Служебная записка об увеличении сроков выполнения работ

Служебная записка об увеличении сроков выполнения работ – это документ, с которым руководитель рабочей группы может обратиться к непосредственному куратору, сообщить о том, что итоговые сроки решения задачи несколько растянутся. Сегодня мы разберемся, по каким причинам сроки выполнения работ могут меняться, какие у этого будут последствии, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её поставить.

Сроки выполнения работ

Когда организация начинает выполнять какие-то работы, она заблаговременно просчитывает, сколько сотрудников для этого потребуется, сколько денежных средств придется выделить, сколько времени на это уйдет. Как известно, теория не всегда надлежащим образом соотносится с практикой, ведь в ходе выполнения работ могут вскрыться различные непредвиденные обстоятельства. Если такое случилось, руководитель рабочей группы обязан незамедлительно сообщить своему непосредственному начальнику о возникших сложностях.

Когда мы говорим о работах, можно иметь в виду практически что угодно, начиная от выполнения подрядных работ для контрагента и заканчивая разработкой какого-то локального акта организация. В любом случае руководство компании должно быть в курсе ситуации, чтобы знать, на какой результат и когда можно рассчитывать.

Также немаловажную роль сыграет и причина задержки. Их условно можно разделить на три категории:

• обстоятельства непреодолимой силы, когда представители компании делают всё от них возможное, однако проект не может быть завершен в срок. Сюда можно отнести погодные условия, изменения в законодательстве, перебои в работе коммунальных служб;
• обстоятельства, непредусмотренные на этапе планирования. В таком случае сотрудник, ответственный за планирование, должен будет составить объяснительную записку;
• обстоятельства, связанные с низким качеством или темпом работы сотрудников. Над работниками должен стоять руководитель, который и будет контролировать ход выполнения работ.

Служебная записка

Итак, если в ходе выполнения работ стало однозначно ясно, что в установленный срок они не смогут быть завершены, значит, настало время для составления соответствующей служебной записки. Она будет нам необходима сразу же по нескольким причинам.

Во-первых, посредством записки мы поставим руководство в известность, а значит, директор сможет предпринять какие-то меры. Например, попытаться договориться с контрагентами о переносе сроков сдачи объекта и так далее и тому подобное.

Во-вторых, на основании служебки рабочей группе могут быть выделены дополнительные мощности или рабочие руки, чтобы всё-таки попытаться уложиться в изначально установленные временные рамки.

В-третьих, служебка станет основанием для соответствующего приказа директора, по какому поводу бы он не издавался. Например, речь может идти о продлении сроков работы комиссии, выделении дополнительных сотрудников или о чем-то ещё.

Форма документа

Служебная записка об увеличении сроков выполнения работ представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота организации, а значит, она может быть составлена в свободной форме. Дело в том, что отечественный законодатель, начиная с 2014 года, оставил всякие попытки вмешиваться во внутренний документооборот частных организаций и государственных органов. Теперь компании вправе самостоятельно решать, как будут выглядеть их внутренние документы, разрабатывать и утверждать уникальные номенклатуры дел.

Более того, каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать и утвердить на локальном уровне собственные фирменные бланки. В случае надобности любой сотрудник сможет воспользоваться одним из таких, составить служебку на основании шаблона.

Служебная записка в свободной форме по структуре должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашей случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить записку

Процесс формирования служебной записки об увеличении сроков выполнения работ нам лучше всего начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем, кому и от кого подается обращение. Здесь мы пропишем ФИО нашего начальника, его должность в компании и полное наименование организации, её организационно-правовую форму. Далее по тексту оставим ФИО автора служебки, его должность согласно штатному расписанию. Этих сведений будет вполне достаточно, ведь официальная бумага, равно как и само обращение, носит строго внутренний характер.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Обращаемся к руководителю, утверждаем, что уже начатый сотрудниками организации проект не сможет быть завершен в изначально утвержденные сроки по тем или иным причинам. В нашем случае очень важно будет обозначить те самые причины, которые и стали поводом для задержки. Выше мы уже приводили примерный список обстоятельств, способных вызвать растяжение сроков.

Примерный образец