Служебная записка о смене печати

Служебная записка о смене печати – это документ, с которым в адрес директора может обратиться любой сотрудник фирмы, заметивший, что нынешняя печать организации нуждается в замене в силу тех или иных обстоятельств. В рамках настоящего текста мы разберемся, зачем вообще нужна печать, в каких случаях её используют, что может привести к необходимости замены.

Печать организации

С недавних пор использование печати организации стало необязательным, а значит, все сделки могут быть заключены и без фирменного штемпеля. Несмотря на это, многие предприятия и по сей день используют штампы в своём документообороте. Считается, что оттиск фирменного штемпеля фирмы придает документу большей серьезности и юридической силы, хотя и с точки зрения Федерального закона «О бухучете» это не так. Тем не менее печати в ходу по сей день, а значит, за ними необходимо следить и правильно ухаживать.

По идее, печать должна содержать в себе определенный набор реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя. В частности, речь идёт о полном наименовании предприятия, её ИНН, ОГРН, юридическом адресе, а также фирменном логотипе, если таковой имеется. Созданием печатей занимаются специализированные организации, имеющие соответствующее типографическое оборудование. Стоимость услуги по созданию штемпеля будет зависеть от сложности работы, типа самой печати и прочих факторов.

Если с печатью что-то случится, то есть её нельзя больше применять в деловых целях, потребуется обновить штемпель или заменить его на новый. Именно в таких целях нам и понадобится составить служебную записку.

Причины для замены

Если говорить коротко, причин для замены фирменного штампа организации всего две:

• организация изменила реквизиты, а значит, сведения на текущей версии печати уже неактуальны;
• печать физически утратила надлежащий внешний вид, не может более применяться в деловом документообороте.

Так, организации довольно часто изменяют свои юридические адреса в связи с переездом или наименования в связи с ребрендингом. В обоих из этих случаев придется также заменять штамп.

Что касаемо качества самой печати, ни для кого не секрет, что с годами краска имеет свойство высыхать, равно как и сама губка, которая оставляет оттиск. Таким образом даже при надлежащем уходе за штемпелем рано или поздно он будет оставлять не такой яркий оттиск, как это было когда-то. Более того, сам материал, из которого сделана печать, имеет свойство стираться от соприкосновений с бумагой, откалываться и так далее и тому подобное.

Служебная записка

Несмотря на то, что только директор предприятия в полной мере может действовать от его имени, фактически же заключением сделок и взаимодействием с государственными органами будут заниматься совершенно иные лица. Так, у одной и той же компании может быть несколько десятков собственных печатей. Как мы уже говорили ранее, печать портится от количества нажатий на неё. Очевидно, что по роду деятельности одни сотрудники будут чаще пользоваться штемпелем, чем другие, а значит, часть печатей выйдет из строя существенно раньше других.

Как только кто-то из сотрудников заметит, что штемпель уже имеет ненадлежащий внешний вид, следует незамедлительно сообщить об этом директору, выразить инициативу о его замене или обновлении.

Служебная записка как документ представляет собой крайне удобный способ сообщения между представителями одной организации. Директор отрабатывает служебки от своих сотрудников с повышенным приоритетом, понимая, что от этого, во многом, будет зависеть работа всей компании.

Написать записку можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Носителем информации уже традиционно выступит чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебку

Процесс составления служебной записки о смене печати нам следует начать с составления её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу обращаемся к директору и утверждаем, что штемпель с фирменным оттиском организации за таким-то инвентарным номером нуждается в замене по такой-то причине. Просим директора в кратчайшие сроки рассмотреть вопрос об обновлении штампа в связи с необходимостью его применения в работе.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь мы передаём итоговый вариант служебки на рассмотрение, ждём, пока её согласуют. В дальнейшем подписанный экземпляр записки нам потребуется передать заведующему по АХЧ, чтобы тот занялся вопросом обновления печати.

Срок исполнения распоряжения директора будет напрямую зависеть от расторопности организации, занимающейся созданием штампов для организаций. Как показывает практика, на всю процедуру, включая транспортировку, уйдет на меньше трёх дней. Всё это время придется обойтись без печати вовсе либо брать другую, если таковая возможность вообще имеется.

Примерный образец