Записка-расчёт при увольнении по форме Т-61

Записка-расчёт при увольнении – это бухгалтерский документ, составляемый по факту расторжения трудового договора с сотрудником для исчисления всех подлежащих к выплате денежных средств. У работодателя не должно остаться долгов перед работником.

Расторжение трудового договора

Порядок и правила расторжения трудового договора содержатся в Главе 13 действующей редакции Трудового кодекса РФ. По общему правилу работодатель при увольнении работника обязан осуществить с ним окончательный расчёт и выдать на руки трудовую книжку. Все эти мероприятия происходят в последний рабочий день.

Необходимо учесть, что порядок процедуры не изменяется в зависимости от основания для расторжения договора. Инициатива может исходить как от работника, так и от работодателя. Смерть сотрудника также является основанием для прекращения трудовых правоотношений.

Вопрос с отпуском

Согласно положениям Конституции РФ и Закона о труде каждому работнику, осуществляющему деятельность по трудовому договору, полагается отдых, выражающийся в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска. Для различных категорий граждан предусмотрена разная продолжительность времени отдыха, однако базовым значением будет считаться 28 календарных дней. Право уйти в отпуск возникает у работника после полугода с момента заключения договора.

При расторжении соглашения все эти дни должны быть использованы либо компенсированы в денежной форме. Этот момент обязательно найдёт своё отражение в записке-расчёте.

Налоги

Работодатель, выплачивая заработную плату своим подчинённым, обязан уплачивать налоги. Согласно Налоговому кодексу ставка по налогу на доход на физических лиц составляет 13 процентов. В записке-расчёте необходимо указать точные значения с учётом и без учёта налогов. Только так бухучёт предприятия будет максимально «чистым», а представители проверяющих инстанций (ИФНС) не смогут найти существенных нарушений.

Кто составляет записку-расчёт

Процедура увольнения начинается с приказа руководителя вне зависимости от того, кто выступил инициатором. Даже если работник подал заявление по собственному желанию, уволить его может исключительно директор. Как только начальник издаёт распоряжение, кадровик и бухгалтер приступают к составлению записки-расчёта. Задачей сотрудника кадровой службы будет:

• просчитать количество календарных дней, за которые необходимо осуществить расчёт;
• решить вопрос относительно отпуска (отдыхал ли увольняемый работник в этом году);
• обозначить дату заключения и расторжения трудового договора.

Форма документа

По состоянию на сегодняшний день любая официальная бумага, используемая в рамках трудовых правоотношений, может быть написана в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Такая ситуация сложилась с 1 января 2013 года.

Следует отметить, что писать документ самостоятельно нет никакой необходимости, так как существует утверждённая Постановлением Госкомстата от 2004 года форма Т-61. Несмотря на необязательность, многие фирмы по сей день продолжают использовать бланк в силу удобства и привычки своих сотрудников. Форма Т-61 содержит в себе все положения, которые необходимо обозначить при увольнении.

Правила работы с унифицированными бланками

Работа с унифицированными бланками требует соблюдения определённых правил, сложившихся на практике и продиктованных ФЗ «О бухучёте» (9 статья). Речь идёт о следующих моментах:

• если заголовок таблицы уже содержит в себе единицы измерения, не нужно их дублировать в каждой ячейке;
• бланк предусматривает обозначение денежных сумм без учёта копеек, следовательно, не нужно их указывать;
• нельзя оставлять в форме Т-61 опечатки, неточности и счётные ошибки. При своевременном обнаружении неверного значения, необходимо аккуратно его зачеркнуть, рядом прописать нужное, сделать отметку «исправленному верить», и подтвердить корректировки подписями кадровика и бухгалтера.

Объясняем, как правильно заполнить форму Т-61

Форма Т-61 состоит из двух страниц, вторая из которых распечатывается на оборотной стороне листа бумаги формата А4. Специалистам бухгалтерии и кадровой службы придётся заполнить обе.

Начинаем вносить данные с шапки бланка, в которой необходимо прописать полное наименование компании-работодателя, сослаться на расторгаемый трудовой договор. Далее присваиваем настоящей записке уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату её составления.

Следующим шагом указываем сведения об увольняемом работнике: ФИО, конкретное структурное подразделение, в котором он трудился, должность согласно штатному расписанию. Затем вписываем дату прекращения трудового договора со ссылкой на приказ директора об увольнении. На этом первая страница формы Т-61 подходит к завершению. Своим автографом её должен заверить сотрудник кадровой службы, ответственный за заполнение.

На второй странице бухгалтер должен рассчитать оплату отпуска и осуществить окончательный расчёт выплат. Итоговое значение дублируется прописью с целью подстраховки от опечатки. Дело в том, что прописная форма имеет приоритет над цифровой при расхождениях. Вторую страницу заверяет бухгалтер.

После составления записки

Как только записка будет полностью заполнена, можно переходить к последующим увольнительным процедурам. Кадровик должен будет внести соответствующую запись в трудовую книжку работника и выдать её под подпись. В личном деле сотрудника делается закрывающая запись. Сам трудовой договор должен храниться у работодателя в течение установленного законом срока (не менее 50 лет). Отдавая трудовую книжку, начальник кадровой службы снимает с себя ответственность за её ведение и хранение.