Служебная записка о списании сырья

Служебная записка о списании сырья – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться любой её работник, выразить просьбу о списании неподлежащего к применению материала, продуктов питания. Сегодня мы разберемся, что подразумевается под сырьем, в каких случаях оно подлежит списанию, кто должен выступать с подобной инициативой и как правильно составить официальную бумагу.

Сырье на предприятии

Первым делом разберемся, что понимается под сырьем. По идее, под сырьём принято понимать любой расходный материал, из которого в дальнейшем при обработке получится какой-либо продукт, какое-то изделие. Речь может идти практически, о чем угодно, будь то глина, мука, песок или что-то ещё. Например, для кондитерского цеха сырьем будет считаться мука, ведь она используется практически во всех кондитерских изделиях.

Само по себе сырье не представляет особой ценности, ведь это, по сути дела, лишь составной ингредиент будущего изделия, будь то металлоконструкция или продукт питания. Таким образом у любого предприятия, занимающегося производством чего-либо, на складе должны быть сконцентрированы запасы материалов и сырья. Конкретный перечень запасов будет зависеть от того, какой именно продукцией занимается компания.

Хранить сырьё необходимо в полном соответствии с заявляемыми производителей требованиями. В частности, существуют условия по части температуры воздуха в помещении, уровня влажности и так далее. Если соблюдать все требования и использовать сырьё до истечения срока его годности, компания не потеряет ни копейки потенциальной прибыли.

Списание сырья

Списывать имеющееся на складе сырьё нужно в тех случаях, когда оно по определенным причинам уже не сможет пойти в производство. Например, сырьё могло быть испорчено в результате нарушения условий хранения или продано контрагенту по выгодной цене. Какова бы ни была причина списания, если определенный объем сырья исчез со склада, то есть не сможет быть использован по назначению, значит, его необходимо списать. Таким образом организация снизит налогооблагаемую базу, будет лучше понимать свои ресурсы, на которые она может рассчитывать на текущий финансовый период.

Списывать материальные ценности компании могут только представители вышестоящего руководства. В частности, речь идёт о директоре и главном бухгалтере. Как правило, всеми вопросами хозяйственного толка занимается именно главбух, ведь имущество и финансы – это по его части. Несмотря на это, служебку нам, вероятнее всего, придется писать на имя директора, как на руководителя. Если директор завизирует бумагу, можно будет передать её главбуху, попросить о списании.

Следить за фактическими запасами сырья на складе должен кладовщик или заведующий по административно-хозяйственной части. Именно эти сотрудники следят, чтобы производство всегда было обеспечено должными объемами расходных материалов. Если по документам сырьё будет числиться на складе, а фактически отсутствовать, это может ввести руководство в заблуждение, спровоцировать убытки.

Форма документа

Форма служебной записки о списании сырья не утверждается на законодательном уровне, однако может быть утверждена на локальном. Это означает, что руководство любой частной компании имеет возможность самостоятельно разработать фирменные бланки под своим нужды. Таким образом сотрудники всегда смогут воспользоваться заранее заготовленным шаблоном, чтобы не тратить своё время на бесполезную работу и не портить внешний вид документооборота предприятия.

Рассказываем, как составить записку

Процесс формирования записки нам следует начинать формировать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги прописываем полное наименование организации, ФИО и должность руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность. Отметим, что обращение носит строго внутренний характер, а значит, прописывать более подробные идентификаторы нет никакой необходимости.

Ниже по документу обращаемся к представителям руководства, выражаем просьбу о списании сырья на предприятии. В обязательном порядке укажем причину списания: утрата, реализация и так далее и тому подобное.

Отметим, что для списания сырья у бухгалтерии всегда должны быть определенные основания. В нашем случае основанием как раз и выступит данная служебная записка. Если налоговый орган придет с проверкой, компания сможет отчитаться о причинах списания. Таким образом происходит контроль за легализацией денежных средств и прочими околозаконными махинациями.

В завершение работы с документом нам останется лишь заверить всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка полностью составлена, передаём её на рассмотрение, дожидаемся издания приказа о списании сырья. Если к нашей служебке прилагаются какие-то официальные бумаги, перечисляем их в столбик по порядку. Например, в качестве приложения может выступить акт о нарушении трудовых обязанностей, в котором утверждается, что сотрудник своими действами допустил порчу сырья.

Примерный образец