6. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения" (согласовано ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

6.1. Документирование деятельности организаций постоянно совершенствуется с применением современных автоматизированных технологий. Отбор документов на хранение и уничтожение - одно из направлений внедрения автоматизированных технологий.

БД "Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций" (далее в тексте - БД) включает: перечни типовых документов и перечни документов ведомств, а также примерные номенклатуры дел, действующие в настоящее время; законодательные и иные нормативные правовые акты по вопросам, связанным с отбором документов на хранение и уничтожение.

6.2. В связи с подготовкой новых перечней документов БД пополняется информацией.

В соответствии с договоренностью (соглашением) федеральный орган исполнительной власти представляет электронную версию перечня документов (желательно в Excel) в Росархив для включения в БД. Передача ее осуществляется по акту и сопровождается письмом руководителя ведомства, подтверждающим достоверность электронной версии перечня.

Включение перечня документов в БД осуществляется ВНИИДАД в соответствии с "Положением о БД "Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций" (2009).

6.3. БД может быть использована при разработке перечней документов ведомств.

Обращение к БД и организация работы по поиску соответствующей информации в ней осуществляется на основании "Положения о БД "Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций" (2009).