Заявление об изменении паспортных данных

Заявление об изменении паспортных данных – это документ, с которым работник организации обращается в отдел кадров, сообщает об изменении своих паспортных данных. Речь может идти о прописке, фамилии, имени или отчестве, серии и номере документа, удостоверяющего личность. Разбираемся, как составить заявление, зачем эти сведения работодателю.

Паспортные данные

Паспорт гражданина в России выдают с четырнадцати лет. Документ содержит в себе исчерпывающий набор информации для идентификации человека. Он потребуется для заключения всех разновидностей договоров, в том числе и трудовых. По паспортным данным государственные органы смогут идентифицировать человека, разыскать его, связаться с ним. Именно поэтому сотрудники полиции при взаимодействии с гражданами всегда требуют предъявить удостоверяющий личность документ.

Смена паспортных данных – явление обыденное. Так, каждый гражданин России, достигший восемнадцатилетнего возраста, имеет возможность сменить фамилию, имя и отчество на любые, прямо не запрещенные законом. Для этого потребуется обратиться в любое отделение ЗАГС с соответствующим заявлением или оставить заявку через портал «Госуслуги». Процедура подразумевает на просто смену ФИО, но оформление нового паспорта с уникальными серией и номером.

Самая популярная причина смены паспорта – бракосочетание. Девушки, выходя замуж, чаще всего берут фамилию мужа, а значит, оформляют новые удостоверяющие личность документа. Также паспорт меняется по факту достижения двадцати и -сорокапятилетнего возраста. Подразумевается, что за этот промежуток времени человек может сильно измениться внешне, а значит, ему следует обновить фотографию.

Сведения на работу

Между работником и работодателем заключен трудовой договор, подразумевающий под собой постоянно действующее соглашение вплоть до его расторжения. Так, на протяжении всего срока действия трудового договора стороны должны быть осведомлены об идентификаторах друг друга. Для юридического лица идентификаторами будут являться ИНН, ОГРН, юридический адрес и так далее, но эти сведения являются открытыми, их можно найти в государственном реестре, чего не скажешь о паспортных данных.

Паспортные данные относятся к персональным, а значит, охраняются законом. Передавая кому-то свои паспортные данные, гражданин подписывает согласие на их обработку. Устройство на работу не является исключением.

Работодателю необходимы паспортные данные своих сотрудников по многим причинам, но основная из них – уплата налогов, пенсионные и страховые отчисления, начисление заработной платы. Как можно заметить, все причины связаны с оборотом денег, ведь средства должны переводиться конкретному или за конкретного человека. Если не актуализировать паспортные данные о сотрудниках, может начаться путаница.

Заявление об изменении

Заявление об изменении паспортных данных работник должен предоставить по месту работы как можно скорее. В качестве приложениях к документу прикрепляется ксерокопия нового удостоверяющего личность документа. На сканы должны быть видны:

• фамилия, имя и отчество;
• серия и номер паспорта;
• кем и когда выдан;
• код подразделения органа, выдающего паспорта;
• место прописки;
• сведения о детях, супругах.

Снять скан можно самостоятельно либо попросить об этом сотрудника отдела кадров, которому и адресуется заявление. Как ни крути, а работа с личным составом – его прямые должностные обязанности. Более того, выдача документов на работе и их обработка должны быть бесплатными. Такие положения прописаны в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации.

Инструкция по составлению заявления

Если обратиться в отдел кадров с просьбой предоставить вам бланк для составления заявления об изменении паспортных данных, можно получить один из двух ответов:

• вам выдадут фирменный бланк предприятия;
• вас попросят написать заявление в свободной форме.

Первый вариант можно признать наименее распространённым, ведь далеко не каждая организация столь щепетильно подходит к ведению своего документооборота. Конечно, если в наличии есть фирменный бланк, воспользоваться им будет крайне удобно.

Чаще всего работникам предлагают сформировать обращение самостоятельно и в произвольном виде. Здесь нам потребуется руководствоваться общими правилами делового документооборота, соблюсти определённую структуру официальной бумаги.

Начинаем составлять наше заявление с заполнения шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем ФИО начальника отдела кадров или простого кадровика, если он один на всё предприятие, полное наименование компании, её организационно-правовую форму. Затем здесь же указываем свои ФИО, занимаемую на предприятии должность.

Ниже по документу утверждаем, что в недавнем прошлом изменились ваши паспортные данные по той или иной причине:

• смена прописки;
• бракосочетание;
• достижение возраста замены паспорта;
• и так далее.

Доводим сведения до кадровика, просим внести изменения в вашу личную карточку сотрудника и документы, связанные с работой, прилагаем ксерокопию нового паспорта. Теперь осталось лишь подписать заявление и проставить дату его оформления. Кстати, если вместе с паспортом изменилась и ваша подпись, оставляем на бумаге уже новый автограф. Предыдущий по состоянию на день написания заявления уже не будет иметь юридической силы.

Примерный образец