Заявление на компенсацию проезда

Заявление на компенсацию проезда – это документ, в соответствии с которым работник обращается к работодателю с просьбой возместить затраты на поездку до места отдыха во время отпуска. Руководство предприятие не вправе отказывать и фактически занижать реальную стоимость билетов.

Компенсация проезда

Трудовой кодекс предусматривает определённые гарантии для работников крайнего севера и территорий к ним приравненных. В частности, речь идёт о компенсации стоимости проезда к месту отдыха. Статья 325 Закона о труде гласит, что оплате подлежит транспортировка самого сотрудника и всех без исключения нетрудоустроенных членов его семьи (в том числе неработающего супруга). Право на компенсацию у работника появляется вместе с правом на первый ежегодный оплачиваемый отпуск по новому месту работы (то есть после полугода официального трудоустройства). Просить руководство компенсировать проезд можно не чаще, чем один раз в два года.

Что именно компенсируют

Возмещению подлежат денежные средства, фактически затраченные на поездку до места отдыха. Речь идёт о любом виде транспорта (в том числе о личном), кроме такси. Если работник с семьёй отправился отдыхать на личном автомобиле, расчёт компенсации будет исчисляться из кратчайшего пути. Что касаемо авиабилетов, то возврату подлежат также средства, затраченные на перевозку багажа вплоть до 30 кг. При чём вид транспорта может отличаться в зависимости от направления движения. Необязательно в обе стороне перемещаться условно на самолёте.

Порядок возмещения

Более подробный порядок компенсации устанавливается законодательными актами органов федеральной, региональной власти и органов местного самоуправления, если речь идёт о государственных учреждениях. В частных компаниях положения находят закрепление в локальных нормативных актах предприятия. В подобном регламенте устанавливаются дополнительные подробности и порядок возврата денежных средств. Например, зачастую устанавливают положение, в соответствии с которым возмещению подлежит только авиабилет в эконом класс.

Возврат денежных средств

По общему правилу работник должен написать соответствующее заявление за три календарных для до фактического наступления отпуска. Расчёт с ним происходит именно тогда. Однако денежные средства выдаются лишь в примерном размере. По факту возвращения из отпуска сотрудник обязан будет предъявить авиа или железнодорожные билеты для подтверждения целевого расходования средств. Бухгалтер произведёт перерасчёт, оформит доначисление, и работник получит свои денежные средства.

Зачастую можно встретить форму расчёта, при которой деньги возвращаются уже после возвращения из отпуска по предъявлению билетов или иных подтверждающих оплату документов. Эти моменты отдаются на откуп руководителю предприятия.

Возврат за предыдущий отпуск

Трудовой кодекс вполне чётко определяет, что выплаты на проезд являются целевыми, то есть выдаются для реализации конкретной задачи. Следовательно, компенсировать проезд за предыдущий отпуск в этом или ещё более раннем календарном году уже не выйдет. Однако, так как работник не использовал своё право на возврат, оно сохраняется за ним до фактического использования.

Куда подать заявление

Вопросами, связанными с назначением пособий, компенсаций неиспользованного отпуска или проезда, занимается бухгалтерия предприятия. Обратиться с заявлением следует именно туда. Бухгалтер примет документ, проверит его на форменные и фактические ошибки, а затем передаст на рассмотрение руководителю. На документе должна быть проставлена одобрительная виза директора. Без неё процедура не получит дальнейшего развития. Следует иметь в виду, что начальник не вправе отказать сотруднику в удовлетворении его просьбы. Также имеется возможность подать заявление лично в руки руководителю фирмы.

Форма документа

Трудовой кодекс не предусматривает каких-то общеобязательных унифицированных бланков для составления заявления на компенсацию проезда. Работники пишут документ самостоятельно в свободной форме на листе бумаги формата А4. Однако из этого правила могут быть исключения. На предприятии могут быть закреплены определённые шаблоны для составления обращений сотрудников к руководству. В таком случае необходимо будет обратиться в бухгалтерию с просьбой о подготовке официальной бумаги. Бухгалтер на компьютере подготовит макет документа, а работнику останется лишь внести в него необходимые сведения и подписать.

На сегодняшний день в практике сформировалось два способа исполнения текста заявления на бумаге: рукописный при помощи синей или чёрной шариковой ручки (не карандаша) и машинописный при помощи соответствующих компьютерных программ. Выбор, как правило, стоит за заявителем. Оба варианта написания по итогу будут иметь равную юридическую силу. Самый важный элемент любой официальной бумаги – это подпись самого заявителя с расшифровкой. Именно по этой причине компьютерная версия подлежит распечатке и личной передаче в офис компании. Направить её по адресу электронной почты бухгалтерии не выйдет.

Пошаговая инструкция по составлению заявления

Первым делом следует обозначить, от кого и кому подаётся заявление. В шапке указываем ФИО руководителя фирмы, его должность в ней и наименование организации. Далее в этом же блоке оставляем фамилию и инициалы заявителя, а также должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Ниже по документу посредине листа со строчной буквы пишется слово «заявление». С красной строки начинаем формулировать свой запрос. Ссылаемся на нормы Трудового кодекса РФ (ст. 325 ТК РФ) и нормативного акта, регламентирующего процедуру. Это может быть закон области или внутренний акт работодателя. Затем обозначаем место отпуска и полный маршрут следования с перечислением всех членов семьи. Если заявление подаётся по факту возвращения с курорта, прикладываем подтверждающие оплату документы (билеты), вносим их в качестве приложений.

Примерный образец

На этом заявление считается полностью составленным и готовым к передаче в бухгалтерию. Указываем дату его составления и ставим свою подпись с расшифровкой.