Служебная записка о замене дверного замка

Служебная записка о замене дверного замка – это документ, с которым в адрес заведующего по административно-хозяйственной части может обратиться фактически любой сотрудник организации, попросить о замене неисправного замка в двери. Сегодня мы разберемся, каким образом на предприятии разрешается вопрос относительно текущего ремонта оборудования и мебели, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Ремонт дверного замка

Заедающий дверной замок рано или поздно может стать серьезной проблемой. Если однажды устройство выйдет из строя, доступ к помещению будет ограничен, придется вызывать специалиста либо ломать дверь силами сотрудников компании. Проблема может серьезно осложниться, если мы говорим о плотной металлической двери. Вскрыть такой замок без помощи специалиста едва ли получится, ведь потребуется специальные навыки и инструмент.

Если сотрудники уже неоднократно жаловались на неисправно работающий замок, который время от времени заедает, необходимо как можно скорее предпринимать соответствующие меры. Ответственность за имущество компании несёт заведующий по административно-хозяйственной части или же, как его называют коллеги, завхоз. Как правило, этот человек не только может осуществить закупку, но также и обладает базовыми навыками ремонта.

Вопрос о том, как именно к нему обратиться с просьбой, на каждом предприятии решается по-разному. Во многом здесь всё будет зависеть от того, каким образом выстроены взаимоотношения между коллегами в коллективе. Где-то будет достаточно лишь устной просьбы, а где-то от работника в обязательном порядке потребуют составить служебную записку.

Служебная записка

Служебная записка по своей юридической природе является строго внутренним документом организации, используемым исключительно во внутреннем документообороте предприятия. Посредством служебок работники могут обмениваться информацией, запрашивать сведения и обращаться с просьбами. В нашем случае мы будем выставлять запрос о замене дверного замка.

Завхозу нужна служебка сразу по нескольким причинам. Во-первых, посредством служебных записок он сможет упорядочить все поступающие в его адрес обращения, выстроить их в очереди по степени приоритета. Очевидно, что прорыв канализационной трубы видится куда более серьезной проблемой в сравнении с замком, а значит, придется подождать, пока более срочные вопросы будут решены.

Во-вторых, ремонт или замена дверного замка, вероятнее всего, потребуют траты денежных средств. Сюда могут войти услуги специалиста, новый замок, расходные материалы. Служебка в свою очередь выступить обоснованием взятия денег в подотчет, их списания с баланса предприятия. Заведующему по АХЧ придется отчитаться перед бухгалтерией, директором организации.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о замене дверного замка, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований по части формы и содержания такого документа. Отметим, что с 2014 года Госкомстат и Минтруд практически полностью прекратили вмешиваться во внутренний документооборот частных компаний, тем самым позволив их руководителям самостоятельно разрешать вопрос относительно формы и содержания внутренних документов. В частности, каждая компания имеет возможность разработать фирменный бланк, утвердить его на локальном уровне и ввести в свой документооборот.

Такой шаблон должен быть максимально универсальным и подходить для составления практически любого обращения. Взять бланк можно в отделе кадров. Кадровик не просто распечатает его на принтере, но также подскажет, как правильно заполнить, не допустив ошибок.

В том случае, если у вашей фирмы не оказалось собственных бланков или шаблонов, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку самостоятельно, своими силами. Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность сотрудника, ответственного её за имущество. Указывать ИНН, ОГРН, юридический адрес фирмы и прочие её реквизиты нет нужды, так как наше обращение носит исключительно внутренний характер. О себе исполнитель укажет свои ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к заполнению информации в основном содержательном блоке нашей служебной записки. Обращаемся к заведующему по АХЧ, утверждаем, что в таком-то кабинете наблюдаются проблемы с дверным замком. Поподробнее разъясняем, какой характер носит проблема, как часто проявляется и так далее и тому подобное. Далее мы просим заменить дверной замок или отремонтировать его.

Примерный образец