Запрос о предоставлении документации – это документ, направляемый одним контрагентом другому с целью получения каких-либо необходимых официальных бумаг. Речь может идти об учётных документах, расчётах, копии договора и так далее. В материале мы рассмотрим, как правило составить запрос, передать представителю второй стороны.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Запрос документов
Любые складывающиеся между субъектами гражданского права отношения подразумевают осуществление документооборота. Он может производиться как в бумажном виде, так и в электронном. Контрагенты постоянно обмениваются учётной документацией, какими-то расчётами, коммерческими предложениями. На практике может сложиться ситуация, когда одному предприятию могут потребоваться документы, имеющиеся только у другого юридического лица. Например, для правильного исчисления какой-либо суммы или обращения в суд.
Право на запрос
Правом на запрос документации обладают исключительно лица, уполномоченные на то законом или гражданско-правовым договором. В первую группу относятся государственные органы, сотрудники прокуратуры, суд, адвокаты (адвокатский запрос), налоговая инспекция, Роспотребнадзор и так далее. Отказать им субъект запроса не вправе, однако всегда следует понимать, что полномочия представителей власти ограничиваются их компетенцией. Например, представители правосудия вправе запрашивать только те официальные бумаги, которые могут поспособствовать скорейшему разрешению дела.
Здесь в ход вступают два принципа, прописанные в Гражданском процессуальном кодексе – относимость и допустимость. Под первым понимается, что документ должен относиться к данному спору, а под вторым то, что он может как-то поспособствовать его разрешению.
Юридические лица, осуществляющие коммерческие или некоммерческую деятельность, могут запрашивать документацию только в том случае, если такой пункт присутствовал в соглашении. Статья 421 Гражданского кодекса устанавливает принцип свободы договора, позволяющий заключать любые сделки, прямо не запрещённые законом. Таким образом пункт о возможности запроса документации может отсутствовать в тексте соглашения.
Как отправить
Способ отправки запроса играет довольно важную роль во всём процессе, однако только в том случае, если закон или договор напрямую обязывает получателя выдать необходимые бумаги. Дело в том, что отказ от исполнения взятых на себя обязательств будет расценен как нарушение действующего законодательства, что в свою очередь явится поводом для обращения в суд.
При подаче искового заявления важно соблюсти порядок, предусмотренный процессуальным законодательством. В частности, речь идёт о досудебном урегулировании спора. Заявитель исковых требований обязан предпринять попытку решить конфликт мирным путём, истребовать документацию самостоятельно.
Таким образом, направить запрос лучше всего посредством Почты России, заказным письмом с уведомлением о вручении. Так на руках у отправителя останется подтверждение факта отправки запроса. Копия квитанции об отправлении прикладывается к исковому заявлению в совокупности с копией почтового реестра.
Если ни один действующий нормативный акт не обязывает контрагента реагировать на направляемый запрос, то обратиться в суд требованиями не представится возможным. Поэтому можно отправить запрос по электронной почте.
Форма документа
Современное российское законодательство выстроено таким образом, чтобы все субъекты гражданских правоотношений могли без особых затруднений реализовывать свои права и нести обязанности. В рамках данного принципа любая официальная бумага, участвующая в документообороте, может быть составлена в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Запрос о предоставлении документации без сомнения относится к этой же категории и не является исключением из общего правила.
Запрос принято оформлять на чистом листе бумаги формата А4 или А5. Всё зависит от наличия технической возможности и объёма данных, которые необходимо прописать. Если запрос направляет юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, можно воспользоваться фирменным бланком предприятия, на котором будут прописаны все его реквизиты.
Что касаемо исполнения текста, то здесь всё стандартно. Составителю на выбор предлагается два варианта: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописный при помощи компьютерных средств. Оба метода повсеместно применяются на практике, имеют право на существование. Всегда более приоритетным для использования видится именно печатный вариант в силу того, что таким образом официальная бумага обретёт более деловой внешний вид, а получателю будет проще ознакомиться с её содержанием.
Рассказываем, как правильно оформить запрос
Запрос о предоставлении документации следует начать с обозначения, кому, куда и по какому вопросу он направляется. В шапке бланка, в правом верхнем углу листа бумаги, прописываем реквизиты получателя и отправителя. В качестве сведений о сторонах указываем их идентификаторы: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации – для физических лиц, полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес – для юридических.
Следующим шагом отмечаем, какие именно правоотношения связывают стороны, на каком основании выдвигается запрос о предоставлении документации, с какой целью. Если имеют место ссылки на законодательство, оставляем их в тексте. Далее оформляем полный перечень запрашиваемой документации по пунктам.
Примерный образец
На этом моменте работа по формированию запроса подходит к завершению. Заверяем его автографом руководителя компании-отправителя или иного уполномоченного лица, направляем контрагенту заказным письмом с уведомлением о вручении.
