Приложение 3. Приказ Росархива от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ и организации работы по его созданию"
Приложение 3. ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ <*>
Приложение 3
к Регламенту Государственного
реестра уникальных документов
Архивного фонда Российской
Федерации
ПРАВИЛА
ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ <*>
--------------------------------
<*> Далее - ГР.
Общие положения
Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа (Приложение 4), реквизиты которого соответствуют реквизитам БД "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 6 разделов <*>:
1. Учетные и описательные характеристики.
2. Место хранения документа.
3. Физические характеристики документа.
4. Страховая оценка документов.
5. Служебная информация.
6. Изменения.
--------------------------------
<*> Разделы листа учета и описания уникального документа соответствуют информационным массивам БД.
Заполнение первого раздела "Учетные
и описательные характеристики"
1. Реквизит "Регистрационный номер" - заполняется Центром информационных технологий Росархива после принятия в установленном порядке решения о включении документа в ГР.
2. Реквизит "Дата включения в ГР" - указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.02.1998.).
3. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи, других учетных документах.
4. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.
5. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.
6. Реквизит "Автор документа" - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.
Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является принятым в науке. Например: "Жалованная грамота Ивана III".
7. Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется, если документ датирован его создателем, дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000.
8. Реквизит "Век" - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.
9. Реквизит "Ориентировочная дата (время создания документа)" - указывается дата, установленная косвенным путем, фиксируется в произвольной форме, например: не ранее 12.12.1923 - не позднее 12.12.1923, или 80-е годы 19 века, или 1-я половина 15 века, или 11 век.
10. Реквизит "Язык документа" - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:
- древнерусский;
- старославянский;
- церковно-славянский;
- русский;
- латинский;
- греческий;
- арабский;
- старофранцузский;
- и т.д.
11. Реквизит "Аннотация" - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия, с указанием времени их составления), приводятся имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробные сведения").
12. Реквизит "Историческая справка" - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.
13. Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы.
14. Реквизит "Палеографические особенности" - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).
15. Реквизит "Печати" - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.
16. Реквизит "Художественные особенности оформления" - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр и других элементов, как имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета.
17. Реквизит "Опубликованность документа" - указывается первая и последующие (одна - две) основные научные публикации документа, в том числе зарубежные, со всеми выходными данными (издательство, год, если необходимо - страна).
18. Реквизит "Экспонирование" - указываются даты и места экспонирования документа.
19. Реквизит "Собственность" - указывается через меню со значениями:
- федеральная;
- государственная субъекта федерации;
- муниципальная;
- частная физического лица;
- частная юридического лица.
20. Реквизит "Владелец документа" - указывается через меню со значениями:
- федеральный архив;
- федеральный музей;
- федеральная библиотека;
- Архив РАН;
- государственный архив субъекта РФ;
- государственный музей субъекта РФ;
- государственная библиотека субъекта РФ;
- организация системы РАН;
- муниципальный архив;
- муниципальный музей;
- муниципальная библиотека;
- государственная организация;
- негосударственная организация;
- физическое лицо.
Заполнение второго раздела "Место хранения документа"
21. Реквизит "Место хранения документа" - указывается официально принятое наименование архивного учреждения или другой организации или Ф.И.О. (полностью) лица, осуществляющего хранение документа.
22. Реквизит "Адрес места хранения документа" - указывается полный почтовый адрес владельца (собственника) документа.
23. Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера фонда (коллекции), описи, единицы хранения, листа(ов) или кадра(ов) для документов, составляющих часть единицы хранения.
Заполнение третьего раздела "Физические
характеристики документа"
24. Реквизит "Материальный носитель информации" - указывается через меню со значениями:
- бумага;
- калька;
- пергамент;
- ткань;
- кора (береста);
-
-
-
-
25. Реквизит "Размеры документа" - указывается формат, размеры (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).
26. Реквизит "Объем документа" - указывается количество листов, кадров, фотографий, если документ сформирован в дело, альбом и т.д.
27. Реквизит "Физическое состояние документа" - указывается через меню со следующими значениями:
- хорошее;
- удовлетворительное;
- неудовлетворительное.
28. Реквизит "Потребность в реставрации" - указываются повреждения документа, в том числе степень угасания текста, другие особенности.
29. Реквизит "Реставрация документа" - отмечается, подвергался ли документ реставрации, с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.
Заполнение четвертого раздела "Страховая
оценка документов"
30. Реквизит "Страховая оценка документов" - указывается размер страховой суммы в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов" (Приложение 2), дата страховой оценки или в хронологической последовательности размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями (согласованных со страховыми компаниями) в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.
Заполнение пятого раздела "Служебная информация"
31. Реквизит "Кем представлен документ" - указывается орган, организация или физическое лицо, представившее предложения для включения в ГР.
32. Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается название совещательного органа (экспертной комиссии органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, экспертно-проверочной (методической) комиссии архива, фондовозакупочной комиссии музея и т.д.), номер и дата протокола его заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в ГР.
33. Реквизит "Протокол ЦЭПК" - указывается номер и дата протокола Центральной экспертно-проверочной комиссии Федеральной архивной службы России (Росархива), принявшей решение о включении уникального документа в ГР.
Заполнение шестого раздела "Изменения"
34. Указывается наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (сведения о реставрации, публикации, экспонировании и др.; изменение места хранения, собственника и т.д.), номер и дата акта, на основании которого вносятся изменения.