Служебная записка об оформлении дополнительного соглашения

Служебная записка об оформлении дополнительного соглашения – это документ, с которым в адрес директора компании может обратиться любой её сотрудник, выступив с инициативой заключения допсоглашения с контрагентом. Сегодня мы разберемся, что понимается под дополнительным соглашением, зачем оно нужно, как правильно составить соответствующую служебку.

Дополнительное соглашение

Дополнительное соглашение как документ представляет собой приложение к трудовому договору или договору гражданско-правового характера. Оно подписывается в тех случаях, когда стороны условились внести некоторые правки в изначальную редакцию сделки. Сами правки касаются именно существенных условий, для изменения которых потребуется заручиться согласием представителей обеих сторон. Например, стороны могут договориться о пролонгации соглашения, изменении порядка оплаты или чем-то ещё. Править сам договор отечественное законодательство не позволяет, а значит, придется в любом случае вносить в него корректировки посредством оформления других официальных бумаг.

К одному и тому же договору за весь период его действия может быть составлено какое угодно количество дополнительных соглашений. Здесь нет каких-то количественных ограничений, соглашений может быть составлено столько, сколько необходимо.

Служебная записка

Если мы говорим про взаимоотношения между различными организациями, то их заключать и подписывать соответствующие бумаги может исключительно руководитель, директор общества. В теории полномочия по заключению договоров могут распространиться и на других представителей фирмы, если правильно всё оформить. В частности, полномочия можно передать посредством составления на человека доверенности или указания соответствующих положений в уставе.

Фактически же взаимодействием с контрагентами будет заниматься не высшее руководство компании, а кто-то из рядовых сотрудников, будь то менеджер или кто-то ещё. Именно ему и придется составлять служебку на имя руководителя, ведь взаимодействие с деловыми партнёрами входит в прямые должностные обязанности. Завершающий этап взаимодействия с контрагентом – заключение договора, однако менеджер самостоятельно не может его подписать. Здесь и наступает тот момент, когда придется обращаться к уполномоченному коллеге, просить о подписании дополнительного соглашения.

Форма документа

Следует понимать, что последние десять лет отечественный законодатель не питает особого интереса к внутреннему документообороту частных организаций, что позволяет организациям самостоятельно определять, каким именно образом будут выглядеть её внутренние деловые бумаги. Более того, если деятельность предприятия неразрывно связана с заключением большого количества договоров, будет отличной идеей позаботиться о том, чтобы в компании были фирменные бланки и шаблоны для формирования соответствующих служебок. Например, организации, занимающиеся коммунальной сферой, используют такие шаблоны, чтобы упростить работу сотрудников, сделать документооборот более целостным и единообразным.

На практике же может вполне себе случиться так, что в вашей фирме не будет фирменных шаблонов и бланков, в связи с чем придется составлять служебную записку об оформлении дополнительного соглашения самостоятельно, в свободной форме. Здесь потребуется вспомнить общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами и приступить к работе. В частности, любой деловой документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебки можно двумя способами: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки, машинописным при помощи компьютерных средств. Печатный вариант, очевидно, будет иметь более деловой внешний вид.

Разбираемся, как составить служебку

Служебная записка об оформлении дополнительного соглашения должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подается служебка. Для этого укажем ФИО адресата, наименование организации, а также занимаемую в компании должность. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, его должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обращаемся к уполномоченному представителю нашей организации, утверждаем, что у нашего предприятия заключен такой-то договор с таким-то деловым партнером на таких-то условиях. Затем ссылаемся на то, что заключенная сделка нуждается в корректировках, необходимо изменить некоторые существенные условия соглашения, будь то сроки, цена договора или иные обстоятельства. Поподробнее разъясним, что именно должно быть прописано в дополнительном соглашении, почему вообще эти изменения должны быть внесены.

Следующим шагом мы должны будем заверить всё вышеизложенное собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда нашу служебку уже можно назвать полностью составленной, передаём её на рассмотрение начальству. Как только руководитель подпишет служебку, можно будет говорить о подписании дополнительного соглашения к договору. Потребуется назначить личную встречу с представителем компании-контрагента, чтобы обсудить детали.

Примерный образец