Служебная записка о выделении ставки бухгалтера

Служебная записка о выделении ставки бухгалтера – это документ, с которым главный бухгалтер организации может обратиться в адрес директора организации, выступить с инициативой выделения дополнительной ставки бухгалтера в штатном расписании. Сегодня мы разберемся, в каких случаях главбух может обратиться с подобной инициативой, как правильно составить соответствующую служебку, зачем она вообще нужна.

Бухгалтерия в организации

Как известно, главный бухгалтер – это второй человек в организации после директора. Если обратить внимание на устав практически любого общества с ограниченной ответственностью, можно будет заметить, что главбух имеет не многим меньше полномочий, если сравнивать их с гендиром. Конечно, подписывать соглашения с контрагентами главбух не может, однако все вопросы, связанные с движением денежных средств, находятся в его ведении.

Изначально, когда организация только выходит на рынок, всей бухгалтерией занимается один человек, являющийся главбухом. Уже в дальнейшем, когда компания будет разрастаться и расширять штат сотрудников, придется поднимать вопрос о выделении ставки бухгалтера. Как только главбух поймет, что взвалившийся на его плечи объем работы слишком велик для одного человека, он сможет обратиться в адрес директора с соответствующей просьбой.

Отметим, что директор хоть и обязан рассматривать все поступающие в его адрес обращения, однако уж точно не обязан их удовлетворять. Если первое лицо предприятия сочтет текущий штат сотрудников достаточным, он не будет даже рассматривать вопрос относительно его расширения.

Служебная записки

Служебная записка о выделении ставки бухгалтера является внутренним документом конкретно взятой организации, предназначенным исключительно для обращения внутри её самой. Таким образом получается, что служебка никогда не должна выйти за пределы внутреннего документооборота, попасться на глаза третьим лица.

Основная цель нашей служебной записки – добиться от директора расширения штата бухгалтерии. Очевидно, что начальник едва ли пойдет на это, ориентируясь на одни лишь слава главбуха, ему потребуется предоставить цифры, факты. Для этого автора служебки необходимо будет взять свой объем работы, перевести его в доступный для директора числовой формат, изложить на бумаге.

Например, очень частая практика выглядит следующим образом: когда главбух устраивался на работу, в компании трудилось 5 человек, а её годовой оборот составлял 10 миллионов рублей, но сейчас, спустя какое-то время, число сотрудников выросло в три-четыре раза, равно как и оборот средств. Совершенно очевидно, что один бухгалтер не в состоянии справиться с таким потоком работы, обработать столько первичной документации.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о выделении ставки бухгалтера, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает к применению каких-либо стандартных бланков или шаблонов по этой части. Таким образом получается, что служебка может быть составлена главбухом самостоятельно и в свободной форме. Для этого ему потребуется лишь взять за основу общие правила делового документооборота, соблюдать стандартную структуру для таких деловых бумаг. По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Далее по материалу мы поподробнее разберемся, как правильно заполнить каждый отдельно взятый структурный элемент.

Если в вашей организации используются фирменные бланки для формирования служебных записок, у нас будет иметься возможность воспользоваться одним из таких. Взять шаблон можно будет в отделе кадров, обратившись к специалисту. Кадровик не просто распечатает бланк, но также подскажет, как правильно его заполнить.

Написать текст записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки о выделении ставки бухгалтера нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании организации. Этого набора сведений будет вполне достаточно для полноценного формирования внутреннего обращения.

Следующим шагом, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, останется лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом. Передаем итоговый вариант официальной бумаги директору на рассмотрение и дожидаемся его ответной реакции. Если начальник всё-таки согласует инициативу введение ставки бухгалтера, кадровику поручат соответствующую задачу. В частности, придется подготовить проект изменений в штатное расписание организации.

Примерный образец