Служебная записка о проведении инвентаризации – это документ, с которым в адрес директора компании может обратиться фактически любой её сотрудник, выразить инициативу о проведении инвентаризации. Сегодня мы разберемся, что представляет собой процедура инвентаризации, в каких случаях она проводится, зачем нужна соответствующая служебка, как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Инвентаризация
Под инвентаризацией принято понимать процедуру сверки фактически имеющегося в наличии на складе имущества с тем количеством и ассортиментом, что указаны на бумагах. Это довольно-таки важное мероприятие, которое должно проводиться в каждой компании без исключения, причем, на регулярной основе. Общепринятый срок проведения – один раз в год. В теории предприятие может проводить сверку чаще или реже, здесь всё зависит исключительно от желания руководства понимать, какими ресурсами фирма в действительности обладает.
Сама инвентаризация представляет собой сверку имущества в ручном режиме. Директор, издавая соответствующий приказ, формирует на месте инвентаризационную комиссию. В мероприятии в обязательном порядке участвует заведующий по АХЧ или иное материально ответственное за имущество лицо, однако не в качестве члена комиссии, но в особом статусе. В частности, ответственный сотрудник должен будет написать расписку, что все ценности, поступившие на его вину, были поставлены на учёт, а выбывшие – сняты.
Если члены комиссия выявят расхождение, будет то недостача или излишки, завхозу придется писать объяснительную записку на имя руководителя, пояснять причины, как так вышло.
Служебная записка
Как мы уже упоминали выше, для проведения инвентаризации потребуется соответствующий приказ директора, а для его издания, в свою очередь, потребуется основание. Таким основанием как раз и выступит наша служебная записка.
Отметим, что инвентаризация может быть как плановой, так и внеплановой. Служебка потребуется в любом случае.
Составить записку в теории может совершенно любой сотрудник, однако фактически её автором выступит кто-то из представителей руководящего звена фирмы либо сам заведующий по АХЧ. Так, например, при смене сотрудника на должности завхоза в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация, чтобы новый человек принял имущество на свою вину в таком состоянии, в котором оно находится фактически, а не изложено на бумаге. Также инвентаризация может быть проведена внепланово, если руководство решит проверить, в каком состоянии находится склад.
Как бы то ни было, инвентаризация – это всегда масштабный процесс, а его осуществление займет определенное количество времени. Конкретные временные рамки будут зависеть от размеров склада и количества имущества на балансе фирмы, а также расторопности сотрудников.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки о проведении инвентаризации, следует отметить, что она может существенно разниться от предприятия к предприятию. Дело в том, что отечественные власти с 2014 года не предъявляют каких-либо строгих требований к внешнему виду такого рода официальных бумаг, в связи с чем внутренний документооборот фирм отдан на откуп их руководителям. Директор компании обладает возможностью разработки и утверждения локального акта. Одним из таких актов могут быть закреплены фирменные бланки предприятия, которыми работники смогли бы пользоваться по мере необходимости.
К сожалению, далеко не каждая организация столь ответственно подходит к собственному документообороту, в связи с чем очень часто сотрудникам приходится составлять служебки самостоятельно, своими силами. Для того, чтобы правильно составить записку о проведении инвентаризации, вооружимся чистым листком формата А4, чёрной или синей шариковой ручкой.
Если у вас есть техническая возможность исполнить обращение к директору в печатном варианте, лучше воспользоваться компьютером и принтером. Машинописный текст всегда выглядит более опрятно и лучше воспринимается человеческим глазом.
Рассказываем, как составить служебку
Служебная записка о проведении инвентаризации должна начать составляться с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя. Например, в обществе с ограниченной ответственностью руководителем будет являться директор, в больнице – главврач, а в товариществе – председатель. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую должность в организации. Прописывать более подробные реквизиты нет необходимости, ведь служебка носит строго внутренний характер.
Ниже по документу мы обращаемся к директору и со ссылкой на определенные обстоятельства просим провести на складе фирмы инвентаризацию. В обязательном порядке следует обозначить причину, по которой вы решили обратиться с подобной просьбой. Например, это может быть плановая проверка либо инициатива связана с совершением хищения, иными обстоятельствами. Как бы то ни было, директор, принимая решение, должен быть поставлен в курс дела.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования служебной записки. Теперь нам осталось лишь передать её итоговый вариант на рассмотрение и дождаться ответной реакции. По идее, руководитель должен заверить служебку своим автографом и издать приказ о проведении инвентаризации.
Примерный образец
