Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

Заявление в ПФР на подключение электронной отчётности – это документ, в соответствии с которым организация-работодатель просит ведомство позволить ей передавать отчёты посредством телекоммуникационных сетей. Такой способ отчётности видится крайне удобным для предприятий. Процедура всегда должна пройти соответствующее документальное оформление.

Отчётность в ПФР

Работодатель (страхователь) обязан регулярно предоставлять в Пенсионный фонд соответствующие отчёты о своих работниках. Это прямое требование закона. При чём способ предоставления отчётности также имеет значение. Ведомство планирует со временем полностью отказаться от физических бумажных документов и перейти на электронные. До недавнего времени возможность предоставить бумажный отчёт имелась только у организаций, штат сотрудников которых составлял не более 24 человек. На сегодняшний день это значение равняется 10. По сути, возможность бумажного документооборота с государственным органом осталась только у субъектов малого бизнеса. Средний и крупный бизнес ведут отчётности строго в электронном формате.

Способы предоставления отчётов

Электронный отчёт можно предоставить двумя возможными способами: посредством сотрудничества с удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию, или через уполномоченного представителя. Эти организации выступают оператором сообщений между предприятием и ПФР.

Плюсы электронного документооборота

Переход на электронную отчётность, несомненно, позитивно влияет на организацию работы предприятий. К очевидным преимуществам можно отнести:

• удобство в передаче сведений в ведомство. Не нужно возить пакеты документов лично в отделение ПФР;
• постоянная обратная связь с сотрудниками Фонда. В случае возникновении вопросов или разногласий, вопрос решается в кратчайшие сроки;
• защита передаваемых сведений. Доступ к данным сможет получить только сотрудник ведомства;
• отчётность становится более структурированной.

Однако для включения в систему электронного документооборота предприятию необходимо провести определённую процедуру.

Процедура подключения

Помимо написания заявления в ПФР, следует осуществить ещё несколько обязательных действий:

• во-первых, на компьютер организации потребуется установить специальное программное обеспечение. Оно, как правило, платное;
• во-вторых, необходимо заключить соглашение с удостоверяющим центром или уполномоченным представителем. Организация выступает посредником между страхователем и Фондом, отвечает за шифрование данных;
• в-третьих, на предприятии необходимо назначить ответственное за отчётность лицо. Руководитель самостоятельно выбирает сотрудника на эту должность. Деятельность осуществляется, как правило, по совмещению с основной работой. Отчётами занимается сотрудник отдела кадров или бухгалтер фирмы.

Организации также потребуется обзавестись электронной цифровой подписью. Наличие ЭЦП на предприятии открывает новые возможности для ведения дел. Её можно использовать для обращения в любые государственные инстанции или для заключения договоров с контрагентами. Юридическая сила ЭЦП приравнивается к обычной рукописной подписи руководителя организации. Подделать её невозможно, ведь она защищена электронными ключами шифрования.

Как подать заявление

Обратиться в ведомство с заявлением можно любым удобным для заявителя способом:

• придя в отделение органа лично;
• отправить заявление почтовым отправление на адрес территориального отделения ПФР.

Ответ будет получен тем же способом.

Форма документа

Законом установлена общеобязательная унифицированная форма для заявления в ПФР на подключение электронной отчётности. Необходимо постоянно следить за обновлением законодательства в плане утверждения новых форм для обращения. Сотрудники ведомства откажутся рассматривать составленный не по форме документ. Бланк можно найти на информационном стенде в региональном отделении Фонда или скачать на официальном сайте органа.

Заполнить форму можно как от руки шариковой ручкой, так и на компьютере. Компьютерный вариант в любом случае придётся распечатать на принтере для заверения подписью руководителя организации-заявителя. В бланке нельзя исправлять неверно указанные сведения или опечатки. В случае допущении ошибки следует взять новую форму.

Разберём заполнение формы подробно

Заполнение информационных блоков бланка не должно вызвать затруднений, тем не менее разберём весь процесс подробно от начала до конца.

Первым структурным блоком является часть с информацией о заявителе. Обратиться с заявлением может юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Заполняем соответствующие поля формы в зависимости от субъекта правоотношений. Следует указать:

• регистрационный номер, присвоенный страхователю ведомством;
• полное и краткое наименование юридического лица с указанием на его организационно-правовую форму;
• ИНН, КПП;
• фактический и юридический адрес фирмы;
• способы связи с заявителем (номер телефона и адрес электронной почты.

Для ИП нужно будет отметить также ФИО, СНИЛС и адрес регистрации.

Ниже по документу обозначаем сведения об операторе электронного документооборота, с которым ведёт дела заявитель. Отмечается та же информация, что и о страхователе (наименование организации, ИНН, КПП и т.д.).

В завершение документа руководитель организации-заявителя ставит свою подпись, подтверждая тем самым полноту и достоверность указанных данных. Заявление заверяется печатью (штампом) предприятия (при наличии).

На этом составление документа окончено. Передаём его по адресу ведомства и ждём ответа. После рассмотрения обращения сотрудники ПФР заключат со страхователем соглашение об обмене документами в электронном формате.