Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление на выдачу копии трудовой книжки – это документ, в соответствии с которым работник просит кадровую службу организации-работодателя выдать ему на руки оригинал, копию трудовой книжки. Необходимость получения документа на руки возникает на практике довольно часто. В независимости от причин процедура всегда оформляется документально.

Трудовая книжка

В соответствии с Трудовым кодексом трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется вся трудовая деятельность работника и его трудовой стаж. В ней записывается каждая должность, на которой работал сотрудник, и все причины увольнений с рабочих мест.

Устраиваясь на работу, человек сдаёт свою трудовую в отдел кадров работодателя. Если это первая работа сотрудника, книжку заводит предприятие за свой счёт. Она является важнейшим документом работника, хранится вплоть до увольнения из компании. По общему правилу уволенное лицо получает её на руки в последний рабочий день.

Работодатель обязан в течение всего срока работы хранить документ, обеспечивать его сохранность. Начальник отдела кадров несёт за него ответственность.

Причины для выдачи документов на руки работнику

Как правило, необходимость получения книжки на руки связана с предоставлением документа в государственные или иные органы. Также копию или выписку из трудовой требуют для оформления кредита, ипотеки. Документ будет являться подтверждением платежеспособности гражданина.

Копия или оригинал

Зачастую организации требуют предоставить именно копию трудовой или выписку из неё. Мало куда может потребоваться оригинал. Сотрудник кадровой службы делает скан документа и распечатывает его на принтере, заверяя символом организации-работодателя.

Трудовой кодекс предусматривает только один повод для выдачи оригинала на руки. Это связано с процедурой обязательного страхования сотрудника. Во всех остальных ситуациях закон напрямую запрещает передавать оригинал. Трудовая книжка – это очень важный документ, его утрата может повлечь за собой необратимые последствия. Особенно если с неё никогда не снимали копии. Восстановить документ будет крайне проблематично.

Процедура

Для получения оригинала или копии книжки на руки работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Отдать его можно директору лично или передать через сотрудника отдела кадров.

Следует иметь в виду, что, если просьба о выдаче не мотивируется обращением в органы соц. страхования, работодатель обязан отказать в просьбе. Отказ является именно обязанностью, а не правом руководства. В противном случае такое действие будет считаться нарушением Трудового кодекса. Ситуация работает и в обратную сторону. Предприятие не вправе отказать в выдаче трудовой для органов обязательного страхования.

Далее работодатель в течение трёх дней обязан выдать сотруднику его трудовую. По факту передачи делается запись в книгу учёта движения трудовых книжек. Таким образом организация перекладывает ответственность за её хранение на получившего сотрудника. Если с ней что-то случится за это время, ответственность будет нести только сам работник. Выдать документ можно лично в руки в отделе кадров или выслать по почте. Почтовое уведомление послужит подтверждением получения.

Затем работник передаёт книжку в орган обязательного страхования для проведения необходимых операций. Со дня возвращения трудовой обратно на руки работнику начинает отсчитываться трёхдневный срок. За это время сотрудник обязан возвратить документ обратно в кадровую службу работодателя. Как только кадровик получит книжку, делается повторная запись в журнал перемещения трудовых. С этого момента ответственность за хранение и сохранность снова перекладывается на организацию-работодателя.

Вышеизложенная процедура актуальна только для оригинала книжки. С копией всё куда прозаичнее. Её не нужно возвращать работодателю.

Форма документа

Закон о труде и иные нормативные акты не предусматривают для заявления на выдачу трудовой книжки общеобязательной унифицированной формы. Документ составляется сотрудником самостоятельно в свободной форме. Работодатель может позаботиться о своих работниках и разместить в отделе кадров готовые бланки или шаблоны для написания заявлений. Если в кадровой службе не нашлось формы, документ составляется на пустом листе бумаги формата А4. Допускается как машинописный, так и рукописный вариант изложения текста.

Так как конкретная форма не разработана законодателем, неясно что именно считать ошибкой в заявлении. Поэтому не стоит бояться ошибиться. Работодатель в любом случае будет обязан рассмотреть бумагу и выдать на руки трудовую книжку.

Объясняем, как составить заявление «на пальцах»

По форме заявление можно условно разбить на три блока: шапка, просительная часть и подпись обращающегося.

Начинаем составлять с шапки документа. В ней отмечаем, от кого (какого именно работника) и на чьё имя подаётся заявление. Указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию и наименование организации-работодателя. Затем та же самая информация оставляется о работнике.

Далее посредине листа пишется слово «заявление». Начинаем составлять просительную часть. Просим выдать на руки копию трудовой книжки. Указывать дату выдачи не следует, так как закон в любом случае ограничивает работодателя сроком в три рабочих дня. Ссылаться на нормы законодательства также необязательно, однако можно оставить ссылку на ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Имеет смысл указать способ получения документа: лично на руки или почтовым отправлением.

На этом составление заявления можно считать завершённым. Остаётся только поставить дату написания документа и подпись заявителя (с расшифровкой). В течение трёх календарных дней руководитель организации должен дать распоряжение отделу кадров о выдаче копии трудовой.