Заявление на получение расчетного листа по электронной почте

Заявление на получение расчетного листа по электронной почте – это документ, с которым работник может обратиться в бухгалтерию по своему месту работы, попросить главбуха информировать его о размерах составных частей заработной платы в электронной форме. Сегодня мы разберемся, что представляет собой расчетный лист, можно ли высылать расчётки в электронном виде, как составить соответствующее заявление.

Зарплата на работе

Работодатель не только обязан регулярно выплачивать заработную плату, но и информировать работников о том, какая сумма откуда взялась. Для этого используются расчетные листы. Документация составляется и распечатывается в бухгалтерии, заблаговременно раздаётся всем сотрудникам в день получения заработной платы или за несколько дней то. Таким образом у работника будет время на то, чтобы разобраться, по какой из статье дохода его обделили.

Сама заработная плата может быть выдана как наличными деньгами, так и в безналичной форме. Здесь всё зависит от особенностей внутренней работы организации, желания самого работника. Гражданин, подписавший с предприятием трудовой договор, в любой момент может обратиться в бухгалтерию, попросить выдавать ему заработную плату в ином порядке. То же самое касается и расчетных листов.

Электронный расчетный лист

Годы практики ведения трудовых правоотношений показали, что в электронных расчетных листах нет ничего страшного. Более того, такая форма ведения документооборота видится более удобной в сравнении с традиционной. Бумажный расчетный лист можно потерять, а вот с электронной документацией такое случится вряд ли. Если вы как работник храните каждую расчётку с каждого места работы, рекомендуем попробовать делать это в электронной форме. Заводим отдельный адрес электронной почты в рабочих нуждах, коллекционируем PDF-фалы там.

Работодатель имеет право выдавать расчетные листа в электронной форме, не спросив об этом своих сотрудников, лишь в том случае, если в трудовом или коллективном договорах есть соответствующий пункт. В противном случае ведение электронного документооборота может быть расценено как нарушение трудовых прав граждан, грозить штрафом от одного до пяти тысяч рублей.

Сотрудник оставляет за собой право в любой момент обратиться на предприятие, попросить высылать ему расчетные листы на адрес электронной почты. Если в дальнейшем трудовая инспекция заинтересуется, на каком основании работодатель принял такое решение, руководство компании сошлется на поступившее от работника заявление.

Кому передавать

Вопросами формирования и выдачи расчетных листов по заработной плате ведает бухгалтерия, а если быть точнее, то бухгалтер по заработной плате. Так, если с курированием предприятия численностью сотрудников порядка пятидесяти человек может заведовать один кадровик, то вот одного бухгалтера точно окажется недостаточно. Обычно внутри организации бухгалтеры разделяются по своей специализации: кто-то занимается ведением расчетных счетов компании, кто-то – распределением средств, а кто-то расчетом и начислением заработной платы.

Наше заявление будет адресовано главному бухгалтеру, ведь именно он отвечает за работу своего отдела в частности, выдачу заработной платы в целом. Главбух должен проверить содержание нашего обращения, удостовериться в правильности его оформления и согласовать. Уже согласованный документ передаётся бухгалтеру по заработной плате на исполнение.

Электронная почта

Бухгалтерскому отделу неважно, куда именно высылать вам расчетный лист:

• домен почтового сервиса;
• личная почта или корпоративная

Так, если внутри организации сотрудники обмениваются документами через корпоративный e-mail, имеет смысл указать его в качестве реквизитов для получения расчёток. Это довольно удобно, ведь вся рабочая документация будет сосредоточена на одном электронном почтовой ящике. Как бы то ни было, вы как работник вправе указать совершенно любой адрес электронной почты. Ответственность за то, будет получен расчетный лист или же нет, нести будет именно работник. Для бухгалтерии здесь самое главное – выслать расчётку по адресу, указанному в содержательной части заявления.

Инструкция по составлению заявления

Заявление на получение расчетного листа по электронной почте мы начнем составлять с формирования шапки. В правом верхнем углу листа бумаги в дательном падеже укажем ФИО главбуха нашей организации, полное наименование компании. Далее по тексту, по уже в родительном падеже, пропишем ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность.

Ниже по документу обращаемся к главбуху со ссылкой на 136 статью Трудового кодекса Российской Федерации, просим направлять расчетные листы о составных частях заработной платы по электронной почте. Отдельной строкой обозначаем выбранный под такие документы e-mail.

Теперь наше заявление можно назвать полностью сформированным. Осталось лишь подписать его, передать на рассмотрение в бухгалтерию и ждать положительного ответа. По идее, ответную реакцию вы должны получить непосредственно в момент обращения с официальной бумагой. Уже следующий расчетный лист придёт вам на электронную почту.

Если в дальнейшем вы решите отказаться от электронного документооборота с организацией и перейти на стандартный бумажный формат, вам потребуется обратиться с заявлением обратного содержания.

Примерный образец