Служебная записка об увеличении объема работ – это документ, утверждающий, что при составлении сметы фронт работ был оценен неверно, для достижения запланированного результата потребуется приложить больше усилий и затратить больше времени. Сегодня мы разберемся, в каких случаях подобная записка может применяться, кто её составляет, как правильно оформить официальную бумагу.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Объем работы
Когда заказчик и подрядчик обсуждают условия сделки, одним из главных пунктов является фронт предстоящих работ. Именно для решения этого вопроса представители сторон формируют смету, согласуют её и утверждают. На основании сметы будет рассчитываться цена договора, затраты на материалы, необходимое количество сотрудников, инвентаря, оборудование, времени. Смета – крайне важный документ, лежащий в основе планирования достижения результата.
Как правило, при подписании договора заказчик передаёт подрядчику лишь часть денежных средств, в качестве предоплаты. Таким образом у контрагента появляется возможность вложить эти деньги в работу, выполнить заказ, однако в тех случаях, когда фронт работ был оценен неверно, средств может не хватить, придётся обращаться к заказчику с требованием о пересмотре условий соглашения.
Выход за рамки сметы
Выход за рамки сметы не всегда происходит по причине некомпетентности лиц, её составлявших, но по причине выявления неизвестных ранее обстоятельств. Например, при прокладке сантехнический труб может выясниться, что для демонтажа старых коммуникаций придётся рушить стену или какую-то её часть. В строительной сфере подобные подводные камни встречаются крайне часто. Как правило, опытный подрядчик всегда знает, в каких местах можно столкнуться с проволокой, тем не менее некоторые моменты предусмотреть попросту невозможно.
Когда сотрудникам компании-исполнителя становится ясно, что выход за пределы утвержденной сторонами договора сметы неизбежен, необходимо донести эту информацию до вышестоящего руководства. Представители сторон должны будут обсудить этот момент и решить, как поступить дальше. Если заказчик откажется доплачивать, дело может дойти до серьезного судебного разбирательства.
Служебная записка
Сообщать об увеличении объема работ будет начальник рабочей группы, занимающейся исполнением условий договора подряда или оказания услуг. Это может быть бригадир, мастер или сотрудник на другой должности. В теории донести до сведения руководства новость можно и в устной форме, позвонив по телефону, однако таким образом у организации не останется на руках никаких документов, которые могут пригодиться при возникновении спорных ситуаций.
Когда сотрудник подрядчика расписывается в том, что смету необходимо менять в связи с увеличением объема работ, он берёт на себя ответственность за это перед руководством. Пусть условный бригадир и не принимает управленческих решений, а лишь руководит рабочей бригадой, именно он при необходимости будет объяснять представителям заказчика причины расширения сметы.
Форма документа
Форма служебной записки об увеличении объема работ не утверждается на законодательном уровне ни одним нормативным правовым актом, в том числе и Гражданским кодексом Российской Федерации, регулирующим общие правила заключения и исполнения договора подряда, возмездного оказания услуг. Если никаких разработанных законодателем шаблонов и бланков не предусмотрено, значит, служебку можно формировать в произвольном виде. Не следует забыть, что это всё еще документ, а значит, составлять его придётся по общим правилам делового документооборота. Речь идёт о деловом стиле языка, выдержке определённой структуры.
В качестве носителя информации используется лист бумаги формата А4. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Объясняем, как правильно составить служебку
Служебная записка по своей структуре будет разделяться на несколько составных элементов: шапку, основной содержательный блок с утверждением факта увеличения объема работ, подписи ответственного сотрудника и даты формирования документа. Разберемся, как правильно заполнить каждый из них.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны в дательном падеже прописать ФИО директора компании, а также полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту отметим свои ФИО и должность согласно штатному расписанию в родительном падеже.
Ниже по документу утверждаем, что при осуществлении подрядных работ на объекте выяснилось, что смета была составлена с нарушениями, необходимо её изменять в связи с увеличением объема работ. Объясняем, по каким причинам фронт работ был расширен, что именно нужно сделать для достижения результата. Также нелишним будет привести примерные сроки реализации новой задачи. Вопрос оплаты оставляем на усмотрение руководства компании.
На этом моменте можно сказать, что работе по составлению официальной бумаги подходит к концу. Осталось лишь заверить её автографом работника-исполнителя, проставить дату формирования. В таком виде передаём служебку руководству, ждём результатов, принятия решения. Вероятнее всего, сроки подряда несколько растянутся, ведь на согласование новых бюджетов может уйти какое-то время. Сторонам придётся обсудить сумму оплаты, новые временные рамки.
Примерный образец
