Служебная записка о включении в план командировок

Служебная записка о включении в план командировок – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из рядовых сотрудников или локальных начальников, выступить с просьбой корректировки уже существующего командировочного плана. Сегодня мы разберемся, что представляет собой план командировок, какие организации им пользуются, причем здесь служебная записка и как её составить.

План командировок

План командировок представляет собой своеобразный график, согласно которому сотрудники поочередно будут направляться в служебные поездки. Как правило, подобная практика используется в организациях с частыми разъездами работников. Например, предприятие может оказывать услуги по информационной безопасности контрагентам по всей стране, причем как частным фирмам, так и государственным учреждениям, муниципальным ведомствам. Получается, что время от времени всем сотрудникам, занятым на определенных должностях, придется отказываться от привычного рабочего места и ехать в командировку.

Для того, чтобы более-менее равномерно и справедливо распределить командировочную нагрузку между работниками, компания может принять решение о создании плана командировок. Этот график утверждается приказом директора, а значит, работники должны будут ездить в отпуск согласно указанным в содержательной части документа датам.

Включение в график

Как известно, любой график является лишь формальностью, которая при стечении определенных обстоятельств может видоизменяться. Например, в план командировок в любой момент могут быть внесены изменения, однако здесь всё не так просто.

Во-первых, включение дополнительных служебных поездок в план потребует согласия руководителя компании. Как показывает практика, директор обычно не возражает относительно дополнительной работы для своих сотрудников.

Во-вторых, для организации дополнительной командировки необходимо будет найти соответствующий заказ. Заниматься этим будет кто-то из локальных руководителей компании. Обычно нахождение любого дополнительного подряда расценивается как локальная победа.

Что касаемо самого сотрудника, который должен будет поехать в служебную поездку, то его мнение на официальном уровне не учитывается. С точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации сотрудник обязан подчиняться распоряжениям работодателя по трудовым вопросам, а командировка, как известно, как раз и является рабочим моментом. Конечно, хороший начальник всегда в устной форме уточнит мнение человека на счет грядущей командировки, примет его во внимание при принятии решения.

Вполне вероятно, если у одного сотрудника по личным причинам не будет получаться данная поездка, компания сможет найти заместителя. В случае отсутствия заместителя придется принимать радикальные решения.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки о включении в план командировок, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что наша служебка в теории может быть составлена в произвольном виде, учитывая при её оформлении лишь общие правила делового документооборота.

Первое – это соблюдение делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Второе – выдержка стандартной для подобных обращений структуры.

По структуре служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Каждый отдельно взятый элемент имеет свои нюансы по части оформления, разберем их чуть позже.

Написать текст официальной бумаги мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку о включении в план командировок с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность в штатном расписании авторы настоящего обращения, в родительном падеже. Такого набора идентификаторов окажется вполне достаточно, чтобы считать служебку полностью сформированной, поскольку обращение носит строго внутренний характер.

Ниже по документу мы обращаемся к начальнику, просим его о включении в план командировок дополнительной служебной поездки. Здесь мы должны расставить точки над «i» по следующим вопросам:

• в какие даты планируется служебная поездка;
• место проведения работ;
• сотрудник, направляемый в командировку.

В завершение работы с документом мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша официальная бумага уже полностью оформлена, останется только передать её итоговый вариант на рассмотрение и дождаться какой-то ответной реакции от директора.

Примерный образец