Служебная записка о расходах на такси

Служебная записка о расходах на такси – это официальная бумага, в которой работник той или иной организации обращается к её руководству, просит выделить денежные средства из бюджета в качестве покрытия личных расходов на такси в служебных целях. Сегодня мы разберемся, обязан ли работодатель оплачивать проезд своих сотрудников на такси, что делать, если пришлось заплатить из собственного кармана, а директор отказывается компенсировать.

Поездки в служебных целях

Должностная инструкция некоторых профессий предусматривает саму возможность передвижение по населенному пункту из точки «А» в точку «Б» в рамках рабочего дня. Такие выезды нельзя назвать командировкой, ведь, по сути дела, рабочее место сотрудника остается неизменным, а сам выезд носит краткосрочный характер:

• встретиться с представителем партнерской организации для обсуждения условий сделки;
• посетить встречу с представителем государственного органа по любым вопросам;
• отвезти те или иные документы адресату;
• сходить на судебное заседание от лица организации;
• и так далее и тому подобное.

Любая организация, будь то частная или государственная, вынуждена контактировать с другими представителями рынка, а значит, без личных встреч также обойтись не выйдет.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить своих работников всем необходимым для осуществления ими трудовой деятельности. Если резюмировать все положения Закона «О труде», сделав из них выжимку, получится следующий принцип: работник не должен тратить личные средства в удовлетворение интересов организации. Таким образом, если по работе необходимо оказаться в другой части города в кратчайшие сроки, совершенно очевидно, что придется пользоваться услугой частного извоза, такси.

Во многих организациях вопрос о передвижении сотрудников решается в кратчайшие сроки посредством наличия в штате водителей или оперативного заказа такси офис-менеджером, однако такая практика существует лишь в крупных компаниях. Если ваш работодатель не поставил вопрос с транспортом на поток, придется писать служебную записку в частном порядке.

Служебная записка

Служебная записка как официальная бумага представляет собой обращение от одного представителя организации к другому. Как правило, обращения носят вертикальный характер, снизу вверх, то есть подчинённые пишут служебные записки на имя руководителей. Случай с компенсацией расходов на такси не становится исключением.

В тексте служебной записки её автор должен отметить, что в удовлетворение интересов организации он воспользовался услугами частного извоза, оплатил их из своего кармана. В знак подтверждения этих слов потребуется приложить подтверждающие официальные бумаги. В нашем случае это будет скриншот из мобильного приложения по заказу такси, на котором будет видно:

• когда именно вызывалось такси (точные дата и время);
• маршрут поездки;
• стоимость поездки.

Сами деньги могут выдать работнику как наличными, так и в безналичной форме. Сроки исполнения зависят от конкретной ситуации, размеров компенсации проезда и занятости сотрудников бухгалтерии. Так, если расчетный счет организации и зарплатный счет сотрудника отрыты в одной кредитной организации, деньги могут поступить за считаные минуты, как только бухгалтер заполнит платежное поручение.

Рассказываем, как составить записку

Служебная записка о расходах на такси должна начинать заполняться с шапки. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, сделав небольшой отступ вниз, укажем ФИО автора служебки и занимаемую им должность, но уже в родительном падеже. Этих сведений о сторонах будет вполне достаточно, так как записка носит строго внутренний характер, нет нужды оставлять более подробные идентификаторы.

Ниже по документу утверждаем, что такого-то числа в такое-то время мы были вынуждены воспользоваться услугами такси по служебным целям, оплатили услугу частного извоза своими деньгами, из своего кармана. В обязательном порядке нам потребуется обосновать необходимость передвижения по городу именно на такси, то есть разъяснить, почему нельзя было воспользоваться общественным транспортом. Если руководство сочтет, что в вызове такси не было никакой необходимости, автора служебки могут оставить без компенсации расходов.

Скриншот из мобильного приложения сервиса заказа такси следует распечатать на принтере, прикрепить к служебной записке на скрепку или степлер. Таким образом мы подтвердим действительность наших трат.

Теперь, когда основной блок служебки сформирован полностью, нам остается лишь заверить её своим автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Передаём служебную записку на подпись директору, ждём согласования, несём завизированный вариант в бухгалтерию, ждём перечисления денежных средств.

Примерный образец