Заявление работника о причинах перерасхода средств, выданных под отчет – это документ, с которым работник, вышедший за пределы выделенных ему подотчетных средств, должен обратиться в адрес работодателя, сообщить о причинах перерасхода, отчитаться о тратах. Сегодня мы разберемся, что такое подотчетные деньги, кому и на какие цели они выделяются, что делать, если сотрудник вышел за установленные границы.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Образец заявления работника о причинах перерасхода денежных средств, выданных под отчет
Бланк заявления работника о причинах перерасхода денежных средств, выданных под отчет
Подотчетные средства
Подотчетными средствами признаются деньги, выдаваемые сотрудникам для удовлетворения нужд предприятия. Речь может идти о закупке канцелярии, заправки транспортных средств топливом или чем-то еще.
В теории получить подотчетные средства может любой работник предприятия, обратившийся с соответствующим заявлением, однако порой деньги очень часто необходимо брать на ежедневной основе, а каждый день писать заявление – это очень неудобно. По такому поводу директор имеет возможность издаст приказ, позволяющий некоторым подчинённым получать деньги по мере необходимости, лишь расписываясь в соответствующей ведомости.
Сами деньги выдаются сотрудникам на руки из кассы, в бухгалтерии. Работник, получающий деньги под отчет, обязан отчитаться за каждый потраченный рубль. Деньги всегда берутся для каких-то конкретных целей, а значит, примерная цена общей закупки известна уже заблаговременно. Так, если заведующий по АХЧ на регулярной основе заправлял картриджи для принтеров за 3 500 рублей, а сейчас на ту же задачу затратил уже 5 000 рублей, придется разъяснить причины перерасхода.
Перерасход
Перерасход подотчетных средств всегда вызывает у организации определенные вопросы, может стать причиной возникновения у ответственного сотрудника определенных проблем. Деньги выделяются двумя способами:
- каждый раз для каждой отдельно взятой задачи;
- заблаговременно на определенный период вперед.
В любом случае работник рискует потерять свои личные денежные средства из заработной платы. В первом случае ему придется добавлять личные деньги к подотчетным, чтобы рассчитаться за товары или услуги, а во втором – отчитаться, по каким причинам деньги были затрачены в большем объеме, чем было запланировано изначально. Если этого не сделать, у работодателя возникнут вопросы, на какие цели были израсходованы деньги. На эти вопросы сотруднику придется ответить, ведь в противном случае из зарплаты начнут удерживать денежные средства.
Как правило, перерасход практически всегда будет связан с двумя причинами. Первая из них – это банальное повышение цен у поставщика. Тот факт, что ещё неделю назад цена была на одном уровне, а сейчас уже на другом, - вполне реальная ситуация. Подтвердить такой перерасход поможет кассовый чек о совершении покупки либо накладная.
Вторая из популярных причин – это форс-мажорная ситуация, срочность решения вопроса. Очень часто различные сервисы по ремонту предоставляют услугу срочного ремонта за дополнительную плату. Например, тот сервисный центр, в котором обычно ремонтируется организация, по определенным причинам не работал, пришлось обращаться в другой, в котором цены существенно отличаются.
Отчетность
За каждый потраченный рубль работнику придется отчитаться. Для этого придется предоставить на предприятие, помимо заявления о причинах перерасхода, соответствующие подтверждающие официальные бумаги. Как мы уже сказали выше, это будут кассовые чеки и накладные с печатями контрагентов. Основная задача работника заключается в том, чтобы убедить руководство предприятия в тратах средств по основному назначению, в умеренных объемах.
Отдельно следует отметить, что работодатель не имеет права без согласия сотрудника удерживать средства из его зарплаты даже при условии, что он не по делу распорядился подотчетными средствами. Здесь варианта два: получить согласие на удержание от работника либо обращаться в суд с исковым заявлением. Конечно, первый вариант выглядит куда проще и более безболезненно для обеих сторон, однако, если сотрудник не согласен с тем, что он задолжал предприятию, добиться от него согласия будет крайне проблематично.
Рассказываем, как составить заявление
Заявление работника о причинах перерасхода средств, выданных по отчёт, мы должны начать формировать с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании-работодателя, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, отступив немного ниже, обозначим ФИО сотрудника, его должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу обращаемся к работодателю, утверждаем, что такого-то числа взяли в кассе энную денежную сумму подотчёт на определенные цели, однако по таким-то причинам пришлось затратить несколько больше. Указываем причины перерасхода, обращаемся к директору, просим компенсировать личные денежные средства, затраченные на нужды предприятия.
В качестве приложений оформляем все имеющиеся на руках чеки, квитанции и накладные, составляем список всех приложенных официальных бумаг. Теперь нам осталось лишь заверить всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, проставить дату составления документа и передать итоговый вариант на рассмотрение. Если всё пройдет хорошо, вы сможете получить компенсацию уже в ближайшее время на зарплатную карту либо получить через бухгалтерию в кассе.
Примерный образец
