Служебная записка об увеличении лимита расхода ГСМ

Служебная записка об увеличении лимита расхода ГСМ – это официальная бумага, с которой водитель или начальник гаража могут обратиться к директору организации с просьбой пересмотреть установленный по расходу топлива план на конкретном маршруте. Сегодня мы разберемся, каким образом рассчитывается расход ГСМ на маршрутах, зачем нужна подобная записка, как правильно её оформить.

План расхода топлива

Все организации, так или иначе использующие транспортные средства на постоянной основе, ведут учёт расхода ГСМ. Подобное планирование не только позволяет избежать дополнительных вопросов от налоговой службы, но также оптимизировать расходы предприятия на топливо.

План расхода топлива составляют, когда работа на транспортном средстве предполагает движение по одному и тому же маршруту. Это может быть общественный транспорт (городской или междугородний), фуры дальнего следования и так далее. Директор предприятия издает приказ, согласно которому формируется комиссия для замера расхода топлива на маршруте. Водитель автомобиля в присутствии членов комиссии проезжает стандартный маршрут, делая необходимые остановки, а в конце с панели приборов транспортного средства снимаются показания. Таким образом и высчитывается расход топлива на определённый километраж.

Выход за рамки запланированного расхода всегда вызывает дополнительные вопросы, ведь всё упирается в денежные средства. Безусловно, в расчет всегда берётся погрешность, однако, когда выход за лимит существенно превышает любые разумные рамки погрешности, приходится разбираться в вопросе радикальными методами.

Увеличение лимита

Как мы уже сказали, на маршруты установлен расход топлива, а заправка служебных автомобилей чаще всего осуществляется посредством топливных карт по партнерской программе какой-либо АЗС. На карту кладут такое количество денежных средств, какое будет необходимо для прохождения маршрута целиком.

Цены на бензин дорожают каждый год, а запланированные маршруты могут немного видоизменяться, вследствие чего возникает необходимость пересмотреть размеры лимитов. Также следует отметить, что расход топлива, а как следствие и выход за рамки лимита, может быть связан с техническим состоянием транспортного средства. Если возникают проблемы в работоспособности топливной системы иди двигателя внутреннего сгорания, расход может увеличиться в два, а то и в три раза. За техническим аспектом машины должны следить работники гаража, а не водители, тем не менее ответственность за ГСМ несёт тот, кто сидит за рулём.

Служебная записка

Служебная записка об увеличении лимита расхода ГСМ несёт в себе посыл о необходимости пересмотра установленных когда-то в прошлом стандартов. За прошедшее время могло измениться множество факторов, в том числе техническое состояние авто, качество дорожного покрытия или даже сам маршрут. Любой из вышеперечисленных аспектов может оказать существенное влияние на расход топлива.

Как мы уже сказали, с подобной служебной запиской может обратиться в адрес директора водитель или начальник гаража. Именно эти сотрудники неразрывно связаны с транспортными средствами, несут ответственность за вверенное имущество, в том числе и ГСМ. Лучше заблаговременно предупредить вопросы начальства о том, почему топливо расходуется в большем количестве, чем запланировано. Даже если организация откажется пересматривать лимиты, в любом случае у нас на руках останется подтверждение обращения о производственной необходимости. Этот фактор может сыграть свою роль в том случае, если на водителя или начальника гаража попытаются «повесить» недостачу ГСМ.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка об увеличении лимита расхода ГСМ представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота компании, а значит, составить её следует по всем канонам делового документооборота. Первое, на что мы обратим наше внимание, - структура документа. Так, служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока, даты формирования и подписи исполнителя.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже пропишем ФИО нашего директора, полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в компании согласно штатному расписанию или трудовому договору.

Ниже по документу мы обращаемся к нашему директору с уважением, начинаем разъяснять суть нашего запроса. Утверждаем, что запланированный расход ГСМ по конкретному маршруту не соответствует действительности. Здесь мы должны объяснить, на чем основывается наше утверждение. Например, расчеты могли несколько устареть в связи с подорожанием цен на топливо или ухудшением состояния транспортного средства. Также у водителя могут возникнуть вопросы относительно качества проделанной измерительной комиссией работы. Сотрудники компании могли допустить ошибки в своих расчетах, в связи с чем лимит установлен некорректно.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, а также ставим дату формирования документа. Рекомендуем перепроверить содержание перед тем, как понесём документ на стол директора.

Если начальство посчитает наши доводы обоснованными, руководитель вновь издаст приказ о замере расхода ГСМ на маршруте. Новые замеры уже должны соответствовать текущим реалиям.

Примерный образец