III. Административные процедуры
III. Административные процедуры 
Описание последовательности действий при исполнении
государственной функции
Исполнение государственной функции по ведению ЕГФД включает выполнение следующих действий (административных процедур):
планирование работ по ведению ЕГФД;
сбор документов и комплектование ЕГФД;
хранение документов ЕГФД;
информирование пользователей о составе и размещении информации ЕГФД;
методическое обеспечение ведения ЕГФД.
Общая схема обеспечения выполнения государственной функции по ведению ЕГФД определена Положением о ЕГФД. ЕГФД формируется путем накопления и сохранения документированной информации о состоянии окружающей среды, ее загрязнении.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с пунктом 4 Положения о ЕГФД осуществляет централизованный учет документов ЕГФД, методическое руководство по комплектованию, учету, систематизации документов и их структуре, обеспечению их сохранности и совместимости форматов представления данных на электронных носителях информации.
В соответствии с пунктом 4 Положения о Росгидромете Федеральная служба по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
Соответственно, организационная структура ведения ЕГФД состоит из двух уровней - федерального и территориального.
Территориальный уровень состоит из:
- управлений по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды <*>, областных центров по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды <**> в структуре Росгидромета. Перечень этих организаций приведен в приложении 2;
--------------------------------
<*> Далее - УГМС.
<**> Далее - ЦГМС.
- научно-исследовательских учреждений Росгидромета <*>. Перечень НИУ - участников ведения ЕГФД приведен в приложении 3.
--------------------------------
<*> Далее - НИУ.
3.1. Планирование работ по ведению ЕГФД
Планирование работ по ведению ЕГФД осуществляется на федеральном и территориальном уровнях.
Планирование работ на федеральном уровне осуществляется через:
- включение в План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ <*> Росгидромета разработки программно-технологических комплексов и нормативно-методических документов по обеспечению сохранности документов и совместимости форматов представления данных ЕГФД на электронных носителях;
--------------------------------
<*> Далее - НИОКР.
- включение в План НИОКР Росгидромета работ по обеспечению научно-методического руководства по комплектованию, учету, систематизации документов ЕГФД, обеспечению их информационной безопасности (предотвращению несанкционированного доступа и/или искажения хранимых данных);
- сбор сведений и предложений от организаций и учреждений Росгидромета для составления проекта задания на выполнение работ и оказания государственных услуг в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, мониторинга окружающей среды, ее загрязнения <*>;
--------------------------------
<*> Далее - Задание.
- составление разделов Задания на получение документированной информации и комплектование ЕГФД;
- согласование разделов Задания с участниками ведения ЕГФД;
- утверждение Задания;
- доведение Задания до участников ведения ЕГФД.
Планирование работ на территориальном уровне включает:
- подготовку предложений в планы работ по получению документов, в том числе от лицензиатов - физических и юридических лиц независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, ведению ЕГФД (сбор, комплектование, экспертиза, хранение документов). Передача информации лицензиатами в ЕГФД как лицензионное требование предусмотрена пунктом 4 Положения о лицензировании деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2006 N 497 "О лицензировании деятельности в области гидрометеорологии и в смежных с ней областях, а также выполнения работ по активному воздействию на гидрометеорологические и геофизические процессы и явления";
- передачу предложений на федеральный уровень и согласование работ;
- доведение планов работ до конкретных исполнителей.
Юридическим фактом начала исполнения работ по планированию и в дальнейшем выполнения работ в соответствии с настоящим Регламентом является ежегодный приказ Росгидромета с указанием объемов работ для каждого учреждения, изданный согласно Положению о Федеральной службе по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды.
Должностное лицо, ответственное за выполнение действия, - начальники управлений центрального аппарата Росгидромета.
Срок выполнения действия указывается в приказе Росгидромета. Максимальный срок с учетом согласительных процедур - не более двух месяцев с момента издания приказа.
Руководитель Росгидромета утверждает Задание с указанием объемов работ для каждого учреждения и определяет ответственных на федеральном уровне.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в лице директора института обеспечивает научно-методическое руководство мероприятиями по планированию работ по ведению ЕГФД, взаимодействие с руководителями УГМС и НИУ Росгидромета, при необходимости - другими министерствами и ведомствами.
На территориальном уровне руководитель УГМС определяет должностное лицо, ответственное за планирование работ по комплектованию ЕГФД, - начальника отдела государственной системы наблюдений УГМС или другого подразделения, определенного руководителем.
Права и обязанности должностного лица, ответственного
за планирование работ на территориальном уровне
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи. Под его непосредственным руководством выполняются:
подготовка предложений по включению работ в Задание;
согласование условий и сроков передачи данных в ЕГФД от ведомственных учреждений и организаций;
согласование сроков и объемов обмена документами ЕГФД с ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" и НИУ, ответственными за конкретные виды наблюдений;
согласование третьего раздела Задания с Росгидрометом;
доведение конкретных планов работ по ведению ЕГФД до исполнителей на местах.
Сроки выполнения действий по планированию работ
Сроки подготовки Задания для выполнения работ устанавливаются ежегодным приказом руководителя Росгидромета. Контроль исполнения этого приказа возлагается на Управление планирования, финансирования, учета и отчетности, федерального имущества <*> Росгидромета.
--------------------------------
<*> Далее - УПФ.
Результат административного действия
Задание, которое является основным документом, где фиксируются результаты планирования работ. Оно составляется по определенному макету, который утверждается приказом Росгидромета.
План НИОКР Росгидромета по обеспечению научно-методического руководства по комплектованию, учету, систематизации документов ЕГФД, обеспечению их информационной безопасности (предотвращению несанкционированного доступа и/или искажения хранимых данных).
Результат этого действия совпадает с юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения следующих административных действий: сбор документов и комплектование ЕГФД, а также методическое обеспечение ведения ЕГФД.
Критерии принятия решений
Проекты планов работ для НИУ, включая методическую работу, ежегодно рассматриваются на отраслевом научно-техническом совете.
Проекты планов работ для УГМС ежегодно обсуждаются, размещаются на официальном сайте Росгидромета, а затем рассматриваются на расширенной коллегии Росгидромета.
Способ фиксации результата выполнения административного
действия, в том числе в электронной форме, содержащий
указание на формат обязательного отображения
административного действия, в том числе
в электронных системах
Утвержденные планы работ для УГМС и НИУ размещаются на официальном сайте Росгидромета.
В разделе Задания для каждого УГМС приводятся планы работ по получению документов, их передаче в ЕГФД, объемы производства гидрометеорологических и гелиофизических наблюдений, наблюдений за загрязнением окружающей среды, по подготовке данных наблюдений к автоматизированной обработке, по обработке и передаче их на депозитарное хранение в фонд в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" и т.д.
3.2. Сбор документов и комплектование ЕГФД
Единый государственный фонд данных составляют документы, содержащие информацию общего назначения и специализированную информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.
Перечень видов наблюдений за параметрами окружающей среды (атмосферы, литосферы, гидросферы, биосферы, криосферы) и ее качеством, по которым осуществляется формирование ЕГФД, приведен в приложении 4.
Измеренные параметры или результаты произведенных наблюдений за окружающей средой, ее загрязнением по любому из перечисленных в приложении видов, зафиксированные на бумажных или любых других носителях, являются документами ЕГФД.
Документы ЕГФД в основном образуются в сетевых наблюдательных организациях и НИУ Росгидромета и других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях. Сбор этих документов происходит в соответствии с технологическими циклами обработки гидрометеорологической информации, регламентирующими сроки сбора, обработки и номенклатуру документов ЕГФД. С наблюдательной сети документы ЕГФД поступают в ЦГМС и/или ГУ УГМС, откуда скомплектованные и подготовленные для хранения поступают на хранение в УГМС и/или ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
Сбор документов в ЦГМС, УГМС, НИУ и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" выполняется с использованием традиционных средств оперативной доставки информации с применением отраслевых и арендуемых каналов связи; электронной и традиционной почтовой связи.
Данные от зарубежных партнеров поступают в ЕГФД по линии международного обмена на основе двухсторонних и многосторонних соглашений.
Юридическим фактом начала исполнения действий по сбору документов и комплектованию ЕГФД является задание на выполнение работ, утвержденное приказом руководителя Росгидромета (см. предыдущую процедуру), и поступившие для включения в ЕГФД документы, а также документы, переданные на хранение.
Сведения о должностных лицах, ответственных
за выполнение административного действия - сбор документов
и комплектование ЕГФД
Права и обязанности должностного лица
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
На уровне наблюдательных организаций ответственным должностным лицом за производство наблюдений, измерений и формирование первичных документов, которые по заполнении становятся документами ЕГФД, является начальник наблюдательной сетевой организации.
В ЦГМС ответственным лицом за исполнение действий по комплектованию ЕГФД является начальник ЦГМС. Он или лицо, определенное его приказом, обеспечивает:
подготовку предложений в план комплектования документами ЕГФД по территории деятельности ЦГМС;
подготовку предложений в раздел 3 Задания;
подготовку предложений в списки источников комплектования ЕГФД по территории ЦГМС;
определение условий и сроков приема данных от ведомственных учреждений и организаций;
подготовку сведений в ежеквартальные и ежегодные отчеты по комплектованию ЕГФД;
согласование схем и регламента приема информации в ЦГМС по каналам связи.
В УГМС ответственным должностным лицом за исполнение действий по комплектованию ЕГФД является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
согласование и утверждение плана комплектования и сбора документов ЕГФД по территории деятельности УГМС;
утверждение списков источников комплектования ЕГФД в УГМС;
работу экспертной комиссии УГМС по Госфонду, совмещающей функции экспертной комиссии ЕГФД, и выполнение ее решений;
утверждение ежеквартальных и ежегодных отчетов с учетом работ по сбору документов и комплектованию ЕГФД;
утверждение актов о выделении к уничтожению документов ЕГФД. Акт - документ, удостоверяющий списание документов ЕГФД в связи с истечением сроков их хранения (приложение 9).
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору документов и по комплектованию ЕГФД в ГУ УГМС/ЦГМС-Р является начальник отдела фонда. Он организует и обеспечивает:
разработку планов комплектования и сбора документов ЕГФД на планируемый год;
составление списков учреждений, организаций, физических лиц - источников комплектования фонда независимо от их организационно-правовой формы;
регистрацию и учет документов в соответствии с установленным порядком приема документов;
контроль своевременности поступления документов;
составление описи принятых дел на хранение в отдел фонда данных;
организацию работы экспертной комиссии Госфонда, совмещающей функции экспертной комиссии ЕГФД;
составление и ведение каталогов документов ЕГФД;
подготовку отчетных данных по сбору документов и комплектованию ЕГФД.
Ответственными должностными лицами за непосредственное получение данных на технических носителях и передачу их на хранение в ЕГФД являются руководители структурных подразделений ГУ УГМС/ЦГМС-Р по закрепленному виду информации. Они обеспечивают обработку и формирование документов на технических носителях в соответствии с установленным регламентом (краткие схемы технологических циклов) и передачу их в отдел фонда данных и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по сбору документов и комплектованию ЕГФД является директор НИУ. Он определяет лицо или подразделение, которое обеспечивает:
согласование и утверждение планов комплектования и сбора документов;
утверждение списков источников комплектования ЕГФД в НИУ;
передачу в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" данных ЕГФД на технических носителях по профилю деятельности НИУ;
работу институтской экспертной комиссии Госфонда, совмещающей функции экспертной комиссии ЕГФД, и выполнение ее решений;
утверждение ежегодных отчетов по сбору документов и комплектованию ЕГФД.
Ответственными должностными лицами за непосредственное получение данных на технических носителях и передачу их на хранение в ЕГФД являются руководители структурных подразделений НИУ по закрепленному виду информации. Они обеспечивают обработку и формирование документов на технических носителях в соответствии с установленным в кратких схемах технологических циклов регламентом и передачу их в отдел фонда данных НИУ и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору документов и формированию ЕГФД является начальник отдела фонда или другого подразделения, определенного директором института. Он обеспечивает:
разработку планов комплектования на технических и бумажных носителях;
контроль своевременности поступления документов ЕГФД;
организацию работы в НИУ экспертной комиссии Госфонда, совмещающей функции экспертной комиссии ЕГФД;
составление списков учреждений, организаций, физических лиц - источников комплектования фонда независимо от их организационно-правовой формы;
подготовку ежегодных отчетов по сбору документов и комплектованию ЕГФД.
План комплектования и списки источников комплектования ЕГФД в НИУ Росгидромета готовятся отделом фонда данных НИУ на основании программ, перспективных и годовых планов оперативно-производственных и научно-исследовательских работ учреждения и в соответствии с проектами планов передачи дел на хранение, которые ежегодно запрашиваются у отделов и лабораторий НИУ.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" ответственным лицом за исполнение действий по сбору документов и комплектованию ЕГФД является заместитель директора института, который обеспечивает общее руководство формированием ЕГФД; координацию действий участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях; решает вопросы взаимодействия с Росгидрометом, УГМС и НИУ Росгидромета, Росархивом.
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору документов и комплектованию ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" является начальник центра гидрометеорологических данных или другого подразделения, определенного директором института. Он обеспечивает:
контроль своевременности поступления документов ЕГФД;
централизованный учет документов;
включение документов ЕГФД в фонд на хранение;
подготовку и передачу в Росгидромет ежеквартальных сведений о поступлении документов ЕГФД на хранение в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организацию работы экспертно-проверочной комиссии Госфонда, совмещающей функции центральной экспертно-проверочной комиссии ЕГФД.
Содержание административного действия, продолжительность
и максимальный срок его выполнения
Сбор документов ЕГФД, комплектование фонда, хранение документов ЕГФД осуществляются в соответствии с требованиями методических и руководящих документов, разработанных в подведомственных Росгидромету организациях и учреждениях и утвержденных в установленном порядке.
Комплектование включает:
определение организаций и подразделений - источников комплектования и состава документов, подлежащих передаче на хранение;
составление плана комплектования;
прием документов в отделы фонда данных;
учет поступления документов, в т.ч. централизованный, в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
составление и ведение каталогов.
Список источников комплектования ЕГФД для УГМС и НИУ содержит: названия станций, постов, других наблюдательных организаций в алфавитном порядке, отделов, лабораторий и др.; разряды (категории) станций, постов; год образования станций, постов и год закрытия, если станция, пост закрыты; заголовки и код вида документов, передаваемых на хранение; название отделов гидрометцентра, ЦГМС и/или других подразделений, передающих дела.
План комплектования составляется на основе предварительно проведенной работы по составлению списков комплектования. План комплектования содержит заголовки, номер статьи по перечню документов и коды вида документов наблюдений, экспедиционных работ и обобщений по всем видам наблюдений и работ в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды, выполненных сетевыми наблюдательными организациями УГМС и подразделениями НИУ; количество документов; годы и месяцы документов; количество пунктов наблюдений, по которым должны быть переданы документы; срок передачи документов (квартал года); название организации, передающей документы, фамилию, инициалы должностного лица, ответственного за передачу документов.
Участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не входящие в состав Росгидромета, в порядке, согласованном с Федеральной службой по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, обеспечивают сбор, комплектование и хранение документов, отнесенных к Единому государственному фонду данных.
В территориальные организации и учреждения Росгидромета или непосредственно в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" передается информация общего назначения, а также специализированная - в том случае, если на местах не может быть обеспечена ее сохранность.
Сроки выполнения действий по сбору документов и комплектованию ЕГФД устанавливаются планом комплектования, технологическими циклами, заданием на выполнение работ и оказание государственных услуг в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, мониторинга окружающей среды, ее загрязнения.
Максимальный срок выполнения процедуры
Ежегодно до 1 марта должны быть утверждены и переданы списки источников комплектования и планы комплектования ЕГФД. Выписки из планов комплектования должны быть направлены во все организации и подразделения, передающие дела.
Экспертные комиссии работают по плану, утвержденному руководителем УГМС, директором НИУ. Заседания созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Экспертно-проверочная комиссия работает по плану, утвержденному председателем ЭПК. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" составляет сводный отчет по Росгидромету и направляет его до 30 марта года, следующего за отчетным, в Росгидромет.
Представленные отчетные сведения рассматриваются на квартальных и ежегодных коллегиях Росгидромета, где дается оценка деятельности организаций по ведению ЕГФД.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" раз в три года представляет сводные учетные сведения в Росархив в соответствии с разделом 2 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (Приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11, зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный N 1344).
Критерии принятия решений
Для определения состава документов, относящихся к Архивному фонду, выработки предложений по срокам и месту их хранения, отбора документов на хранение, отбора документов для списания в связи с истечением сроков их хранения проводится экспертиза научной, исторической и практической ценности документов ЕГФД.
При приеме в отделе фонда данных осуществляется проверка качества документа (носителя информации), полноты представленной информации, наличия обязательной сопроводительной документации и т.п. Прием осуществляется по описи.
Учет и составление различного уровня описей документов составляются раздельно на дела постоянного и долговременного хранения. На дела постоянного хранения описи составляются раздельно по каждому виду наблюдений за состоянием окружающей среды, работ и исследований. На дела долговременного хранения составляется одна опись без разделения на виды наблюдений, работ и исследований.
В соответствии с Положением о ЕГФД осуществляется централизованный учет документов. По ежегодным отчетам УГМС и НИУ о деятельности по сбору и комплектованию за прошедший год ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" готовит Сводный отчет о деятельности организаций и учреждений Росгидромета по ведению фонда. В отчете приводятся суммарные сведения о составе и объемах данных, хранимых в фонде, по состоянию на конец года, объемах поступлений за прошедший год, условиях хранения документов, занимаемых хранилищами площадях, техническом оснащении хранилищ, сведения об использовании документов и пр. Сводный отчет направляется в Росгидромет.
На стадии каталогизации результаты фиксируются в предметно-тематическом каталоге документов ЕГФД на бумажных носителях в УГМС, НИУ, ГУ "ВНИИГМИ-МЦД". В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" организованы также каталог режимно-справочных изданий; дисциплинарные каталоги - каталог магнитных лент и картриджей, постанционный каталог, каталог "Учет запросов на данные".
Предметно-тематический каталог содержит описание документов и дел на карточках в соответствии с установленными правилами. Описание состоит из элементов, которые заносятся на карточку в установленной последовательности. Для каждого вида документов (документы наблюдений, документы научных исследований и экспедиционных работ, изданные документы) установлен свой набор элементов описания.
Каталог магнитных лент/картриджей предназначен для обеспечения учета и предоставления полных отчетов и отдельных сведений о наличии, типе и месте размещения (ячейках хранения) магнитных лент и магнитоленточных картриджей фонда. Каталог содержит следующие сведения: имя массива; тип носителя; имя носителя; регистрационный номер; ячейку хранения; статус (оригинал/дубль); плотность записи; дату создания и включения в фонд; заполненность носителя.
Постанционный каталог предназначен для получения сведений о наличии и полноте данных по станциям заданной территории (по УГМС, областям, краю, республике) с указанием массивов и имен томов. Содержит информацию о наименовании станции, имена томов, где она расположена, ее координатный номер и синоптический индекс, высоте станции над уровнем моря, период наблюдений, принадлежность станции к области, УГМС, принадлежность к спискам станций международного обмена.
Каталог "Учет запросов на данные" предназначен для получения отчетов об обслуживании потребителей данными фонда, например, отчета о количестве выполненных/поступивших запросов от определенного ведомства, организации за определенный период времени, отчета о количестве запросов по метеорологии за последние месяцы.
Результат административного действия.
Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в УГМС и НИУ фиксируются актами передачи-приема документов ЕГФД, описями документов, записями в учетной документации.
Результат этого действия совпадает с юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения следующего административного действия - хранение документов ЕГФД.
Способ фиксации результатов выполнения действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД.
Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в УГМС и НИУ фиксируются:
актами передачи-приема документов ЕГФД, форма и содержание которых приведены в приложениях 5 и 6;
записями в учетной документации в соответствии с Инструкцией;
описями документов;
каталогами;
ежеквартальными и годовыми отчетами по выполнению третьего раздела Задания Росгидромета (кроме НИУ);
ежегодными отчетами УГМС и НИУ по ведению Госфонда;
актами о выделении к уничтожению документов Госфонда (приложение 9).
3.3. Хранение документов ЕГФД
Юридическими фактами исполнения действий по хранению документов ЕГФД являются:
акты передачи-приема документов ЕГФД;
записи в учетной документации;
описи документов;
каталоги.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение
административного действия - хранение документов ЕГФД
Права и обязанности должностного лица, ответственного за хранение документов ЕГФД, устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по территории деятельности УГМС. Под его непосредственным руководством выполняются:
обеспечение отделов фонда данных УГМС необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития хранилищ;
организация архивохранилищ и поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов;
согласование форматов документов ЕГФД и вид носителя информации, представляемых лицензиатами в УГМС;
организация инспекций по проверке работ по ведению ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих хранение документов ЕГФД в своих организациях.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в УГМС, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного руководителем УГМС. Под его непосредственным руководством и при его участии выполняются:
проверка ведения учетных и справочных документов;
выявление фактического наличия дел и документов;
выявление дел, подлежащих реставрации, и организация реставрации;
выявление дел, подлежащих санитарной обработке;
проверка состояния архивохранилищ, оборудования;
проведение инспекций по вопросам хранения документов ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих деятельность на территории УГМС;
подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о составе и объеме хранимых документов ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является директор. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по профилю деятельности НИУ. Под его непосредственным руководством выполняются:
обеспечение отдела фонда данных НИУ необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития архивохранилищ;
организация работы архивохранилищ;
поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в НИУ, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного директором института. Под его непосредственным руководством обеспечиваются:
выполнение работ по сохранности документов в фонде;
выполнение работ по реставрации документов;
подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о составе и объеме хранимых документов ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов ЕГФД ответственным лицом является заместитель директора института. Он обеспечивает:
взаимодействие с курирующим управлением Росгидромета по вопросам хранения документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", УГМС и НИУ Росгидромета;
взаимодействие с Росархивом по вопросам депозитарного хранения Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организацию работ по техническому оснащению хранилищ и подразделений ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
согласование планов содержания и развития хранилища;
организацию работ по проверке сохранности документов ЕГФД и технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организацию работ по разработке программного обеспечения по контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в архивах на технических носителях, хранящихся в ЦГМД;
организацию работ по перезаписи информации на более современные носители с целью уменьшения физических объемов, занимаемых носителями хранимой информации, и повышения надежности хранения данных;
организацию работ по переводу хранимых материалов на научно обоснованные технические носители с использованием современных программных оболочек;
организацию работ по расширению номенклатуры хранимых архивных данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных носителях.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", является начальник центра гидрометеорологических данных или другого подразделения, определенного директором института. Под его руководством выполняются:
проведение работ по техническому оснащению хранилищ и подразделений ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по проверке сохранности документов ЕГФД и технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по разработке программного обеспечения по контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в архивах на технических носителях, хранящихся в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по перезаписи информации на более современные носители (картриджи);
проведение работ по переводу хранимых материалов на научно обоснованные технические носители с использованием современных программных оболочек;
проведение работ по расширению номенклатуры хранимых архивных данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных носителях;
проведение инспекций по проверке организации работ по ведению ЕГФД в УГМС и НИУ Росгидромета;
подготовка отчетных данных по структуре и объемам хранящихся документов ЕГФД для представления в Росгидромет и Росархив.
Содержание административного действия, продолжительность
и максимальный срок его выполнения
В действие по хранению документов ЕГФД входят:
деятельность участников ведения ЕГФД по обеспечению сохранности зафиксированной информации в документах на бумажных и технических носителях;
деятельность по обеспечению условий хранения документов.
В состав работ по обеспечению сохранности информации на бумажных носителях также входят:
выделение помещения для хранения документов и работы с ними;
оборудование архивохранилищ;
топографирование архивохранилищ и размещение документов в них;
проверка наличия и состояния документов фонда;
реставрация поврежденных и пришедших в негодность документов.
Сохранность информации в документах на бумажных и технических носителях выявляется проверкой документов ЕГФД в фонде. Целью проверки являются:
установление фактического наличия дел и документов в них;
проверка ведения учетных и справочных документов;
выявление дел, не внесенных в описи и книги учета поступления;
выявление дел, подлежащих реставрации;
выявление дел, подлежащих санитарной обработке;
проверка состояния архивохранилищ, оборудования.
Основной задачей проверки наличия и состояния фонда данных на магнитоленточных носителях является установление фактического наличия носителя и сопроводительной документации к нему, числящихся по книгам учета.
В состав работ по обеспечению сохранности информации на магнитоленточных носителях входит периодическая проверка и регенерация носителей с помощью программных и технических средств. Результатом ее выполнения должен быть протокол, содержащий перечень номеров сбойных блоков, обнаруженных тестом накопителя на магнитной ленте.
Долговременное хранение документов ЕГФД на бумажных и технических носителях обеспечивается в специально оборудованных хранилищах и помещениях в зависимости от типа носителя.
Сроки выполнения административной процедуры хранения
Срок хранения документов ЕГФД определяется в соответствии с Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 сентября 2007 г., регистрационный N 10194).
Критерии принятия решений о проверке состояния документов
Внеочередная полная проверка документов должна проводиться в случае стихийного бедствия в хранилище и других обстоятельств, в результате которых возможны утраты документов.
Кроме этого, регулярной проверке подлежат дела при выдаче пользователям и при приеме их от пользователя.
Выборочная проверка документов должна проводиться при смене заведующего отделом фонда данных, а также когда нарушены нормальные условия хранения документов, при реорганизации и ликвидации организации.
Результат административного действия
Результаты действия по хранению документов фиксируются актами передачи-приема документов ЕГФД, описями документов, записями в учетной документации, актами проверки.
После окончания проверки должен быть организован розыск необнаруженных документов. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляются справка о проведенной работе по розыску дел и акт о снятии их с учета.
В случае обнаружения искажения, потери информации ЕГФД, нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственные лица подвергаются административному наказанию в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Способ фиксации результатов выполнения действия
Результаты действий по хранению документов ЕГФД в УГМС/ЦГМС-Р и НИУ фиксируются:
квартальными и годовыми отчетами УГМС и НИУ по выполнению Задания Росгидромета по формам статистической отчетности;
протоколами проверки состояния технических носителей с указанием причин, приведших к потере информации или порче носителя;
актами состояния архивохранилищ при проведении инспекций;
в отчете УГМС и НИУ по ведению Госфонда, представляемом в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", сведениями о состоянии архивохранилищ и условиях хранения документов в них.
3.4. Информирование пользователей о составе и размещении информации ЕГФД
Юридическим фактом начала исполнения действий по информированию пользователей о составе и размещении информации ЕГФД являются сведения о поступивших и хранящихся документах.
Сведения о должностных лицах, ответственных
за выполнение административного действия - обеспечение
информирования пользователей о составе
и размещении информации ЕГФД
Ответственным за выполнение действий по обеспечению информирования пользователей о составе и размещении информации ЕГФД в УГМС является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
согласование публикуемых сведений для информирования пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и участников ведения ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по информированию пользователей о составе и размещении информации ЕГФД является директор. Он обеспечивает:
согласование публикуемых сведений для информирования пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и участников ведения ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по информированию пользователей о составе и размещении информации ЕГФД ответственным лицом является заместитель директора. Он обеспечивает:
согласование форм представления и информирования пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и участников ведения ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных действий, обеспечивающих информирование пользователей о составе и размещении информации ЕГФД, является начальник центра гидрометеорологических данных ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" или другого подразделения, определенного директором института. Под его руководством:
подготавливаются информационные материалы;
устанавливается порядок информирования (сроки, состав представляемой информации, форма представления и т.п.).
Права и обязанности должностного лица,
ответственного за информирование пользователей о составе
и размещении информации ЕГФД
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
Содержание административного действия, продолжительность
и максимальный срок его выполнения
Информирование пользователей о составе и размещении информации ЕГФД включает следующие действия:
подготовку и размещение на сайтах Интернет сведений о составе ЕГФД и местах хранения документов ЕГФД;
подготовку и размещение на сайтах Интернет сведений об участниках деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, в том числе не входящих в систему Росгидромета;
подготовку и публикацию бюллетеней о новых поступлениях в фонд в виде изданий и/или на сайтах Интернет;
размещение на сайтах Интернет информации о проведенных мероприятиях (совещания, семинары и т.п.);
размещение на сайтах Интернет действующих и вновь введенных законодательных, нормативно-правовых, руководящих документов, касающихся деятельности ЕГФД.
Сроки исполнения действий по информированию пользователей
о составе и размещении информации ЕГФД и способ фиксации
результатов действий по информированию
Информирование пользователей о составе ЕГФД, местах хранения документов ЕГФД, об организациях - участниках ЕГФД осуществляет ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" с периодичностью раз в год до 30 апреля следующего года.
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд в виде изданий и/или на сайтах осуществляется УГМС и НИУ ежеквартально. Справки и/или выписки предоставляются по письменным обращениям в организации и учреждения из приложений 2 и 3 в течение месяца со дня обращения.
Размещение на сайтах информации о проведенных мероприятиях (совещания, семинары) осуществляют УГМС и НИУ по завершении мероприятия в двухнедельный срок.
Размещение на сайте ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" вновь введенных законодательных, нормативно-правовых, руководящих документов, касающихся деятельности ЕГФД, осуществляется в разделе "Правовые и методические документы Единого государственного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении" по мере опубликования документов.
Критерии принятия решений по информированию
Выполнение графика новых публикаций.
Состоявшееся событие, которое должно быть отражено.
Способ фиксации результата выполнения
административного действия, в том числе в электронной
форме, содержащий указание на формат обязательного
отображения административного действия,
в том числе в электронных системах
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд в виде изданий.
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд на сайтах осуществляются УГМС и НИУ.
Размещение на сайтах информации о проведенных мероприятиях (совещания, семинары) осуществляют УГМС и НИУ по завершении мероприятия в двухнедельный срок.
3.5. Методическое обеспечение ведения ЕГФД
Юридическим фактом начала исполнения действий по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД является утвержденный план НИОКР Росгидромета (результат административной процедуры из подраздела 3.1).
Ответственные за выполнение действий по методическому
обеспечению ведения ЕГФД
В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
работу подведомственных учреждений и подразделений по ведению ЕГФД в соответствии с действующей нормативно-методической документацией;
подведомственные учреждения и подразделения необходимым количеством нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
консультации подведомственных учреждений и подразделений по методическим вопросам с отделом фонда данных УГМС и методическим подразделением ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проверку подведомственных учреждений и подразделений по вопросам выполнения нормативно-методических требований по ведению ЕГФД;
разработку и подготовку предложений по внесению изменений в действующую нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД является директор института. Он обеспечивает:
работу подведомственных подразделений по ведению ЕГФД в соответствии с действующей нормативно-методической документацией;
подведомственные подразделения необходимым количеством нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
консультации подведомственных подразделений по методическим вопросам с отделом фонда данных НИУ и методическим подразделением ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проверку подведомственных подразделений по вопросам выполнения нормативно-методических требований по ведению ЕГФД;
разработку и подготовку предложений по внесению изменений в действующую нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" ответственным лицом за исполнение действий по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД является заместитель директора института. Он обеспечивает:
общее руководство разработкой и актуализацией нормативно-методической документации;
согласование нормативно-методической документации по ведению ЕГФД с Росархивом, участниками деятельности ЕГФД, включая организации и учреждения Росгидромета;
предоставление на утверждение в Росгидромет нормативно-методической документации по ведению ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных действий по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД является начальник центра гидрометеорологических данных ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" или другого подразделения, определенного директором института. Под его руководством:
составляются списки разработки новой, актуализации действующей и переиздания недостающей нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
осуществляются внедрение и сопровождение нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
осуществляются разработка и актуализация нормативно-методической документации по ведению ЕГФД в соответствии с вновь выходящими федеральными законами и подзаконными актами в сфере информационного обеспечения в целях обеспечения такой информацией отраслей экономики, Вооруженных Сил Российской Федерации и населения страны;
осуществляется контроль за выполнением участниками деятельности ЕГФД в своей работе действующей нормативно-методической документации по ведению ЕГФД при проведении инспекций в организациях и учреждениях;
осуществляется проведение консультаций с участниками ЕГФД по методическим вопросам с помощью переписки, электронной почты, телефонных переговоров в режиме диалога.
Права и обязанности должностного лица
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
Содержание административного действия, продолжительность
и максимальный срок его выполнения
Составляющими работ по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД являются:
разработка нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
согласование нормативно-методической документации по ведению ЕГФД с Росархивом, участниками деятельности ЕГФД, включая организации и учреждения Росгидромета;
утверждение нормативно-методической документации по ведению ЕГФД в Росгидромете;
внедрение и сопровождение нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
актуализация нормативно-методической документации по ведению ЕГФД в соответствии с вновь выходящими федеральными законами и подзаконными актами в сфере информационного обеспечения в целях обеспечения такой информацией отраслей экономики, Вооруженных Сил Российской Федерации и населения страны;
контроль выполнения участниками деятельности ЕГФД действующей нормативно-методической документации по ведению ЕГФД.
Сроки выполнения методических работ
Работа по методическому обеспечению исполнения функции по ведению ЕГФД осуществляется в рамках выполнения НИОКР Росгидромета.
Ежегодно при подготовке планов НИР:
разрабатываются и уточняются списки разработки новой, актуализации действующей и переиздания недостающей нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
подготавливается календарный план реализации организационно-методических мероприятий по ведению ЕГФД, куда включаются работы по проведению инспекций, консультаций, проведению экспертизы ценности документов ЕГФД;
предусматривается разработка методов сохранности и проверки носителей информации ЕГФД, которые внедряются в организациях - участниках ЕГФД.
Максимальные сроки выполнения работ по методическому обеспечению исполнения функции по ведению ЕГФД определяются планами НИОКР.
Критерии принятия решений
Соответствие действующей нормативно-методической документации имеющимся условиям и технической оснащенности, предложения по новым разработкам в связи с техническим переоснащением отделов наблюдений, обработки, а также архивных подразделений.
Проверка подведомственных учреждений и подразделений по вопросам выполнения нормативно-методических требований по ведению ЕГФД.
Подготовка предложений по внесению изменений в действующую нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
Результат административного действия по методическому
обеспечению ведения ЕГФД
Разработка и актуализация нормативно-методической документации по обеспечению ведения ЕГФД.
Согласованная с Росархивом нормативно-методическая документация по ведению ЕГФД.
Консультации участников ЕГФД по методическим вопросам с помощью переписки, электронной почты.
Акты проверок выполнения участниками деятельности ЕГФД действующей нормативно-методической документации.
Способ фиксации результатов выполнения действия по методическому обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД выражается:
в разработанной и изданной нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
в актах инспекций организаций и учреждений участников деятельности ЕГФД, включая организации Росгидромета, в которых отражается обеспеченность организаций нормативно-методической документацией по ведению ЕГФД, правильность действий организаций по ведению ЕГФД в соответствии с нормативно-методической документацией по ведению ЕГФД;
в отчетах по выполнению НИОКР, где указываются разработанные документы;
в сводном отчете ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" по ведению Госфонда, где указываются выполненные за год организационно-методические мероприятия и оценивается работа отделов фондов данных УГМС и НИУ по методической работе с сетевыми наблюдательными организациями.
