4. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения" (согласовано ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

4.1. Обязательными составными частями перечня документов ведомства являются Список сокращений и Указатель видов документов, которые составляются по статьям проекта перечня документов.

4.1.1. Список сокращений включает: сокращенное слово (приводится в левой части листа) и его расшифровку (приводится в правой части листа). Сокращенные слова указываются в именительном падеже и располагаются в алфавитном порядке. Как правило, в Список включаются: сокращенные наименования организаций, находящихся в ведении определенного ведомства, сокращенные наименования видов документов и др. Обязательными составными частями Списка будут следующие: "г." - год; "л." - лет; "ст." - статья перечня; "ЭК" - экспертная комиссия организации; "ЦЭК" - центральная экспертная комиссия организации; "ЭПК" - экспертно-проверочная комиссия федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Сокращения следует применять при неоднократном употреблении их в перечне. Если такового нет, то лучше избегать сокращений. Исключение составляют аббревиатуры, употребляемые в определенном ведомстве официально. Они приводятся в Списке в обязательном порядке.

4.1.2. Указатель видов документов включает все виды и разновидности документов перечня в именительном падеже, располагаемые в алфавитном порядке, и ссылки на соответствующие статьи перечня, приводимые через запятую, если таких статей несколько.

При наличии нескольких статей, содержащих определенный вид документа, данные статьи перечисляются в валовом порядке без раскрытия вопросов, отраженных в статьях. При большом количестве таких статей раскрываются вопросы, отраженные в статьях. Вопросы раскрываются кратко, отражается только суть без деталей.

Возможно применение обобщающего словосочетания сведений по одному и тому же вопросу (валютные вопросы, вопросы информатизации и т.д.), но только в тех случаях, когда подобные вопросы применительно к данному виду документа встречаются не столь часто и не являются главными для данного ведомства.

При перечислении ряда вопросов, отраженных в соответствующих определенному виду документа статьях, они приводятся в алфавитном порядке. В ряде случаев применяются предлоги "о (об)" или "по" в зависимости от логики подачи текста в Указателе.