Заявление на выдачу подотчетных сумм – это официальная бумага, с которой сотрудник компании может обратиться к директору или главному бухгалтеру, попросить о выдаче денежных средств на рабочие нужды. Сегодня мы разберемся, что такое подотчетные суммы, кому они обычно выдаются, как за них отчитываться.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Подотчетные суммы
Деятельность любой организации так или иначе связаны с определенными текущими затратами. Это может быть закупка канцелярии, заправка картриджей для принтеров, ГСМ или что-то ещё. Как правило, работа по обеспечению предприятия всем необходимым возлагается за заведующего по административно-хозяйственной части. Именно этот сотрудник регулярно получает на руки подотчетные суммы, тратит их на нужды организации, а затем предоставляет в бухгалтерию чеки и иные подтверждающие бумаги.
На практике же всё несколько сложнее, ведь крайне часто возникают ситуации, когда совершать покупки на нужды компании приходится и иным работникам. Например, водитель может заправить служебный транспорт, а юрист – оплатить подписку на одну из популярных поисковых юридических систем. Каждый раз просить о подобных небольших закупках заведующего по АХЧ не очень эффективно, в связи с чем имеется возможность решить вопрос иным путём.
Обратиться за получением на руки подотчетных сумм в теории может совершенно любой сотрудник компании, если достаточно замотивирует причину своего обращения. Как ни крути, а отчитаться за потраченные средства организации придётся в любом случае.
К кому обращаться
У любой организации, по сути дела, есть несколько руководителей, отвечающих за различные направления деятельности, однако вопросами финансового характера заведуют два человека: директор и главный бухгалтер. Главбух – это материально ответственное лицо, занимающееся ведением всей бухгалтерии в целом, составляющий квартальные и годовые отчеты. Распределение обязанностей между главбухом и гендиром происходит в каждой отдельно взятой фирме по-своему. Здесь необходимо изучать устав общества. Иногда директор полностью отдаёт вопросы подобного толка на откуп бухгалтерии, а в иных случаях требует всё пропускать через него самого.
Как бы то ни было, непосредственной выдачей денежных средств будет заниматься именно бухгалтерия. Также в бухгалтерию нам придётся в дальнейшем принести документы, подтверждающие действительность наших затрат.
Отчетность за средства
За каждый потраченный рубль из средств организации перед руководством компании придётся отчитаться. Для этого сотруднику, получившему деньги из кассы, необходимо будет собирать чеки и квитанции с каждой отдельно взятой покупки, брать с контрагентов расписки, акты и так далее. В конечном итоге на руках у работника должен оказаться полный пакет подтверждающих бумаг, ведь в противном случае могут возникнуть проблемы с отчетностью.
Каждый рубль, за который сотрудник не сможет отчитаться, придётся компенсировать из своего кармана. Отметим, что работодатель не имеет права по своей инициативе удерживать деньги из заработной платы работника, для этого необходимо будет заполучить его согласие. Если мирно решить вопрос так и не удастся, дело может дойти до судебного разбирательства.
Во избежание проблем подобного толка мы бы рекомендовали крайне бережно относиться к выданным средствам, а также платежным документам, выдаваемым по факту совершения покупок или оплаты услуг. Едва ли кому-то хочется лишний раз вступать в конфликт с работодателем, а тем более, если спор касается денежных средств.
Форма документа
Форма заявления на выдачу подотчетных средств не закрепляется Трудовым кодексом Российской Федерации или иным нормативным правовым актом, однако может быть закреплена одним из локальных документов работодателя. Процедура получения денег подотчет происходит регулярно, в связи с чем было бы целесообразно единоразово разработать универсальный шаблон. О наличии такой заготовки следует уточнить в бухгалтерии.
Если бухгалтер ответил, что никакими шаблонами организация не располагает, придётся брать ситуацию в свои руки и составлять заявление самостоятельно. В принципе, в этом нет ничего особо сложного, ведь такие бумаги вполне можно формировать в свободной форме. Для этого достаточно лишь вооружиться чёрной или синей шариковой ручкой, чистым листом бумаги формата А4.
Инструкция по составлению заявления
Заявление на выдачу подотчетных сумм мы начнем составлять с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность руководителя, к которому обращаемся. Как уже было озвучено ранее, это может быть главбух или гендир. Затем здесь же обозначим ФИО сотрудника-заявителя, его должность в компании.
Ниже по документу обращаемся к руководству, просим выделить денежные средств в твёрдой сумме под отчёт на нужды предприятия. Здесь мы должны конкретно расписать, на какие нужды пойдут деньги. Обязуемся возвратить излишки и отчитаться о потраченных средствах.
На этом моменте процесс составления официальной бумаги подходит к завершению. Подписываем итоговый вариант заявления, передаём его на рассмотрение, ждём ответной реакции. По идее, она не должна заставить себя долго ждать. На практике же деньги выдаются одновременно с передачей заявления на рассмотрение либо на следующий день.
Примерный образец
