Служебная записка о внесении изменений в табель учета рабочего времени

Служебная записка о внесении изменений в табель учета рабочего времени – это документ, с которым один из представителей руководящего звена организации может обратиться к её директору или главному бухгалтеру, попросить о внесении изменений в уже утвержденный табель учета рабочего времени. Сегодня мы разберемся, что представляет собой табель учета рабочего времени, зачем нужен такой документ, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Табель учета

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель выплачивает заработную плату своим сотрудникам, исходя из количества фактически отработанного ими времени. Таким образом, чем больше часов в течение недели или месяца человек провел на предприятии, выполняя свои должностные обязанности, тем больше он должен получить.

Для того, чтобы бухгалтерия смогла правильно начислить зарплату, в конце каждого месяца начальники отделов сдают табели учета рабочего времени. Этот документ формируется руководителем отдела или структурного подразделения, содержит в себе информацию о количестве фактически отработанных часов каждого сотрудника. Имеем в виду, что человек в течение месяца мог находиться на больничном, в отпуске, служебной поездке, брать отгулы и так далее и тому подобное. Все вышеперечисленные часы оплачиваются по-своему, соответственно отражаются в табеле учета рабочего времени.

Бухгалтера будут интересовать, конечно же, все числа в табеле, однако наибольшее внимание уделяется, конечно же, отработанным часам. Будет лучше, если начальник отдела передаст проект табеля своим подчиненным, чтобы те могли самостоятельно свериться с числами, найти ошибки и своевременно указать на них.

Изменения в табеле

Если так случилось, что руководитель уже сформировал и утвердил табель учета рабочего времени, передал его в бухгалтерию, а только потом выяснилось, что документ содержит в себе ошибки, значит, их необходимо будет исправлять. Ошибка в табеле однозначно станет причиной начисления сотруднику заработной платы в некорректном размере, как в большем, так и в меньшем. Для того, чтобы не делать из этого большой проблемы, начальнику придется обращаться в бухгалтерию с соответствующей служебной запиской.

Внесение корректировок в табель должно иметь под собой основания. В нашем случае таким основанием станет служебная записка от начальника отдела. Адресатом служебной записки должен выступить руководитель, отвечающей за окончательное утверждение табелей и их передачу в работу. В различных организациях этот вопрос может отдаваться на откуп различным руководителям: директор, начальник филиала, главный бухгалтер.

Внести правки в табель нужно успеть до момента, пока бухгалтерия не сформировала расчетный лист и не заполнила платежное поручение на выплату заработной платы. Если этого не сделать, может возникнуть ряд проблем.

Например, если работнику заплатят меньше, чем он фактически заработал, придется доплачивать ему в следующей месяце соответствующую сумму, тем самым нарушая структуру зарплатного фонда организации. Ситуация, когда сотрудник получил больше, решается несколько сложнее. Удержать деньги из заработной платы без согласия подчиненного не выйдет, а значит, придется договариваться с человеком.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о внесении изменений в табель учета рабочего времени, отметим, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований для формирования такого документа. Получается, что сотрудник, нуждающийся в составлении подобной служебки, вправе сформировать её самостоятельно.

При работе со служебкой нам потребуется освежить в памяти общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами. Немаловажное внимание мы должны уделить и структуре нашего документа. Из содержания записки должно быть недвусмысленно понятно, кому она подается, от кого и по какому вопросу. Для этого придерживаемся стандартной для таких документов структуры: шапка, основной содержательный блок и реквизиты.

Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютера, МФУ и соответствующего набора программного обеспечения. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять нашу служебку с указания, кому и от кого она подается. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя-адресата, его должность, полное наименование организации. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что табель учета рабочего времени сотрудников такого-то отдела за такой-то месяц был составлен и утвержден с фактическими ошибками. Следующим шагом мы просим внести изменения в табель учета рабочего времени, разъясняем, о каких именно правках идёт речь. Например, кому-то могли не поставить сверхурочные часы или забыть вычесть день за отгул.

Примерный образец