Служебная записка о продлении договора с контрагентом

Служебная записка о продлении договора с контрагентом – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться его заместитель или менеджер, выразить инициативу пролонгации уже заключенного соглашения на более длительный срок. Сегодня мы расскажем, что понимается под пролонгацией договора, кто имеет право подписывать соответствующие документы, зачем нужна служебная записка и как правильно её составить.

Договоры между организациями

Договоры между различными организациями представляют собой гражданско-правовые соглашения, в рамках которых стороны договариваются о совершении какой-либо сделки на определенных условиях. Эти самые договоры могут носить как периодический, так и единоразовый характер. В первом случае речь пойдет об оказании каких-либо услуг, будь то сотовая связь, сопровождение, аудит или что-то ещё.

Так, если договор между компаниями заключен на определенный срок, значит, когда он будет подходить к концу, необходимо будет решить, являлось ли сотрудничество взаимовыгодным, есть ли смысл продлять такое соглашение. Эта задача поручается менеджерам и заместителям руководителя фирмы. Сам директор организации выполняет, по большей части, представительские и управленческие функции, а данная работа требует глубокого анализа и взаимодействия с документами.

Как правило, каждую отдельно взятую сделку предприятия курирует вполне себе конкретный сотрудник. Это может быть менеджер или иной представитель организации. Именно менеджер должен будет проанализировать деловое соглашение, оценить его результаты. Если окажется, что фирма всё еще нуждается в подобных услугах, а в данном контрагенте нас всё устроило, можно будет обратиться к директору с инициативой пролонгации договора.

Перечень лиц, имеющих возможность подписывать договоры от лица организации, определяется законодательством и внутренней документацией. Так, в обществе с ограниченной ответственностью по умолчанию соответствующее право есть только у её единоличного руководителя, то есть директора. В теории полномочия могут быть дарованы и иным работникам, если составить на них доверенности или отразить соответствующие положения в уставе. Как правило, стараются обходиться именно доверенностями, так как это значительно проще.

Служебная записка о продлении

Итак, автором служебной записки о продлении договора с контрагентом выступит менеджер, а адресатом фактически любой представитель фирмы, имеющий полномочия по подписанию партнерских соглашений. В теории, помимо директора, такие права могут быть у заместителя директора, руководителя структурного подразделения, начальника одного из отделов. Чаще всего служебка будет адресоваться именно на имя директора или, в крайнем случае, главного бухгалтера.

В тексте служебки необходимо будет разъяснить, что с данным контрагентом организация взаимодействует уже определенное время, вкратце разъясняем, как именно прошел период совместной работы. Если были какие-то проблемы по части исполнения условий договора или задержки оплаты, сообщаем об этом руководителю. Также нелишним будет проанализировать рынок в поисках организаций, предоставляющий аналогичный перечень услуг, узнав их стоимость. Докладываем эти сведения директору, а затем он уже самостоятельно будет решать, как лучше поступить.

Разбираемся, как составить служебку

Служебная записка о продлении договора с контрагентом относится к той разновидности документов, для составления которых отечественный законодатель не предусмотрел каких бы то ни было унифицированных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что нам придется формировать служебку самостоятельно и своими силами. Для этого достаточно лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами и приступить к работе.

Начинаем процесс формирования нашей служебки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подается документ. В частности, потребуется указать ФИО руководителя компании, его должность, а также название юридического лица. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, его должность согласно штатному расписанию. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, этих сведений окажется вполне достаточно.

Ниже по документу мы обращаемся к директору, утверждаем, что у нашей компании заключен договор с таким-то контрагентом, а соглашение сейчас подходит к завершению. Разъясняем руководителю детали взаимодействия, а также указываем на все проблемы, с которыми пришлось столкнуться в процессе взаимодействия. Также не забываем привести краткую аналитику рынка услуг в данной сфере, сопоставив стоимость среди других контрагентов.

В завершение работы с документом мы просим директора продлить договор с текущим деловым партнером, подписав дополнительное соглашение к нему, а возможно и встретившись с представителем организации лично. Теперь, когда наша служебка уже полностью сформирована, остается лишь заверить её собственным автографом и ждать, когда же руководитель рассмотрит её и примет соответствующее решение. Как только что-то станет понятно, вас поставят в известность, уведомят о принятом решении.

Как бы то ни было, для автора служебки работа на этом не заканчивается, ведь именно ему фактически придется договариваться с деловыми партнерами, новыми или старыми.

Примерный образец