Запрос в архив ЗАГС

Запрос в архив ЗАГС – это самостоятельный просительный документ, направляемый в регистрационный орган с целью получения каких-либо сведений об уже умерших к настоящему моменту времени лицах. В материале мы рассмотрим, кто имеет право на обращение, как правильно составить и подать запрос.

Архив ЗАГС

Архив ЗАГС – это структурное подразделение государственного регистрирующего органа, в котором хранятся все сведения о гражданах бывших советских республик и нынешней Российской Федерации. Для справки отметим, что ЗАГС ведёт записи о гражданах с 1918 года. Если необходимо заполучить данные за более ранний период, придётся обращаться в государственный архив.

Любой гражданин, обладающий достаточными полномочиями, вправе запросить интересующие его сведения и документы. Речь может идти о свидетельстве о рождении, справке о смерти, свидетельства о расторжении или регистрации брака.

Кто может запросить

Действующее на настоящий момент времени законодательство, в том числе и ФЗ «О персональных данных» относят личные сведения о гражданах к охраняемой законом тайне. Получить доступ к такой информации может лишь ограниченных круг лиц, в который входят:

• непосредственно сам человек, запрашивающий данные о себе;
• родственники умершего человека;
• усыновители, попечители;
• представитель недееспособного лица, назначенный судом.

Следует также иметь в виду, если гражданин хоть и формально подпадает хотя бы под одну из вышеуказанных категорий, однако в силу наложенных законом ограничений его права аннулированы, запрашивать сведения он не вправе. Речь идёт о лишении родительских прав, разведённые лица.

Зачем нужны данные из архива

Как уже было упомянуто выше, в архиве ЗАГСа хранится огромный массив официальных бумаг начиная с 1918 года. Следовательно, любой человек, имеющий достаточное желание и усидчивость, имеет возможность узнать сведения о своих родственниках.

Как правило, архивные документы в большинстве случаев поднимаются исключительно для личного ознакомления, составления семейного генеалогического древа. Также может иметь место проведение научного исследования, однако в такой ситуации заполучить данные будет довольно проблематично.

Как подать запрос

Запрос в архив можно подать двумя доступными в настоящий момент времени способами: посредством личной передачи документа из рук в руки сотруднику архива и почтовым отправлением при помощи услуг Почты России. Оба варианта повсеместно применяются на практике. Если заявитель географически находится в другом населённом пункте, остаётся воспользоваться только почтой.

Ответ может быть получен таким же способом, каким и был направлен запрос.

Форма документа

Запрос в архив ЗАГС относится к той разновидности документов, которые могут быть составлены в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Однако это не означает, что к нему не применяются общие правила делового документооборота, а именно:

• деловой стиль языка;
• соблюдение правил русского языка (пунктуация и орфография);
• оставление ссылок на действующее законодательство;
• подписание составителем;
• расшифровка оставленного на бумаге автографа.

Исполнить текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. ФЗ «Об обращениях граждан» позволяет использовать любой из них, ведомство в любом случае будет обязано ответить. Тем не менее рекомендуется отдать предпочтение именно печатному варианту, так как почерк человека бывает довольно проблематично разобрать, а в вопросах предоставления информации о гражданах важна каждая буква в фамилии, имени и отчестве.

Рассказываем, как правильно составить запрос

Практика выработала несколько обязательных моментов, которые в обязательном порядке должны быть прописаны в запросе в ЗАГС:

• указание, кому и от кого направляется официальная бумага;
• отметка о том, что заявитель действительно обладает правом запрашивать такие документы;
• цель запроса;
• перечень прилагаемой документации, подкрепляющей права заявителя.

Начать следует с того, чтобы в правом верхнем углу листа бумаги указать отправителя и получателя запроса. Необходимо будет обозначить ФИО руководителя архива ЗАГС, занимаемую им должность. Узнать эти сведения можно по телефону или на официальном сайте. Следующим шагом оставляем ФИО заявителя, адрес его регистрации.

Следующим шагом просим архив предоставить необходимый к получению документ с указанием сведений о конкретном человеке. В обязательном порядке отмечаем степень родства и цель получения официальной бумаги, а также факт наличия на руках уполномочивающих официальных бумаг. Не лишним будет указать способ получения запрашиваемой документации. Возможно, адрес регистрации гражданина не совпадает с адресом для корреспонденции, или человек желает забрать бумаги лично. В качестве дополнительной просьбы можно попросить предоставить иные документы, имеющиеся на данного гражданина.

Примерный образец

Как только все вышеуказанные положения разместятся на бумаге, можно переходить к подписанию. Автограф должен быть «живым», а также расшифрованным (фамилия и инициалы). Архив обязан дать ответ в течение 30 календарных дней с момента отправки запроса. При чём речь идёт в том числе и об отказном ответе. На практике довольно проблематично отыскать старые документы довоенных лет.