Заявление на удержание из заработной платы подотчетных сумм

Заявление на удержание из заработной платы подотчётных сумм – это документ, в соответствии с которым работник даёт своё согласие на вычет из его зарплаты денежных средств, о которых он не успел отчитаться. Процедура удержания происходит исключительно с согласия самого сотрудника и оформляется соответствующими документами.

Подотчётные деньги

Подотчётные деньги – это денежные средства, которые работодатель выдаёт своим подчинённым на удовлетворение тех или иных нужд предприятия. Речь может идти о различных товарно-материальных ценностей (канцелярия) или о чём-то другом. Специфика расходования зависит от рода деятельности организации и конкретного сотрудника. Например, бухгалтер может закупать различные канцелярские принадлежности, а водитель топливо для автомобиля.

Руководство предприятия своим локальным нормативным актом вправе закрепить круг лиц или должностей, которым положено выдавать подотчётные деньги. В документе также фиксируется периодичность, точные суммы и, что самое главное, срок возврата и отчётности. За каждый потраченный рубль работнику потребуется отчитаться перед работодателем путём предоставления кассовых чеков или иных подтверждающих оплату документов.

Следует отметить, что деньги могут выдаваться как наличными, так и посредством перевода на банковский счёт сотрудника. Срок возвращения остатка наличных средств составляет 3 рабочих дня после истечения срока, на который они и были выданы.

Удержание

Если работник пропустил вышеуказанный срок возврата остатка, работодатель вправе взыскать с него эти средства из заработной платы. Однако исключительно с согласия самого сотрудника. В противном случае это будет являться грубейшим нарушением законодательства. Необходимо учесть, что в соответствии с Трудовым кодексом удержать из зарплаты максимум можно 20 процентов от её общего размера. Таким образом, если остаток превышает максимально дозволенную часть удержания, процедура может длиться несколько месяцев.

Сроки

Срок для принятия решения об удержании – один месяц со дня истечения установленного для возврата срока. Если срок пропущен, остаётся только обращаться в судебные органы. Споры подобного рода относят к компетенции судов общей юрисдикции. На основании решения суда будет получен исполнительный лист. Именно с помощью этой официальной бумаги уже можно будет осуществить удержание необходимой суммы, но не более 20 процентов от зарплаты.

Согласие работника

Как уже неоднократно было отмечено выше, для удержания требуется согласие самого работника. Выражаться оно может в виде заявления или подписи в приказе руководителя. Вариант с заявлением видится более надёжным, так как его пишет непосредственно сам сотрудник. Если удержать деньги из оплаты труда без согласия, подчинённый сможет обратиться в суд. Работодателю придётся возместить взысканные средства по решению суда.

Кому передать заявление

Полностью составленное и подписанное заявление следует передать лично в руки руководителю организации, так как бумага написана на его имя. Однако в силу различных причин сделать это не всегда возможно. В любом случае подать документ можно сотруднику отдела кадров, бухгалтеру или своему непосредственному начальнику. Как правило, все финансовые вопросы решаются именно через бухгалтерию. Так или иначе заявление дойдёт до своего конечного адресата. Директору необходимо поставить на документе свою одобрительную визу.

Форма документа

На сегодняшний день не существует единой общеобязательной формы для составления заявления на удержание из заработной платы подотчётных сумм. Вследствие чего работники пишут документ самостоятельно в свободной форме. Как привило, это происходит непосредственно на рабочем месте.

Заботливый работодатель может разработать и закрепить в своём внутреннем нормативном акте бланки для заявлений сотрудников. Узнать об их наличии можно у кадровика или бухгалтера. Если таковые имеются, бланк можно распечатать на принтере и просто заполнить. Как бы то ни было, заявление можно написать на чистом листе бумаги формата А4.

Допускается как машинописный способ написания текста (на компьютере), так и рукописный при помощи шариковой ручки (но не карандаша). Важнейший момент – это наличие автографа заявителя. Без него документ не будет иметь юридической силы, и вся процедура впоследствии окажется незаконной. Именно поэтому компьютерный вариант в любом случае придётся распечатать на принтере.

Объясняем, как правильно написать заявление

По своей структуре любое заявление можно условно разделить на три составные части: шапка документа, основная (просительная) часть и подпись заявителя.

Начинаем составлять именно с шапки. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, от кого и на чьё имя подаётся заявление. В дательном падеже указываем ФИО руководителя, его должность на предприятии и полное наименование организации-работодателя с указанием на её организационно-правовую форму (ОАО, ООО и т.д.). В этом же блоке в родительном падеже оставляем ФИО заявителя и должность в компании согласно штатному расписанию.

Ниже по документу посредине листа со строчной буквы пишем слово «заявление». С красной строки начинаем излагать суть обращения. Просим удерживать из зарплаты невозвращённую в срок подотчётную сумму. Указываем последний день установленного для возврата срока, общий размер денежных средств, подлежащих возврату, а также число, с которого и начнёт действовать удержание. Если сумма превышает 20 процентов от оплаты труда работника, следует растянуть этот процесс на несколько месяцев. Например, удерживать по 5 тысяч рублей на протяжении определённого времени.

Примерный образец