Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном формате – это документ, в соответствии с которым работник просит работодателя сделать закрывающую запись в его физической трудовой и вести её только в электронном формате. Перевести работника на электронную версию в принудительном порядке нельзя. Процедура всегда оформляется соответствующими документами и начинается с заявления сотрудника.

Электронный формат трудовой книжки

С 2021 года все без исключения записи о трудовой жизни граждан делаются в электронном виде. Трудовой кодекс РФ был дополнен соответствующими положениями о ведении записей в цифровом виде (статья 66.1 ТК РФ). В настоящий момент устроиться на работу с физической трудовой не представляется возможным. Работникам был дан срок до 31 декабря 2020 года для написания заявления о переводе на электронный формат или о продолжении ведения трудовой на бумаге.

Сотрудники, выбравшие второй вариант, могут в любой момент перейти на цифровую форму. Работодатель для таких граждан обязан вести документ одновременно в двух видах.

Плюсы электронной версии

В ведении трудовой в электронной версии есть множество плюсов как для самого работника, так и для работодателя. Так, например, можно выделить следующие:

• снижается уровень ответственности за хранение документа. Работодатель несёт ответственность за хранящуюся у него трудовую сотрудника. В случае утери придётся её восстановить;
• упрощенный порядок получения сведений. Больше не нужно каждый раз обращаться к работодателю за получением выписки или копии;
• все сведения о своей трудовой жизни работник может посмотреть на портале Госуслуг;
• упрощенный формат трудоустройства. Лицам, у которых никогда не было физической трудовой, предоставлять её не нужно. Работодатель сразу же заводит и начинает вести электронную.

Процедура

Как уже было сказано выше, процедура всегда начинается с заявления от работника. Написать его можно в любое время. На основе документа начальник отдела кадров делает закрывающую запись в физической трудовой и выдаёт её на руки сотруднику. С этого момента пропадает обязанность по её хранению. Однако даже закрытая трудовая ещё может пригодиться работнику. В частности, речь идёт о новом трудоустройстве. В любом случае новому работодателю придётся предоставить свою физическую трудовую. Так компания сможет убедиться, что документ в действительности закрыт. Передавать на новое предприятие её не нужно. Все записи будут вестись в электронном виде.

Куда подать

Заявление пишется на имя руководителя организации-работодателя, именно он должен поставить на бумаге свою визу. Однако передать документ лично в руки директора зачастую не выходит по тем или иным причинам. Как правило, это обусловлено структурными сложностями организации. Отдать официальную бумагу можно сотруднику отдела кадров (именно он ответственен за работы с трудовыми книжками) или своему непосредственному начальнику. В любом случае заявление дойдет до своего адресата. На основе документа с визой директора кадровик сможет начать осуществлять процедуру перевода на электронный формат.

Форма документа

На сегодняшний день законодательство не предусматривает унифицированной общеобязательной формы для составления заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате. Документ пишется работниками в свободной форме. Иногда на предприятия руководство своим локальным нормативным актом может закрепить разработанные шаблоны, бланки для обращений работников. Обычно их вывешивают на информационных стендах или оставляют в отделе кадров. Такое решение определённым образом упрощает процедуру взаимосвязи руководства с подчинёнными. Если готовых бланков не оказалось, заявление придётся написать самостоятельно на листе бумаги формата А4.

Допускается изложение текста от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном варианте на компьютере. Строго нежелательно допускать в документе какие-то исправления, ошибки, помарки.

Официальная бумага должна иметь деловой вид. В заявлении обязательно оставляется автограф заявителя с расшифровкой подписи. Именно по этой причине компьютерную версию в любом случае придётся распечатать для передачи на предприятие.

Объясняем, как правильно составить заявление

Составление заявления не должно вызвать особых затруднений у работников, тем не менее разберём весь процесс подробно. По своей структуре документ состоит из трёх структурных блоков: шапка, основная (просительная) часть и подпись заявителя. Следует уделить должное внимание каждому из них.

Начать следует именно с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пишем, кому и от кого подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии и полное наименование организации-работодателя со ссылкой на организационно-правовую форму лица (ООО, ЗАО и т.д.). В этом же блоке отмечаем в родительном падеже ФИО заявителя и должность в компании согласно штатному расписанию. Проверяем правильность указанных сведений и переходим к следующему блоку.

Ниже по документу посредине листа со строчной буквы пишем слово «заявление». С нового абзаца начинаем формулировать свою просьбу. Необходимо попросить начать вести трудовую книжку в электронном виде, а физическую копию выдать на руки. Имеет смысл сослаться на законодательство, а именно на ст. 66.1 ТК РФ. Это необязательно, однако таким образом официальная бумага будет иметь более деловой вид.

Примерный образец

На этом составление заявления можно считать оконченным. Вписываем дату обращения и ставим подпись заявителя (с расшифровкой). Теперь остаётся только ждать. Как только процедура будет одобрена директором, и кадровик начнёт осуществлять перевод, работник получит на руки свою закрытую трудовую.