4.4. Служебные письма
4.4. Служебные письма 
4.4.1. Служебные письма Федеральной архивной службы России готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.4.3. Служебные письма (Приложение N 10) печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Федеральной архивной службы России, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Росархив считает...", "Росархив рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
4.4.6. Проекты писем, представляемых на подпись руководителю Федеральной архивной службы России, должны быть завизированы заместителями руководителя, курирующими соответствующие направления деятельности, руководителями структурных подразделений, подготовившими письма, и исполнителями писем. Проекты писем представляются на подпись с материалами, на основании которых они готовились, с обязательным проставлением на письме в левом нижнем углу фамилии исполнителя и его телефона. Письмо подписывается должностным лицом в соответствии с п. 5.2.12.
