Служебная записка по планированию мероприятий

Служебная записка по планированию мероприятий – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из сотрудников, сообщить о том, какие мероприятия он планирует осуществить в ближайшем будущем. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно мероприятиях может идти речь, зачем нужна подобная служебная записка, как правильно её оформить.

Мероприятия в организации

Под мероприятиями понимаются какие-то действия или массовые организации сотрудников для достижения определенных целей. Например, можно выделить следующие виды мероприятий:

• по охране труда и пожарной безопасности;
• антитеррористические мероприятия;
• профилактические мероприятия в части предотвращения заболеваемости;
• мероприятия, направленные на сплочение коллектива.

Реализацией таких мероприятий должны заниматься штатные сотрудники организации в зависимости от занимаемой ими должности. Например, специалист по охране труда будет заниматься вопросами пожарной безопасности, а вот PR-менеджер – заниматься сплочением коллектива.

По идее, все запланированные сотрудниками мероприятия должны проходить при условии согласования руководителем. Так, директор однозначно должен знать, что происходит на его предприятии, какие мероприятия планируются для применения, когда и в какое время. Это довольно-таки важный вопрос, поскольку у начальника на этот счет могут быть другие планы.

Служебная записка

Служебная записка по планированию мероприятий нужна для того, чтобы поставить руководителя в известность относительно планов на будущее. Например, руководитель сможет внести некоторые коррективы по части конкретного перечня событий, переставить их местами, попросить уделить какому-то из них большее внимание, а какому-то – меньшее.

Более того, проведение мероприятий без предварительного согласования с руководителем может вызвать у директора дополнительные вопросы. Более того, начальник сможет даже применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания. В частности, Трудовой кодекс РФ позволяет делать работникам замечания, объявлять им выговоры и даже уволить человека с места работы. Вполне вероятно, если кто-то из специалистов начнет проводить несогласованные мероприятия, это приведет к последствиям в виде дисциплинарного взыскания.

Также служебная записка нужна для того, чтобы придать запланированным мероприятиям официальный характер. Например, если для организации потребуется освободить от работы часть сотрудников, то здесь без распоряжения директора обойтись не выйдет.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки по планированию мероприятий, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что составить подобную служебку в теории может совершенно любой сотрудник, перед которым поставлена соответствующая задача. Единственное, чем нам приходится руководствоваться, – это общие правила делового документооборота. В частности, мы должны уделять внимание деловому стилю языка и нейтральному тону повествования.

Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются для применения на практике, однако печатный вариант выглядит более приоритетно.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку по планированию мероприятий с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Например, осуществлять руководство обществом с ограниченной ответственностью будет его директор. Информацию о руководителе мы укажем в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании, в родительном падеже.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Официально обращаемся к руководителю, просим его утвердить разработанный нами план мероприятия на определенный период времени в будущем. Сам список мероприятий мы должны приложить к служебной записке, прикрепить на скрепку. Руководитель должен будет ознакомиться с документом, принять его в работу.

Если у директора не будет возражений или дополнительных вопросов по части предложенного перечня мероприятий, он заверит служебку визой «согласовано», пропустит её дальше в работу. Специалист, обращавшийся с инициативой утверждения перечня мероприятий, сможет начать воплощать запланированное в жизнь.

Примерный образец