В дипломе или приложении ошибка: как получить исправленный документ и кто оплачивает замену

Если в дипломе или приложении неправильно указаны фамилия, специальность, квалификация, дисциплина либо оценка, образовательная организация должна исправить документ. Платить за такую замену выпускник не обязан.

Однако порядок немного различается для высшего и среднего профессионального образования. Кроме того, сначала нужно установить, ошибка находится только в самом дипломе или уже в исходных учебных документах.

За исправление диплома платить не нужно

Общее правило установлено статьей 60 Закона об образовании.

За выдачу документов об образовании и квалификации, документов об обучении и их дубликатов плата не взимается. Это правило действует независимо от того, учился человек бесплатно или по договору платного обучения.

Поэтому вуз или колледж не вправе требовать оплатить новый бланк, «госпошлину за перевыпуск» или административный сбор за исправление ошибки.

Если ошибка возникла по вине самой образовательной организации, тем более нет оснований перекладывать стоимость нового документа на выпускника.

Иное дело - добровольная курьерская доставка или другая отдельная дополнительная услуга. Она не должна становиться обязательным условием выдачи исправленного документа.

Сначала проверьте, где именно находится ошибка

Не все расхождения исправляются одинаково.

Самая простая ситуация - в личном деле и учебных документах сведения правильные, а ошибка появилась только при заполнении диплома.

Например, в паспорте и личном деле фамилия «Соловьев», а в дипломе напечатано «Соловьёв» или пропущена буква. Либо в решении государственной экзаменационной комиссии указана квалификация «юрист», а в дипломе напечатано другое наименование.

То же касается приложения. Если в экзаменационной ведомости по дисциплине стоит «отлично», а в приложении случайно напечатано «хорошо», речь идет об ошибке при оформлении документа.

Сложнее, если неправильная информация содержится уже в исходных документах. Например, и в ведомости, и в приложении стоит оценка «хорошо», но выпускник утверждает, что преподаватель поставил «отлично».

В таком случае нельзя просто потребовать напечатать другую оценку. Сначала придется доказать ошибочность исходной записи.

Как исправляют диплом о высшем образовании

Для бакалавриата, специалитета, магистратуры и других документов высшего образования действует Приказ Минобрнауки России № 670.

Если ошибка обнаружена уже после получения диплома или приложения, выпускнику выдается дубликат.

Для этого нужно подать личное заявление. Организация обязана выдать дубликат в месячный срок после получения заявления.

Если ошибка находится только в дипломе, вуз выдает новый диплом и новое приложение к нему.

Если сам диплом правильный, а ошибка допущена только в приложении, достаточно выдать дубликат приложения.

На новом документе будет слово «ДУБЛИКАТ». Это предусмотренная законом форма исправления, а не отметка о сомнительности документа. Юридическая сила такого диплома не ниже первоначального.

В заявлении прямо укажите основание: «в связи с обнаружением ошибки после получения диплома». Затем дословно приведите неправильную запись и правильный вариант.

Что происходит со старым дипломом

При исправлении ошибки в документе о высшем образовании старый диплом или приложение не остаются у выпускника параллельно с новым экземпляром.

При выдаче дубликата сохранившийся ошибочный документ изымается образовательной организацией и уничтожается в установленном ею порядке.

Поэтому перед передачей оригинала сделайте качественный скан или копию. Она пригодится, если впоследствии возникнет спор о том, какая именно ошибка была исправлена.

Дубликат оформляется по сведениям, содержащимся в личном деле выпускника.

Это особенно важно при ошибке в названии специальности, направлении подготовки, квалификации, дисциплине или оценке.

Для колледжа действует немного другой порядок

Для дипломов о среднем профессиональном образовании действует Приказ Минпросвещения России № 906.

В нем правило сформулировано иначе. Бланки, содержащие ошибки или дефекты, в том числе обнаруженные выпускником уже после получения, считаются испорченными при заполнении и подлежат замене.

Поэтому выпускнику колледжа не следует автоматически требовать тот же механизм, что предусмотрен для диплома вуза.

В заявлении лучше писать прямо:

«Прошу заменить выданный диплом (приложение) в связи с обнаруженной ошибкой при его заполнении».

Приложите копию ошибочного документа и материалы, подтверждающие правильные сведения.

Что делать при ошибке в фамилии

Сначала отличите опечатку от последующей смены фамилии.

Если на дату выпуска фамилия была Иванова, а вуз по ошибке напечатал «Ивановаа», это обычная ошибка документа. Достаточно подтвердить правильное написание паспортом и документами из личного дела.

Если же диплом правильно выдали на фамилию Иванова, а через пять лет после брака выпускница стала Петровой, первоначальный диплом ошибочным не является.

Для высшего образования правила все равно позволяют получить дубликат после изменения фамилии, имени или отчества. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие изменение.

Для обращения в образовательную организацию можно адаптировать заявление в университет о перемене ФИО.

У выпускников колледжа также предусмотрено право обменять диплом и приложение на дубликаты с новой фамилией, именем или отчеством.

Если неправильно указана специальность или квалификация

Такая ошибка значительно серьезнее обычной опечатки в фамилии.

Сначала запросите или попросите вуз проверить решение государственной экзаменационной комиссии, приказ об отчислении в связи с получением образования, учебный план и сведения в личном деле.

Название образовательной программы, специальности или направления и присвоенная квалификация должны соответствовать документам, на основании которых выпускнику выдан диплом.

Если в них указано «38.03.01 Экономика», а в диплом случайно внесено другое направление, образовательная организация должна исправить документ.

Но если выпускник считает, что вуз вообще неправильно определил присвоенную квалификацию, а эта же квалификация указана и в решении ГЭК, спор уже выходит за рамки технической замены диплома.

Нужно оспаривать исходное решение или запись, а затем добиваться правильного документа.

Что делать с неправильной дисциплиной

Сравните приложение с учебным планом, ведомостью и другими материалами личного дела.

Например, выпускник фактически изучал «Гражданский процесс», а в приложении напечатали «Уголовный процесс». При подтверждении архивными документами это ошибка заполнения.

В новом документе запись должна соответствовать сведениям личного дела.

Нельзя, напротив, потребовать заменить название предмета на более привлекательное для работодателя, если фактически образовательная программа содержала другое наименование.

Как исправить неправильную оценку

Сначала получите подтверждение настоящего результата экзамена или зачета.

Подойдут экзаменационная ведомость, зачетно-экзаменационная ведомость, протокол комиссии, сведения электронной образовательной системы и документы личного дела.

Если там стоит «отлично», а в приложении напечатано «хорошо», выпускник вправе требовать исправленный документ.

Если же официальная ведомость содержит именно «хорошо», заявление о замене диплома не позволяет просто изменить оценку на «отлично».

Это уже спор о результате аттестации.

Не стоит подменять исправление ошибки попыткой улучшить диплом задним числом. Для студентов, которые еще продолжают обучение и хотят законно изменить результат до выпуска, на сайте есть заявление о пересдаче дисциплины.

После выпуска возможность изменить фактическую оценку зависит от оснований и документов, а не от желания получить новый диплом.

Какие документы приложить к заявлению

Основной комплект обычно небольшой.

Приложите копию паспорта, копию диплома и приложения, а также документы, подтверждающие ошибку, если они находятся у вас.

Например, при неправильной фамилии пригодится паспорт. При ошибке в оценке - копия ведомости или зачетной книжки, если она сохранилась.

Если соответствующие документы находятся только в архиве самого вуза, выпускник не обязан доказывать содержание личного дела документами, которых у него физически нет. В заявлении попросите организацию поднять архивные материалы и сопоставить их с дипломом.

Можно ли получить новый диплом по почте

Для диплома о высшем образовании это прямо предусмотрено действующим порядком.

По заявлению выпускника дубликат может быть направлен заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Если вы давно переехали в другой регион, не обязательно приезжать в вуз только ради получения документа.

Можно использовать заявление на отправку диплома по почте, указав адрес и сославшись на уже поданное заявление об исправлении ошибки.

Для СПО действующие правила также позволяют направлять дубликаты почтой. Возможность дистанционной передачи именно замененного ошибочного бланка лучше сразу согласовать с колледжем в заявлении.

Что если вуз или колледж переименовали

Изменение названия образовательной организации не лишает выпускника права на исправление документа.

Если организация реорганизована, обращаться нужно к ее правопреемнику.

Если вуз, выдавший диплом о высшем образовании, существует, но утратил государственную аккредитацию или прекратил образовательную деятельность по этой программе, он все равно может выдавать дубликаты ранее оформленных дипломов.

Связанные последствия подробно разобраны в материале о том, что делать, если вуз или колледж лишился лицензии либо государственной аккредитации.

Не нужно соглашаться с ответом: «у нас больше нет набора на эту специальность, поэтому исправить старый диплом невозможно».

Куда обращаться, если учебное заведение ликвидировано

Для высшего образования сначала ищут правопреемника.

Если правопреемника нет, дубликат выдает учредитель ликвидированной организации.

Когда отсутствует и учредитель, обращаться приходится к государственному или муниципальному органу, которому подчинен архив с документами выпускников, либо в организацию, куда этот архив был передан.

Для СПО действует близкий механизм: организация, правопреемник, учредитель, а при его отсутствии - соответствующий архив или организация, которой переданы документы.

Что делать, если архивные сведения расходятся

Это самый сложный сценарий.

Предположим, приложение содержит оценку «удовлетворительно». Выпускник уверен, что получил «хорошо», но архивная ведомость также содержит «удовлетворительно».

Вуз не вправе просто напечатать желаемую оценку в новом дипломе. Сначала нужно установить ошибочность самой ведомости.

Ищите другие первичные документы: протокол комиссии, зачетную книжку, электронную систему, письменную экзаменационную работу, ведомость пересдачи.

Если спор касается фамилии в очень старом документе и организация ликвидирована, а архив не позволяет исправить запись административным путем, в отдельных ситуациях может понадобиться заявление об установлении факта принадлежности документа.

Но обращение в суд не должно быть первым шагом, пока существует образовательная организация или архив, способные исправить документ обычным порядком.

Нужно ли исправлять ФИС ФРДО

После получения нового документа желательно проверить не только бумажный диплом.

Сведения о выданных документах об образовании вносятся в ФИС ФРДО. Рособрнадзор отдельно требует от образовательных организаций обеспечивать полноту, достоверность и актуальность таких сведений.

Поэтому в заявлении можно дополнительно попросить после оформления правильного документа актуализировать запись в ФИС ФРДО.

Это особенно важно, если диплом проверяет работодатель, государственный орган или профессиональный реестр.

Например, если неправильные сведения об образовании уже повлияли на профессиональный статус, полезен материал о том, как восстановить сведения специалиста после ошибочного исключения из реестра.

Куда жаловаться, если вуз отказывается исправлять диплом

Попросите предоставить письменный отказ. Устное заявление деканата «мы ничего уже менять не можем» для дальнейшего обжалования неудобно.

Если речь идет о высшем образовании, нарушение порядка оформления и выдачи дипломов относится к сфере государственного контроля в образовании.

Для обращения подойдет жалоба в Рособрнадзор.

Укажите, когда получен диплом, какая запись неверна, какими документами подтверждается правильный вариант и когда вуз получил заявление об исправлении.

Для колледжей надзор может осуществлять уполномоченный орган субъекта РФ либо Рособрнадзор в зависимости от подведомственности образовательной организации.

Можно ли требовать возмещения дополнительных расходов

Сам диплом или его дубликат должен выдаваться бесплатно.

Но из-за серьезной ошибки у выпускника могут появиться другие убытки. Например, работодатель отказал в допуске к должности из-за неправильной квалификации или пришлось повторно направлять документы в профессиональный реестр.

Взыскание таких потерь значительно сложнее, чем получение нового бланка. Нужно доказать нарушение образовательной организации, конкретный размер расходов и прямую причинную связь.

Если диплом использовался для признания российского образования за рубежом или речь изначально идет об иностранном документе, применяются другие процедуры. Они разобраны в материале о признании иностранного диплома в России.

Сам факт опечатки еще не дает автоматического права на крупную компенсацию. Основное требование - быстро получить юридически правильный документ.

Что делать по шагам

1. Сравните диплом и приложение с паспортом и сохранившимися учебными документами.
2. Определите, ошибка находится только в дипломе либо уже в ведомости, протоколе или личном деле.
3. Сделайте копию ошибочного документа до его передачи образовательной организации.
4. Подайте письменное заявление с точным описанием неправильной и правильной записи.
5. Не оплачивайте бланк, госпошлину или сбор за выдачу исправленного документа.
6. Для диплома вуза контролируйте месячный срок выдачи дубликата.
7. После получения документа проверьте правильность всех данных повторно и попросите актуализировать ФИС ФРДО.
8. При отказе получите его письменно и обратитесь в орган образовательного надзора.

Ошибка в дипломе не должна оставаться проблемой выпускника на всю жизнь. Если фамилия, специальность, квалификация, дисциплина или оценка перенесены в документ неправильно, образовательная организация обязана использовать предусмотренный законом механизм замены, а платить за исправление выпускник не должен.

FAQ: ошибка в дипломе или приложении

Сколько делают новый диплом, если ошибку допустил вуз?

Для высшего образования дубликат из-за обнаруженной после выдачи ошибки оформляется в месячный срок после получения вузом заявления.

Будет ли на исправленном дипломе написано «Дубликат»?

Для высшего образования - да. Именно такой порядок установлен Приказом № 670. Отметка «Дубликат» не уменьшает юридическую силу документа.

Нужно ли платить за новый диплом из-за ошибки вуза?

Нет. Закон об образовании прямо запрещает взимать плату за документы об образовании и их дубликаты.

Можно ли исправить неправильную оценку в приложении?

Да, если первичные учебные документы подтверждают другую оценку. Если официальная ведомость содержит ту же оценку, сначала придется доказывать ошибочность самой ведомости или результата аттестации.

Что делать, если вуз, выдавший диплом, давно закрыт?

Нужно найти правопреемника. При его отсутствии обращаются к учредителю, а затем к органу или организации, которым передан архив выпускников.