Заявление на возмещение денежных средств сотруднику – это обращение, которое работник организации может заявить её руководителю, попросить о выделении на руки денег в счет компенсации затрат на нужды предприятия. Сегодня мы разберемся, в каких случаях имеет место обращение с подобным заявлением, в каком порядке работодатель должен будет компенсировать затраты, как правильно сформировать официальную бумагу.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Затраты на нужды фирмы
Деятельность любого предприятия так или иначе связаны с финансовыми затратами на организацию её работы в целом, однако в некоторых случаях работники вынуждены вносить собственные денежные средства на нужды компании. По идее, такого быть не должно, ведь Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан снабдить своих сотрудников всем необходимым для осуществления трудовой деятельности. Речь может идти практически о чём угодно, начиная от канцтоваров и оборудования, заканчивая спецодеждой и спецтехникой.
Закупкой имущества занимается заведующий по административно-хозяйственной части, который старается сделать так, чтобы его коллеги по цеху ни в чем не нуждались в части необходимых для работы предметов. К сожалению, не в каждом случае удаётся уследить за всем, а значит, возникают ситуации, в которых работникам приходится тратить личные деньги.
Банальный пример: у монтажной бригады в процессе работы закончились саморезы, в связи с чем дальнейшая работа не представляется возможным. Один из монтажников сходил до ближайшего хозяйственного магазина и со своей банковской карты оплатил набор необходимого инструмента.
Денежные средства из данного примера хоть и принадлежат работнику, однако были затрачены на нужды организации, а значит, должны быть компенсированы в полном объеме.
Возмещение денежных средств
Для того, чтобы работнику получить назад затраченные денежные средства, необходимо совершить несколько действий. Во-первых, мы собираем все кассовые и товарные чеки, подтверждающие наши покупки. Администрация фирмы должна быть осведомлена, какую именно сумму вы затратили, на какой товар, по какой причине, почему нельзя было воспользоваться уже закупленным имуществом. Если вы потеряете один из чеков, получить компенсация будет крайне проблематично, ведь подтвердить фактические расходы останется нечем. Конечно, можно попытаться приложить к заявлению выписку по банковскому счету, сославшись на неё же в заявлении, однако совершенно не факт, что это сработает.
Во-вторых, когда мы уже убедились, что все чеки у нас на руках, необходимо составить соответствующее заявление и передать его в бухгалтерию. Главный бухгалтер проверит правильность составления заявления, действительность покупок, их необходимость. В каждой организации по-своему распределяются полномочия между директором и главным бухгалтером. Так, где-то финансовая сторона работы целиком и полностью отдаётся главбуха, а где-то без визы гендира производить выдачу денег на руку нельзя.
После того, как заявление с чеками окажется в бухгалтерии, остается только ждать. Денежные средства можно будет получить наличными в кассе либо приобщить к следующей заработной плате. По идее, они должны быть отражены в расчетном листе, ведь у работодателя перед работником образовалась задолженность.
Форма документа
Форма заявления на возмещение денежных средств сотруднику не утверждается ни одним законодательным документом, а значит, официальную бумагу работник вправе сформировать самостоятельно, своими силами. Для этого достаточно освежить в памяти азы делового документооборота, вспомнить, как правильно работать с бумагами подобного толка. По идее, главному бухгалтеру не столько важно, как будет выглядеть ваше заявление, сколько его содержание.
Написать текст заявления работник может одним из двух способов на выбор: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки либо машинописным при помощи компьютерных средств. Носителем информации всегда выступит чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению заявления
Заявление на возмещение денежных средств сотрудников в свободной форме будет состоять из шапки, основного содержательного блока, списка приложений и реквизитов. Начинам процесс составления с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование организации-работодателя, а также ФИО и должность руководителя. Подобное обращение может подаваться как на имя генерального директора, так и на имя главного бухгалтера. Затем здесь же мы оставим ФИО сотрудника, затратившего личные средства, его должность на предприятии.
Следующим шагом утверждаем, что были вынуждены затратить личные деньги на нужды предприятия с разъяснением причин. Кратко описываем, что именно произошло, какой именно товар вы приобрели.
Ниже по документу оформляем список приложений, перечислив все имеющиеся на руках кассовые и товарные чеки из магазинов. Сами чеки мы прикрепляем к листу бумаги на степлер или канцелярскую скрепку.
В завершение работы с документом оставляем на бумаге свой автограф, ставим дату формирования документа. Теперь остаётся лишь вручить заявление сотруднику бухгалтерии, дождаться согласования и получения денежных средств на руки. Если работодатель по каким-то причинам откажется возмещать деньги, придётся обращаться за правовой защитой в Государственную инспекцию труда. О том, как составить подобную жалобу, мы рассказали в другом нашем материале, опубликованном на сайте.
Примерный образец
