Заявление о выдаче дубликата зачётной книжки

Заявление о выдаче дубликата зачетной книжки – это документ, с которым студент может обратиться в адрес ректора образовательного учреждения, выразить просьбу об оформлении дубликата утраченной зачетной книжки. Сегодня мы разберемся, чем является зачетная книжка для студента, что представляет собой её дубликат, в каких случаях он оформляется, как правильно составить соответствующее заявление.

Зачетная книжка

Зачетная книжка представляет собой один из двух обязательных университетских документов, которые должны быть у каждого студента. Второй – это студенческий билет.

Зачетная книжка является бланком строгой отчетности, в который студенту выставляют оценки за закрытие тех или иных предметов по дисциплинам, входящим в академическую программу. Все дисциплины по программе делятся на две части: зачетные и экзаменационные. Вне зависимости от того, к какой группе относится предмет, результат его освоения в любом случае должен быть отражен в зачетной книжке.

Приходя на экзамен или зачет, студент обязан иметь с собой зачетную книжку. В противном случае преподаватель имеет полное право и даже обязан не допустить его до сдачи, защиты. Иногда преподаватели делают исключение, позволяя принести документ позднее, но в рамках того же календарного или рабочего дня. Дело в том, что экзаменационные или зачетные ведомости преподаватель обязан сдать в деканат сразу после проведения экзамена, а сделать это нельзя до тех пор, пока все оценки не будут выставлены в зачетные книжки.

Также в зачетной книжке отражаются результаты защит всех курсовых работ, с которыми студенту пришлось работать в ходе освоения образовательной программы. В программах бакалавриата должно быть, по меньше мере, две или три курсовые за четыре года обучения. В теории их может быть и больше, здесь всё зависит от конкретной академической программы.

Дубликат зачетки

Первым делом хотелось бы отметить, что дубликат по своей юридической природе представляет собой второй и все последующие экземпляры той или иной официальной бумаги, обладающие идентичной оригиналу юридической силой. Именно этот аспект позволяет четко ограничить дубликат от копии, весь копию может оформить и сам студент, лишь в некоторых случаях заверив её подписью декана или ректора.

По сути дела, дубликат — это тот же оригинал, выдаваемый в случаях утраты первозданного документа. Утрата документа может произойти по самым различным обстоятельствам:

• намокание документа или его обгорание;
• потеря;
• кража;
• безвозвратная деформация;
• и так далее.

В одном из локальных актов образовательного учреждения должны содержаться правила, регулирующие выдачу дубликатов зачетных книжек. Обычно там приводится примерный перечень ситуаций, в которых студент сможет получить дубликат вместо оригинала, однако все они так или иначе сводятся к утрате.

Также в локальном акте могут содержаться и сроки оформления дубликата. Например, Трудовой кодекс Российской Федерации даёт работодателям 5 рабочих дней на оформление дубликата трудовой книжке, а это куда более сложный процесс, если сравнивать его с оформлением дубликата трудовой книжки. В частности, сотрудникам ректората придется поднять экзаменационные ведомости, заполучить подпись каждого преподавателя, а если кто-то из педагогов более не работает в образовательном учреждении, возникают дополнительные трудности.

Рассказываем, как составить заявление

Заявление о выдаче дубликата зачетной книжки студенту следует начать формировать с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование образовательного учреждения, ФИО и должность его руководителя. Это может быть ректор, директор, декан. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО студента-заявителя, серию и номер его паспорта. Указывать более подробные идентификаторы сторон по типу юридических адресов и паспортных данных нет никакой необходимости, ведь данное обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к руководству образовательного учреждения, ссылаемся на то, что наша зачетная книжка была безвозвратно утрачена. В обязательном порядке доводим до сотрудников ректората обстоятельства утраты зачетки:

• потерял;
• постирал в стиральной машинке;
• была сделана несанкционированная запись;
• и так далее.

Следующим шагом мы повторно обращаемся к ректору, просим оформить и выдать нам дубликат зачетной книжки на имя такого-то студента такой-то группы. Указывать дату зачисления в ВУЗ и оценки по всем предметам, которые уже отражались в зачетной книжке, нет никакой необходимости. Эту работу должны взять на себя сотрудники института.

В завершение работы с документом студенту остается лишь заверить всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наше заявление целиком и полностью сформировано, осталось лишь передать его на рассмотрение руководство, дожидаться ответа. Отказать в удовлетворении подобной просьбы студента ВУЗ не имеет права, ведь ни одна из сторон не заинтересована в том, чтобы обучающийся так и оставался без зачетной книжки.

Примерный образец