Служебная записка о внедрении программного обеспечения

Служебная записка о внедрении программного обеспечения – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться к руководителю предприятия, выступить с инициативой установки и введения в практику какой-то компьютерной программы, которая должна упростить те или иные процессы. Сегодня мы разберемся, каким образом на предприятии может происходить внедрение программного обеспечения, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Программное обеспечение

Программное обеспечение в наше время не стоит на месте и постоянно развивается. Так, буквально каждый месяц на рынке появляются всё новые программы, призванные решать определенные задачи. Как известно, спрос рождает предложение, в мире информационных технологий также работает данное правило. Для того чтобы не отставать от конкурентов, предприятия должны всегда держать руку на пульсе.

Сейчас программное обеспечение способно облегчить практически все задачи, начиная от ведения учета товара и заканчивая настройкой высокотехнологического оборудования. Самое главное здесь – найти на рынке нужное предложение, связаться с потенциальным контрагентом и заключить сделку.

Внедрение программного обеспечения в работу предприятия будет означать необходимость приобретения лицензии на использование того или иного программного обеспечения. У каждого поставщика подобного рода услуг свои расценки и тарифы, тем не менее следует понимать, чем больше компьютеров вы планируете подключить к новой программе, тем дороже выйдет сама сделка.

Отметим, что далеко не в каждом случае придется загружать программу на сервер и устанавливать на все рабочие ПК. Например, если мы говорим об установке «1С: Склад»» для ведения учета ТМЦ на складе компании, достаточно будет установить программу только на ПК кладовщика и главбуха, чтобы они могли сообщаться друг с другом.

Служебная записка

Служебная записка о внедрении программного обеспечения является строго внутренним документом, необходимым для разрешения внутренних вопросов. Например, в нашем случае поводом для обращения станет принятие решения о внедрении программного обеспечения.

Выступить автором такой служебной записки в теории может совершенно любой человек, так или иначе взаимосвязанный с вопросами ПО. Что касаемо адресата записки, то им в любом случае будет один из руководителей компании. Вероятнее всего, это будет директор всей фирмы в целом, поскольку именно он обладает полномочиями по принятию решений подобного характера.

Отметим, что каких-то конкретных сроков по части принятия решения директором вовсе не предусмотрено. Более того, руководитель и вовсе не обязан согласовывать все поступающие на его вину обращения. В теории вы можете столкнуться и с отказом.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о внедрении программного обеспечения, следует отметить, что каких-то конкретных бланков или шаблонов для составления такого рода официальных бумаг не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что в теории любой желающий сотрудник имеет возможность сформировать официальную бумагу самостоятельно и в свободной форме.

Отметим, что служебная записка в любом случае должна формироваться по определенным правилам. Во-первых, речь пойдёт о соблюдении стандартной для таких документов структуры: шапка, основной содержательный блок и реквизиты. Во-вторых, не забываем о соблюдении делового стиля языка и нейтрального тона повествования.

Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Приступая к формированию служебной записки, следует отметить, что первым структурным элементом станет её шапка. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность служебки автора записки, но уже в родительном падеже. Отметим, что такого набора информации окажется вполне достаточно, чтобы считать служебку составленной максимально правильно.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку служебной записки. Здесь мы официально обращаемся к директору с инициативой внедрения на предприятии программного обеспечения для решения тех или иных задач. Если вы хотите приложить к служебке какие-либо бумаги, прикрепляем их на скрепку или скобу от степлера, прилагаем надлежащим образом.

В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования служебной записки. В таком виде служебную записку можно передавать на рассмотрение директору, начать дожидаться его ответной реакции. Как только руководитель примет соответствующее решение, автору служебной записки дадут об этом знать.

Примерный образец