Служебная записка о возмещении стоимости отправки корреспонденции

Служебная записка о возмещении стоимости отправки корреспонденции – это официальная бумага, с которой в адрес главного бухгалтера фирмы может обратиться сотрудник, вынужденный оплатить отправку посылки или письма в служебных целях из своего собственного кармана. Сегодня мы разберемся, каким образом предприятия компенсируют понесенные сотрудниками расходы, что для этого нужно сделать, зачем нужна служебка и как правильно её составить.

Служебная записка

Многие принимают служебные записки за рудимент, от которого уже давно следует отказаться. Отчасти в таком мнении есть смысл, однако в вопросах, касающихся выплаты денежных средств, служебку можно назвать уникальным инструментом. Любое движение денег всегда должно на чем-то основываться. Это необходимо и для отчетности перед налоговым органом, и для адекватного ведения бухгалтерии внутри самой организации. Например, если сотрудник обратится в бухгалтерию со служебкой на выдачу денег по любому поводу, её будут обязаны рассмотреть и дать официальный ответ.

В практике встречаются случаи, когда организации отказываются удовлетворять, казалось бы, вполне законные и обоснованные требования своих сотрудников. В такой ситуации работник мог бы обратиться в Государственную инспекцию труда с жалобой, чтобы восстановить справедливость, однако для этого потребуется иметь на руках хоть какие-то документы.

Таковым документом и может выступить несогласованная служебная записка. Это будет считаться официальным отказом руководителя, удовлетворить законное требование сотрудника, прямо предусмотренное Трудовым кодексом Российской Федерации.

Корреспонденция на предприятии

Любая организация, занимающаяся обменом документами посредством традиционных почтовых отправлений, должна решить вопрос, как организовать этот процесс. Здесь существует несколько вариантов: заключить договор на обслуживание, взаимодействовать с Почтой России как рядовой потребитель, франкировка, маркировка и так далее и тому подобное.

Каким бы образом предприятие на взаимодействовало с Почтой России, всегда может произойти ситуация, в рамках которой придется оплатить отправление самостоятельно. Кстати, стоимость посылки будет зависеть от её типа и веса. Например, заказное письмо в рамках одного населенного пункта обойдется предприятию порядка восьмидесяти-ста рублей. Если по каким-то причинам сотруднику пришлось самостоятельно купить марки или оплатить иную услугу в отделении почтовой связи, он получит полное право обратиться в бухгалтерию фирмы за денежной компенсацией.

Подтверждающие документы

Всякий раз, когда поднимается вопрос относительно выплаты денежных средств на работе, необходимо обращаться в бухгалтерию не с пустыми руками. Любая служебка, направленная на компенсацию, должна сопровождаться соответствующими подтверждающими материалами. В нашей случае это будет чек об оплате услуги, квитанция с Почты. Таким образом бухгалтерия сможет убедиться, что сотрудник в действительности отправил заказное письмо за свой счет, сколько ему пришлось заплатить за это.

Компенсации подлежит вся сумма вплоть до копеек, так как Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить работников всем необходимым. Отметим, что это правило касается также и любых расходов, понесенных сотрудником в ходе трудовой деятельности.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о возмещении стоимости отправки корреспонденции, отметим, что какого-то законодательно закрепленного шаблона отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Этот факт означает, что любая организация имеет возможность самостоятельно разработать фирменные бланки и шаблоны, утвердить их на локальном уровне, тем самым предоставив возможность сотрудникам пользоваться ими при каждом удобном случае ими пользоваться. К сожалению, далеко не каждое предприятие подходит столь ответственно ко внутреннему документообороту, а значит, будут нередки случаи, когда придется составлять служебку самостоятельно.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о возмещении стоимости отправки корреспонденции нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО главбуха. Далее по тексту, немного отступив вниз, укажем также ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.

Следующим шагом начинаем составлять основной содержательный блок нашей служебки. Утверждаем, что в рамках исполнения должностных обязанностей направляли письма в интересах организации, однако по тем или иным причинам были вынуждены заплатить за их отправку из своего кармана. Причины могут быть самые разнообразные, начиная от нехватки средств на балансе и заканчивая проблемами на стороне Почты России.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Не забываем надлежащим образом оформить список прилагаемых к служебке официальных бумаг, среди которых должны быть чеки об оплате и прочие документы.

Теперь, когда наша служебка полностью составлена, передаём её на рассмотрение в бухгалтерию, дожидаемся ответной реакции. Деньги вам могут выдать в наличной форме из кассы либо доначислить в следующую заработную плату.

Примерный образец