Приложение 3. Приказ Росархива от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и организации работы по его созданию"

--------------------------------

<*> Далее - ГР.

Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа (Приложение 4), реквизиты которого соответствуют реквизитам БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".

Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 6 разделов <*>:

1. Учетные и описательные характеристики.

2. Место хранения документа.

3. Физические характеристики документа.

4. Страховая оценка документов.

5. Служебная информация.

6. Изменения.

--------------------------------

<*> Разделы листа учета и описания уникального документа соответствуют информационным массивам БД.

Заполнение первого раздела "Учетные
и описательные характеристики"

1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Центром информационных технологий Росархива после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР.

2. Реквизит "Дата включения в ГР" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.02.1998.).

3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.

4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.

5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.

6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: "Жалованная грамота Ивана III".

7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.

8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.

9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.

10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- древнерусский;

- старославянский;

- церковно-славянский;

- русский;

- латинский;

- греческий;

- арабский;

- старофранцузский;

- и т.д.

11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия, с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").

12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.

13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.

14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).

15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.

16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.

17. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна - две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна).

18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.

19. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:

- федеральная;

- государственная субъекта федерации;

- муниципальная;

- частная физического лица;

- частная юридического лица.

20. Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:

- федеральный архив;

- федеральный музей;

- федеральная библиотека;

- Архив РАН;

- государственный архив субъекта РФ;

- государственный музей субъекта РФ;

- государственная библиотека субъекта РФ;

- организация системы РАН;

- муниципальный архив;

- муниципальный музей;

- муниципальная библиотека;

- государственная организация;

- негосударственная организация;

- физическое лицо.

Заполнение второго раздела "Место хранения документа"

21. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.

22. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.

23. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.

Заполнение третьего раздела "Физические
характеристики документа"

24. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается через меню со значениями:

- бумага;

- калька;

- пергамент;

- ткань;

- кора (береста);

-

-

-

-

25. Реквизит "Размеры документа" - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).

26. Реквизит "Объем документа" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.

27. Реквизит "Физическое состояние документа" - указывается через меню со следующими значениями:

- хорошее;

- удовлетворительное;

- неудовлетворительное.

28. Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.

29. Реквизит "Реставрация документа" - отмечается, подвергался ли документ реставрации, с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

Заполнение четвертого раздела "Страховая
оценка документов"

30. Реквизит "Страховая оценка документов" - указывается размер страховой суммы в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов" (Приложение 2), дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.

Заполнение пятого раздела "Служебная информация"

31. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в ГР.

32. Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, экспертно-проверочной (методической) комиссии архива, фондовозакупочной комиссии музея и т.д.), номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в ГР.

33. Реквизит "Протокол ЦЭПК" - указывается номер и дата протокола Центральной экспертно-проверочной комиссии Федеральной архивной службы России (Росархива), принявшей решение о включении уникального документа в ГР.

Заполнение шестого раздела "Изменения"

34. Указывается наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и др.; изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.