Служебная записка о введении пропускного режима – это документ, с которым один из работников предприятия может обратиться в адрес его директора, выразить инициативу о введении пропускного режима на территории. Сегодня мы разберемся, что подразумевается под пропускным режимом на работе, какие компании прибегают к таким мерам, зачем нужна подобная служебка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Пропускной режим
Пропускной режим на предприятии предполагает, что пройти на рабочую территорию смогут исключительно люди, обладающие соответствующим пропуском. Подобный подход к организации работы позволит ограничить доступ посторонним, сделать так, чтобы по территории смогли передвигаться исключительно сотрудники. Такая практика в наше время используются фирмами в самых различных сферах деятельности, от розничной торговли до крупных производственных комбинатов.
Решение о введении пропускного режима может позволить сэкономить часть бюджета организации, запланированного на заработные платы сотрудников. В частности, штат охранников можно будет сократить с одного человека до двух, ведь посторонние и так не смогут проникнуть на территорию.
Также пропускной режим позволит контролировать время, в которое работники приходят на предприятие, покидают его, в том числе и на обеденном перерыве. Для того, чтобы турникет открылся, необходимо будет приложить к нему магнитную карточку, а она в свою очередь передает сигнал на сервер о дате и времени срабатывания. Таким образом, если кто-то из сотрудников придет на работу уже после начала рабочего дня, эта информация не останется незамеченной, а у руководства будут все основания для принятия соответствующих мер.
В теории пропускной режим может предотвратить совершение краж на территории фирмы, ведь посторонним попасть на неё будет проблематично, однако это лишь теория. Дело в том, что большинство краж с предприятий совершается их же работниками, которым и раздадут пропуска.
Служебная записка
Служебная записка о введении пропускного режима на предприятии представляет собой обращение к директору с соответствующей инициативой. Для того, чтобы руководитель прислушался и счел идею хорошей, необходимо будет грамотно её замотивировать. В частности, автору служебки придется ссылаться на все те преимущества пропускного режима, которые на разобрали в прошлом пункте. Директор, имея на руках информацию, сможет взвесить все «за» и «против», принять соответствующее решение.
Как ни крути, а введение пропускного режима всегда связано с вливанием дополнительных денежных средств: приобретение и монтаж турникета, изготовление ключей-карт и так далее и тому подобное. Руководство фирмы должно взвесить, стоит ли игра свеч.
Если директор всё-таки решится на введение пропускного режима, он должен будет издать соответствующий приказ, с которым ознакомят каждого отдельно взятого работника. Ключи от турникета будут раздаваться сотрудникам строго под подпись, под их ответственность. За утрату пропуска может быть предусмотрена материальная ответственность по части ущерба, причиненного имуществу компании.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о введении пропускного режима на предприятии, следует отметить, что отечественный законодатель не предусмотрел соответствующих шаблонов и бланков для составления такого рода документов. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще как-то пытались регулировать внутренний документооборот частных организаций, то сейчас это направление деятельности целиком и полностью отдается на откуп руководства этих самых компаний. Так, юридическое лицо вправе самостоятельно определить, как именно будут выглядеть её официальные бумаги, оставаясь при этом в рамках делового документооборота. Речь идёт, в том числе, и о стандартной структуре: шапка, основной содержательный блок, реквизиты.
Если в вашей организации нет фирменных шаблонов, работникам придется брать ситуацию в свои руки и составлять документ в произвольном виде. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами и приступаем к работе.
Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебку
Начинаем формировать служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указывает собственные ФИО и занимаемую в штатном расписании должность.
Следующим шагом обращаемся к директору с инициативой о введении на территории предприятия пропускного режима, мотивируя подобное предложение. Можно сослаться на повышение общей безопасности, контроль за сотрудниками.
В завершение работы с документом необходимо будет заверить его собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь. Когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться результатов. Вероятнее всего, если директор согласует введение пропускного режима, именно автору служебки доверят воплощать инициативу в жизнь.
Примерный образец
