Служебная записка об обнаружении отсутствия ТМЦ на складе

Служебная записка об обнаружении отсутствия ТМЦ на складе – это официальная бумага, с которой в адрес начальника организации может и даже обязан обратиться материально ответственный сотрудник, заметивший пропажу имущества. Сегодня мы разберемся, кто несёт ответственность за имущество предприятия, какова роль подобной служебной записки и как правильно её оформить.

Имущество организации и склад

Склад представляет собой место, в котором хранится всё имущество предприятия. Отличие от любой домашней кладовой заключается в обязательном учете каждого поступающего на вину ответственного лица предмета, материальные ценности учитываются и ставятся на баланс. Так, если по документам предмет находится на складе, значит, фактически он даже должен быть в наличии. К сожалению, ожидания не всегда совпадают с реальностью, по различным причинам фактическое и заявленное может не сходиться. Следить за соответствием должен материально ответственный сотрудник.

Материальную ответственность за вещи на складе несёт один из сотрудников компании. Это может быть заведующий по административно-хозяйственной части, товаровед, начальник гаража или иной работник. По большей части, наименование должности не столь важно, как должностные обязанности, по ней предусмотренные.

Ответственный за склад сотрудник обязан принимать на свою вину ТМЦ при их поступлении, а также списывать при их выбытии. Для этих целей составляется и заполняется первичная документация. В каждой официальной бумаге такого толка должен стоять автограф ответственного работника.

Обнаружение пропажи

Пропажа имущества со склада – это всегда инцидент, требующий проведение разбирательства. Как правило, подобные неприятности обычно вскрываются в рамках проведения инвентаризации, когда специально созданная для этого комиссия шерстит склад и хранящееся там имущество, сверяет фактическое наличие с заявленным на бумаге. В таком случае любые расхождения записываются в соответствующий акт, фиксируются на бумаге и доводятся до сведения руководства.

Служебная записка об обнаружении отсутствия ТМЦ на складе составляется, как правило, самим материально ответственным сотрудником сразу же, как только пропажа была обнаружена. Заметим, что здесь и речи не идёт ни о какой инвентаризации. Дело в том, что сам завхоз не может принимать участие в инвентаризации. Такой состав комиссии лишил бы саму процедуру проверки всего смысла.

Перечень мероприятий, которые компания собирается предпринять по факту обнаружения отсутствия, будет определять её начальник. Предполагается, что руководитель рассмотрит поступившую в его адрес служебную записку, изучит все обстоятельства, примет решение. Вариантов здесь несколько:

• организовать служебное расследование инцидента и попытаться установить факты самостоятельно;
• передать дело в руки сотрудников органов внутренних дел, обратившись в полицию.

Попутно с такими мерами, также можно и подумать над тем, как поступить с завхозом. По идее, следить за сохранностью имущества – это одна из обязанностей начальника склада. В теории за подобный проступок работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии со 192 статьей Трудового кодекса Российской Федерации.

Форма документа

Когда мы говорим о форме служебной записки об обнаружении отсутствия ТМЦ на складе, нельзя не отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов, которые могли бы помочь в формировании подобной официальной бумаги. Таким образом получается, что начальнику склада в любом случае придется составлять документ самостоятельно и своими силами. В принципе, в этом нет ничего особенно сложного, разберемся во всём поподробнее.

Во-первых, следует уделить должное внимание структуре служебной записки. В частности, документ должен состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, автор обязан в работе с текстом придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Исполнить содержание в теории допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем формировать служебную записку об обнаружении отсутствия ТМЦ на складе с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать полное наименование фирмы, в которой происходит действие, а также указать ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Именно к начальнику мы и будем обращаться в нашей служебной записке.

Далее по тексту, немного отступив вниз, в родительном падеже обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно, поскольку обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, сообщаем о том, что на складе обнаружено фактическое отсутствие тех или иных ТМЦ, хотя по документам они должны быть в наличии. Разъясняем, о каком конкретно имуществе идёт речь, когда была обнаружена пропажа.

Примерный образец