Служебная записка о расходовании денежных средств – это официальная бумага, в которой работник организации будет отвечать директору или главбуху на запрос относительно того, куда были затрачены выделенные денежные средства. Сегодня мы разберемся в особенностях отчетности на предприятиях, расскажем, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Расходование средств предприятия
Любая организация, чем бы она ни занималась, обязана вести бухгалтерию и подчиняться положениям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Бухгалтерия, по большей части, будет состоять из различного рода отчетной документации: акты, сметы, ведомости. Куда бы денежные средства компании ни расходовались, на каждое такое действие должен быть отчетный документ. Такая отчетная документация формируется сотрудниками по мере исполнения их обязательств в рамках трудового процесса.
Например, подтвердить расходы денежных средств работник может посредством предоставления в бухгалтерию чеков или накладных, полученных в результате совершения сделки. Отметим, что в случае невозможности оправдать расход денег к сотруднику начнутся серьезные вопросы. Как правило, с такими работниками подписываются соглашения о полной материальной ответственности. Таким образом, если что-то случится, придется выплачивать деньги в бухгалтерию из своего кармана.
Для того чтобы не допустить ситуаций, в которых возникнет необходимость рассчитываться с работодателем честно заработанными деньгами, нужно со всей ответственностью подходить к вопросу отчетности. В том случае, если к вам возникнут какие-то вопросы, нужно будет грамотно на них ответить, предоставить отчетные документы и оправдать позицию.
Служебная записка
Служебная записка о расходовании денежных средств, как мы уже выяснили, можно отнести к отчетной сфере. Отметим, что такая служебка всегда является именно ответной реакции на поступивший от работодателя запрос предоставить информацию, данные, документы. Подобный запрос может поступить в адрес заведующего по АХЧ, завхоза или же специалиста по закупкам. Как правило, именно эти работники чаще других взаимодействуют с бюджетными деньгами, тратят их на нужды предприятия.
Следует иметь в виду, что чисто в теории совершенно любой сотрудник может взять деньги в подотчет на те или иные цели, а потом будет обязан отчитаться за каждую потраченную копейку. Например, юристы берут деньги на отправление корреспонденции или на проезд до места проведения судебного заседания. В дальнейшем такой работник должен будет предоставить транспортные документы или же документы с почты об оплате её услуг.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о расходовании денежных средств, следует понимать, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо строгих бланков для формирования подобной официальной бумаги. Таким образом получается, что подобную служебную записку в теории сможет сформировать совершенно любой работник, чем бы он ни занимался. При работе со служебкой необходимо будет руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота.
Во-первых, нам придется придерживаться делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Это довольно-таки важно, поскольку взаимоотношения между работником и работодателем должны оставаться в деловых рамках.
Во-вторых, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Далее мы поподробнее пройдемся по вопросу оформления каждого отдельно взятого структурного блока.
Написать текст служебной записки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Безусловно, печатный вариант видится более перспективным, так как придаст служебке более деловой внешний вид. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Инструкция по составлению служебной записки
Начинаем составлять служебную записку о расходовании денежных средств с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем полное наименование компании, в которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебки в родительном падеже. Имеем в виду, что такого набора идентификаторов представителей сторон окажется вполне достаточно, чтобы сказать, что служебка уже полностью составлена.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Здесь мы должны официально обратиться к директору или главному бухгалтеру, начать давать ответ на поступивший в наш адрес вопрос относительно расходования денежных средств. Разъясняем, что выданные такого-то числа денежные средства в такой-то сумме были затрачены на такие-то цели, предоставив соответствующий отчетный документ: акт, накладная, чек. Сами платежные документы прилагаем к служебке, оформив в качестве приложений.
В завершение работы с документом распишемся за всё вышеизложенное, проставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже практически полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции. Если руководство устроит ваш ответ, на этом процедура будет закончена. В противном случае будет поставлен вопрос относительно компенсации денег из личного кармана.
Примерный образец
