I. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

1.1. Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости (далее - Инструкция, Роструд) разработана в соответствии с Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 324 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 28, ст. 2901; 2018, N 10, ст. 1494), с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 года, регистрационных номер N 57023), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.

1.3. Инструкция является обязательной для исполнения всеми работниками Роструда и устанавливает единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Роструде - организацию приема, учета, подготовки, обработки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, отправки, хранения и использования документов.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением автоматизированных технологий.

1.5. Организация делопроизводства в Роструде осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).

Правила работы с документами в СЭД и иных информационных системах, в которых осуществляется создание и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Инструкции.

1.6. Инструкция, а также внесение изменений в нее, утверждаются приказом руководителя Роструда после согласования с Федеральным архивным агентством.

1.7. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на отдел делопроизводства и контроля Управление делами и контроля (далее - отдел делопроизводства и контроля) Роструда.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях несут их руководители.

Работники структурных подразделений, назначенные ответственными за ведение делопроизводства, а также непосредственные исполнители несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.9. При увольнении, переходе на другую работу, отъезде в длительную командировку или уходе в отпуск, на время болезни работник структурного подразделения обязан передать по указанию руководителя структурного подразделения документы, находящиеся у него на исполнении, другому исполнителю через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

По контрольным документам информация об изменении исполнителя представляется в отдел делопроизводства и контроля.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Работники Роструда несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Управление делами и контроля Роструда, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, оформляется служебная записка руководителю Управления делами и контроля об утрате документа, в которой указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего утерянный документ замещается заверенной копией документа.

1.12. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ) в Роструде осуществляется в соответствии с приказом Федеральной службы по труду и занятости от 24 марта 2020 г. N 76 "Об организации работы по подготовке информационных материалов, предназначенных для распространения в средствах массовой информации".

Передача представителям СМИ какой-либо информации или документов допускается только с разрешения руководителя, заместителя руководителя, советника руководителя Роструда, отвечающего за взаимодействие со СМИ, работника отдела цифровых проектов в сфере труда и публичных информационных проектов Управления цифрового развития и информационных технологий, а также руководителей или иных должностных лиц структурных подразделений Роструда по согласованию с руководителем, заместителем руководителя Роструда.

1.13. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.14. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.15. Особенности делопроизводства, а также порядок работы по организации приема граждан, своевременного и полного рассмотрения их обращений, поданных в устной или письменной форме, принятия по ним решений и направления ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок в Роструде осуществляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также Инструкцией об организации рассмотрения обращений граждан в Федеральной службе по труду и занятости, утвержденной приказом Федеральной службы по труду и занятости от 27 июля 2020 г. N 147.