Приложение 4. "Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения"

1. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при разработке структуры (схемы построения и звенности) Перечня документов.

1. Наименование функции, вида деятельности;

2. Наименование структурного подразделения ФОИВ, территориального органа, зарубежного представительства, организации, реализующего (реализующей) данную функцию/вид деятельности;

3. Ссылка на пункт положения, устава.

2. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при подготовке Перечня документов, разрабатываемого впервые.

1. Номер и наименование раздела, подраздела Схемы построения Перечня документов, отражающего основные вопросы деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций;

2. Виды <24> документов, образующихся в ходе реализации соответствующей функции/вида деятельности;

--------------------------------

<24> Для научно-технической документации - также комплекты и комплексы документов.

3. Обоснования видового состава документов <25> (номер статьи перечня типовых архивных документов, номер пункта и краткое название соответствующего нормативного правового или локального нормативного акта (положения, устава и др.), стандарта, типовой (примерной) номенклатуры дел или иного документа);

--------------------------------

<25> Может быть указано несколько документов-обоснований.

4. Наличие аналогичных видов документов в номенклатурах дел (заголовок дела и ссылка на номер в конкретной номенклатуре) <26>;

--------------------------------

<26> Могут быть также указаны сведения о связанных документах и типе связи (основной документ/приложение, часть комплекта и др.).

5. Предлагаемый срок хранения (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);

6. Примечания к статьям (предлагаемый вариант);

7. Обоснование сроков хранения (ссылки на НПА и другие обоснования, например, сведения о согласовании и утверждении документов) <27>.

--------------------------------

<27> Могут быть также указаны сведения о связанных документах и типе связи (функция, вопрос, основной документ/приложение, комплект).

3. Примерный состав полей Базы данных, создаваемой при переработке действующего Перечня документов.

1. Номер и наименование раздела, подраздела Схемы построения Перечня документов, отражающего основные вопросы деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций;

2. Номер статьи по действующему Перечню документов;

3. Наименование статьи по действующему Перечню документов;

4. Предложения по изменению названия статьи, включению новой статьи (при этом изменения выделяются шрифтом или цветом; новая статья дается в отдельной графе; если статья остается без изменений - повторяется действующая редакция);

5. Обоснования формулировки названия статьи <28> (номер статьи перечня типовых архивных документов, номер пункта и краткое название соответствующего нормативного правового или локального нормативного акта (положения, устава и др.), стандарта, типовой (примерной) номенклатуры дел или иного документа);

--------------------------------

<28> Может быть указано несколько документов-обоснований.

6. Сроки хранения по действующему Перечню документов (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);

7. Примечания по действующему Перечню документов;

8. Предлагаемые сроки хранения (каждое звено должно быть представлено в отдельной графе);

9. Примечания к статьям (предлагаемый вариант);

10. Обоснование сроков хранения (ссылки на НПА и другие обоснования).

Может быть также создана база данных (таблица), включающая основные термины, используемые в сфере деятельности ФОИВ, со ссылкой на нормативные правовые акты и стандарты.