, камней и продукции, включая непредставление предусмотренной информации в ГИИС.
Поэтому экономия одного дня на исправлении может оказаться намного дороже стоимости несостоявшейся продажи.
Если из-за ошибки магазин теряет продажи
Сначала устраните нарушение, а затем считайте потери.
Если неправильный УИН передал поставщик и магазин несколько дней не мог реализовывать дорогостоящее изделие, можно ставить вопрос о договорной ответственности. Наиболее убедительны конкретные дополнительные расходы и уже практически состоявшиеся продажи, которые сорвались именно из-за ошибки контрагента.
Но стоимость самого изделия не является убытком только потому, что оно неделю находилось вне продажи. Товар продолжает принадлежать магазину.
Для упущенной выгоды потребуются более сильные доказательства: заказ покупателя, бронь, переписка, конкретная цена и подтверждение того, что после обнаружения проблемы клиент отказался от сделки.
Что делать на практике
- Снимите спорное изделие с продажи и сохраните его бирку.
- Считайте УИН всеми доступными способами и сравните бирку, карточку ГИИС и DM-код изделия.
- Откройте историю движения товара и определите последнюю операцию, после которой возник неправильный статус.
- Если ошибочно зарегистрирована розничная продажа, используйте предусмотренный механизм корректировки чека или возврата, а не новый УИН.
- Если изделие действительно возвращено после продажи, выполните предусмотренный повторный ввод в оборот.
- Если изделие выявлено как излишек, сначала оформите инвентаризацию.
- Если УИН на поставленном товаре не совпадает, зафиксируйте расхождение и обращайтесь к поставщику.
- Не путайте «выведено из оборота» и «списано»: для них различаются возможности восстановления.
- Если правильные операции не отражаются из-за технического сбоя, зарегистрируйте обращение в поддержке ГИИС ДМДК и сохраните его номер.
- Возобновляйте продажу только после того, как ГИИС показывает правильный УИН, принадлежность изделия и статус, позволяющий розничную реализацию.
FAQ
УИН на бирке не совпадает с кодом на самом кольце. Какой считать правильным?
Такое изделие нельзя продавать до выяснения. Для изделий с нанесенным на поверхности DM-кодом УИН бирки должен ему соответствовать. При получении такого товара от поставщика Федеральная пробирная палата рекомендует вернуть его контрагенту.
Изделие физически в магазине, но в ГИИС стоит «Продано». Можно просто снова его продать?
Нет. Сначала нужно выяснить, каким чеком или действием оно было выведено из оборота, и применить предусмотренный механизм возврата или повторного ввода.
Можно ли вернуть ранее проданное изделие в оборот с тем же УИН?
В предусмотренных Правилами случаях — да. Повторный ввод позволяет сохранить историю ранее присвоенного УИН.
За сколько нужно оформить повторный ввод?
Уведомление оператору направляется не позднее трех рабочих дней со дня приобретения изделия либо возникновения соответствующего основания для повторного ввода.
Если изделие списано, его тоже можно просто восстановить?
Нет. Федеральная пробирная палата отдельно разъясняет, что ранее списанные изделия обычному восстановлению не подлежат. Для их нового ввода требуется новый УИН в установленном порядке.
Изделия вообще нет в ГИИС. Можно продать его по обычному ценнику?
Нет, если на изделие распространяются обязательные требования ГИИС ДМДК. Сначала необходимо определить происхождение товара и законный способ его регистрации или повторного ввода.
Можно ли самостоятельно создать изделию новый УИН?
Не для обхода существующей ошибочной записи. Сначала нужно убедиться, что у физически того же изделия нет ранее присвоенного УИН и цифровой истории.
Кто исправляет неправильную поставку в ГИИС?
Участник, который сформировал неправильные сведения, должен совершить необходимые корректирующие действия. После подтверждения сделки исправления оформляются отдельным корректирующим документом.
Какой статус должен быть у изделия перед обычной розничной продажей?
Федеральная пробирная палата указывает для находящегося в рознице изделия статус «В продаже в магазине». Статусы, свидетельствующие о выводе из оборота или несоответствии требованиям законодательства, сначала нужно исправить.
Кто отвечает, если из-за чужого УИН магазин потерял покупателя?
Если ошибка произошла по вине поставщика или другого контрагента, можно требовать доказанные убытки. Для упущенной выгоды придется подтвердить реальность конкретной сорвавшейся продажи и причинную связь с ошибкой.