Служебная записка о транспортных расходах

Служебная записка о транспортных расходах – это документ, с которым работник организации может обратиться к её руководителю с просьбой компенсировать денежные средства, затраченные на перемещение в служебных целях. Сегодня мы разберемся, в каких случаях имеет место составление подобной официальной бумаги, как правильно её сформировать.

Транспортные расходы на работе

Под транспортными расходами понимаются денежные средства, которые сотрудник компании затратил из своего кармана на выполнение служебных целей и задач. Чаще всего работники несут транспортные расходы, находясь в служебной поездке. Как правило, ни одна командировка не обходится без поездок на такси, электричке или поезде. Обычно работодатель выделяет денежные средства на транспорт заранее, в связи с чем сотруднику не приходится пользоваться личными деньгами, однако выделенных может и не хватить. По приезде из командировки придётся обратиться к директору со служебной запиской, потребовать компенсировать расходы.

Также транспортные расходы можно понести и без направления в командировку, выполняя должностные обязанности по основному месту работы. Некоторые профессии и должности связаны с перемещением по городу. Сюда можно отнести, например, менеджера выездных продаж, которых посещает офисы различных компаний, предлагает свои услуги, проводит встречи с руководителями юридических лиц. Для того чтобы добраться от своего обычного рабочего места до необходимой точки в городе необходимо будет востребоваться транспортом (общественным или такси).

Служебная записка

Служебная записка является официальной бумагой из внутреннего документооборота организации. Посредством служебок сотрудники одной компании производят взаимодействия друг с другом по любым вопросам:

• списание товарно-материальных ценностей;
• решение кадровых задач;
• перспективы развития организации;
• сообщение о нарушении трудовой дисциплины;
• компенсация денежных средств.

В нашем случае речь пойдёт о вопросе из последней категории. Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателя обеспечить своих подчинённых всем необходимым для осуществления их трудовой деятельности. Так, если должностные обязанности работника связаны с перемещением по городу, организация должна организовать и отладить процесс. Когда сотрудник перемещается за свой счет, руководство фирмы обязано компенсировать его расходы.

Подтверждение

Для того чтобы рассчитывать на компенсацию затраченных денежных средств придётся подтвердить необходимость и действительность расходов. Разберемся, что понимается под этими двумя категориями.

Необходимость предполагает наличие веских причин использования того или иного вида транспортного средства. Так, например, работодатель может со скепсисом отнестись к перемещению на такси, когда была возможность воспользоваться общественным транспортом. Здесь всё будет зависеть от правил, установленных в каждой отдельно взятой организации. Например, если до места следования от места отправления существует маршрут по автобусной линии или ветке метро, а работник решил вызвать себе такси, работодатель может отказать компенсировать подобные расходы.

Что касаемо действительности, здесь речь идёт о наличии у работника-заявителя подтверждающих расходы документы. Так, к служебке потребуется приложить транспортный билет или электронный чек о его оплате. Если вы хотите компенсировать расходы на такси, онлайн-чек можно найти в мобильном приложении перевозчика, разделе «история поездок». Когда директор одобрит вашу служебку и отдаст распоряжение бухгалтерии выплатить вам деньги, им придётся проводить процедуру через средства организации, то есть записать эту статью в расходы, учесть в налогообложении.

Инструкция по составлению служебки

Хотелось бы отметить, что никакой унифицированной формы для составления записки о транспортных расходах действующее законодательство не предусматривает, а значит, у нас имеется возможность оформить документ в произвольном виде. Иногда на предприятиях разрабатываются и утверждаются бланки для внутреннего пользования, которыми могут пользоваться сотрудники компании в целях облегчения себе задачи и придания документообороту компании более единообразного внешнего вида. Уточнить по наличию шаблонов следует у коллег из отдела кадров или бухгалтерии. Как бы то ни было, всегда имеется возможность составить записку в свободной форме.

Служебная записка по своей структуре разделяется на несколько условно-самостоятельных смысловых блоков: шапку, разъяснение сути обращения, выдвижение просьбы о компенсации расходов на транспорт, дату и подпись. Разберемся, как правильно сформировать каждую из них.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать, кому и от кого адресуется наша служебка. В дательном падеже укажем ФИО директора компании, а также её полное наименование со ссылкой на организационно-правовую формую. Далее по тексту, но уже в родительном падеже, обозначим ФИО работника-заявителя служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу утверждаем, что перемещались по городу в рабочих целях за свой счёт, разъясняя причины, как так вышло. В подтверждение своих слов обязательно ссылаемся на имеющиеся на руках документы об оплате транспорта. Следующим шагом обращаемся к руководителю и просим компенсировать понесенные нами расходы, выплатить из кассы энную сумму денежных средств.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное автографом составителя служебки, ставим дату оформления официальной бумаги. В таком виде записку можно передавать на рассмотрение директору.

Примерный образец