1. Увеличение числа утвержденных форматов электронных документов
1. Увеличение числа утвержденных форматов электронных документов 
Максимальный объем документов, вовлеченных в электронный документооборот между хозяйствующими субъектами, составляют электронные счета-фактуры и первичные учетные документы, передаваемые по форматам, утвержденным приказом Федеральной налоговой службы от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме".
В целях стимулирования развития существующей системы электронного документооборота, требуется разработка единых механизмов определения и последующего внедрения форматов электронных документов, которые позволят быстро удовлетворять различные интересы хозяйствующих субъектов при обмене документами в электронной форме, в том числе с учетом децентрализованности разработки форматов, соответствующих установленным требованиям.
Подходы к утверждаемым форматам должны содержать следующие базовые положения:
а) единые требования к форматам и способам структурирования информации;
б) возможность составления человекочитаемых и машиночитаемых документов, имеющих равную юридическую силу;
в) возможность сопоставления и сверки отдельных условий (элементов) документов в человекочитаемой и в машиночитаемой формах (датацентрический подход);
г) возможность шифрования, подписания усиленной электронной подписью, простановки метки доверенного времени и заверения доверенной третьей стороной документов хозяйствующих субъектов;
д) возможность выборочного раскрытия (расшифровки, подтверждения целостности и подлинности) отдельных условий (элементов) документов;
е) возможность представления документов в контролирующие, судебные, правоохранительные органы (при необходимости) и иные органы государственной власти в исходной электронной форме, без печати и последующего заверения;
ж) возможность использования форматов документов на электронных торговых площадках, в том числе в рамках проведения государственных закупок;
з) единообразная визуализация значений показателей для пользователя;
и) быстрота (автоматизация) переноса и обработки информации в государственные информационные системы;
к) возможность долгосрочного и постоянного хранения электронных документов в локальных и государственных архивах;
л) возможность межсистемной интеграции информационного потока. Следует отметить, что разработка форматов может осуществляться в соответствии со специальным законодательством, например, форматы электронных документов и открытых форматов для обмена данными при взаимодействии ЕИС в сфере закупок с иными информационными системами для обеспечения государственных и муниципальных нужд разрабатываются в порядке, предусмотренном Правилами функционирования ЕИС в сфере закупок, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 23.12.2015 N 1414 "О порядке функционирования единой информационной системы в сфере закупок". При этом при разработке таких форматов также учитываются общие подходы.
К числу документов, требующих первоочередной разработки форматов, относятся:
- Договор с контрагентом и приравненные к нему документы (например, заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт;
- Акт сверки взаимных расчетов;
- Транспортная и расходная накладные;
- Ценовая спецификация;
- Заказ и его подтверждение;
- Счет на оплату;
- Документы, оформляемые при возврате товара;
- Претензия;
- КС-2;
- КС-3.
Большинство из указанных документов не могут быть полностью стандартизованы в связи с большой вариативностью информации, используемой для их наполнения.
Решением для подобного рода документов может служить создание единого многоуровневого (в соответствии с областями интереса и полномочиями) стандарта разработки, представления и публикации метаданных для описания различных элементов документа, который будет позволять осуществлять их автоматизированную обработку.
Оставшаяся часть документа может формироваться в произвольной форме. При этом важно обеспечить возможность ознакомления с документом любого пользователя с использованием общедоступного программного обеспечения, а также реализовать единообразие представления и быстроту обработки отдельных блоков информации, включая визуализацию сведений об электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Использование стандартных метаданных позволит ускорить разработку новых форматов электронных документов, которая сведется к конструированию из уже имеющихся элементов с разработкой недостающих силами заинтересованных сторон. При этом целесообразно предусмотреть возможность независимой проверки элементов (блоков метаданных), входящих в сферу интересов того или иного государственного органа или хозяйствующего субъекта, что исключит необходимость их привязки к жесткому формату и позволит хозяйствующим субъектам при необходимости создавать свои наборы информации. Такие наборы информации могут быть распознаны и обработаны любым контрагентом без необходимости масштабной доработки учетной системы.
При разработке метаданных и основанных на них новых форматах необходимо предусмотреть единый подход к идентификации и обработке таких документов, который возможно построить на основании уникального представления структуры документа. Перечисленные требования должны быть введены государством для всех видов документов, входящих в сферу интересов всех регулирующих ведомств.
Кроме обозначенных выше документов, существует ряд иных документов, которые также требуют унификации представления данных в них. Работу в этом направлении следует выполнять последовательно от документов с наибольшей востребованностью к документам с наименьшей с учетом общей концепции.
