4.5. Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства А.Н.АРТИЗОВ 14 марта 2012 года | ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ЛЕСНОГО ХОЗЯЙСТВА

К внутренним документам Агентства относятся документы, составленные, подписанные и используемые внутри Агентства (приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты, докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и др.).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов (составление и оформление проекта документа, согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на этапе исполнения - прохождению поступающих документов (прием, рассмотрение руководством, направление исполнителю).

4.5.1. Приказы (распоряжения), протоколы совещаний у руководителя Агентства, а также протоколы совещаний руководства Агентства и начальников структурных подразделений регистрируются в установленном порядке в Службе делопроизводства.

4.5.2. Переписка между управлениями и отделами по вопросам, которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

4.5.3. Служебные записки на имя заместителей руководителя, начальников структурных подразделений Агентства с результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до авторов указанных документов лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

4.5.4. Служебные записки на имя руководителя Агентства регистрируются в Службе делопроизводства.

4.5.5. При регистрации документов служебной переписки в СЭД документу присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера в пределах календарного года, косой черты и номера дела по номенклатуре дел. Например: N 156/10.