Служебная записка-запрос в структурное подразделение – это официальная бумага, с которой фактически любой сотрудник может обратиться в адрес представителя другого структурного подразделения с определенным запросом. Речь может идти о предоставлении информации, какой-то документации или чем-то ещё. Сегодня мы разберемся, как правильно составить такую служебную записку, какие существуют правила её оформления.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Запросы на предприятии
Служебная записка-запрос уже сама по себе является внутренним документом одной конкретно взятой организации. Посредством таких запросов представители одного предприятия могут обмениваться информацией, документами и планами на будущее. Это весьма удобно.
В отличие от устного запроса, такая форма обращения позволит сделать ответ официальным. Это необходимо для того, чтобы на основании ответа в дальнейшем сформировать какой-то документ. Например, такая необходимость часто возникает у сотрудников юридических отделов, юридической сферы. Для того, чтобы предъявить документ в суд, он должен иметь надлежащий внешний вид и надлежащее происхождение. Это один из принципов доказывания в любом процессе, арбитражном, гражданском, административном или даже уголовном.
Официальный запрос предполагает официальный ответ, а значит, адресат уже не сможет банально проигнорировать такую просьбу. Более того, в организации одним из её внутренних положений могут быть закреплены вполне конкретные сроки подготовки ответов на такие запросы. Если ваш коллега пропустит срок, ему придется отвечать перед руководством в рамках предусмотренной Трудовым кодексом Российской Федерации ответственности.
Структурные подразделения
Структурное подразделение является обособленной, условно самостоятельной ячейкой организации, юридического лица. Так, оно может быть выражено в качестве филиала или же представительства, а также в виде обособленного отдела уже существующей структурной ячейки. Например, по одному адресу размещается один офис, однако внутри сотрудники занимаются различной деятельностью. Вполне логично, чтобы представители различных направлений деятельности представляли различные структурные подразделение.
Безусловно, общая задача всех структурных подразделений – это благополучие всей организации в целом. Таким образом их работа должна осуществляться согласованно и слаженно, а представители различных подразделений должны работать сообща.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки-запроса в структурное подразделение, следует отметить, что каких-то конкретных бланков или шаблонов для составления такого документа не существует вовсе. Таким образом получается, что любой желающий сотрудник сможет сформировать официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме. Для этого следует руководствоваться общими правилами делового документооборота. В частности, сотруднику придется придерживаться нейтрального тона повествования и делового стиля языка.
Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации будет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Процесс формирования служебной записки нам следует формировать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, в которой мы трудимся, а также в структурное подразделение которой мы обращаемся, ФИО и должность адресата служебной записки. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки и занимаемую им должность на предприятии. Такого набора информации окажется вполне достаточно для того, чтобы служебная записка была составлена по всем правилам.
Ниже по документу обращаемся в адрес своего коллеги из другого структурного подразделения, выставляем запрос относительно каких-то сведений. Если запрос носит срочный характер, имеет смысл обозначить этот момент, чтобы адресат понимал ограниченность во временных рамках.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, передаем её в то структурное подразделение, в которое вам нужно подать запрос. Сделать это можно как нарочно, лично встретившись с представителем структурного подразделения, так и посредством корреспонденции. Например, допускается самостоятельно направить письмо через Почту России или же сделать это через систему внутреннего документооборота.
Как только структурное подразделение отработает ваш запрос, они выйдут с вами на связь, предоставят мотивированный ответ по факту обработки обращения. Если вас устроит ответ в электронном формате, он может прийти на внутреннюю электронную почту через корпоративную связь. В том же случае, если вам нужен официально заверенный и проштампованный ответ с приложениями, придется ждать физической версии ответа.
Примерный образец
