Служебная записка о предоставлении парковочного места – это документ, с которым работник предприятия может обратиться в адрес заведующего по административно-хозяйственной части, попросить предоставить доступ к служебной парковке автотранспорта. Разбираемся, зачем нужна подобная служебная записка, как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Парковка на работе
Организация, имеющая в своём распоряжении штат сотрудников, обязана обеспечить их не только всем необходимым для работы, но также создать комфортные условия нахождения на территории предприятия. Речь идёт о наличии обеденного помещения с холодильником и СВЧ-печами, столовых приборов, мест для отдыха и так далее и тому подобное. Одним из таких факторов комфорта является служебная парковка для сотрудников компании, на которой могут останавливаться исключительно автомобили работников. Сама парковка может размещаться как на территории предприятия под открытым небом, так и в отдельном помещении, под крышей.
Любая охраняемая парковка должна быть оборудована шлагбаумом и забором. Сейчас уже любая подобная конструкция работает дистанционно, то есть обеспечить проезд можно удаленно, нажав соответствующую кнопку на пульте управления. Именно для того, чтобы получить тот самый заветный пульт сотруднику и придется обратиться со служебной запиской.
Как правило, обязательства по управлению парковкой доверяются заведующему по административно-хозяйственной части. Каждое устройство, позволяющее получить доступ на парковку, стоит денег, а ответственность возлагается на ответственное лицо. Таким образом, доверяя пульт управления работнику, на него возлагается также и материальная ответственность. Если человек, которому доверили дистанционный пульт, потеряет его, придется компенсировать стоимость из своего кармана.
Служебная записка
Служебная записка представляет собой документ, применяемый для сообщения сотрудников одной организации внутри неё самой. Таким образом служебка никогда не выйдет за пределы документооборота одного предприятия, предназначена исключительно для её представителей.
В нашем случае адресатом служебной записки выступит заведующий по АХЧ. Это тот редкий случай, когда для разрешения какого-либо вопроса не потребуется обращаться к директору, а значит, скорость принятия решения существенно увеличится. Любой руководитель по роду деятельности является очень занятым человеком, а значит, ждать подписания одной бумаги можно по нескольку рабочих дней.
Для совершения любого действия в рамках организации потребуется наличие определенных оснований, в том числе и для предоставления парковочного места одному из сотрудников. Как ни крути, а количество мест, равно как и пультов дистанционного открытия шлагбаума, ограничено, а значит, они достанутся не всем. Заведующему по АХЧ нужно знать, сколько мест и кем занято.
Форма документа
Отечественный законодатель не предоставил какой-то конкретной формы для составления служебной записки о предоставлении парковочного места сотруднику. Если до 2014 года органы власти ещё предпринимали попытки регулировать внутренний документооборот частных предприятий, то сейчас этот вопрос целиком и полностью отдан их руководству. Многие компании самостоятельно разрабатывают фирменные бланки для тех или иных случаев, которыми сотрудники смогут воспользоваться при необходимости. Конечно, предоставление парковочного места является частным случаем, а значит, едва ли мы сможем найти в отделе кадров шаблон под такой документ.
Итак, если шаблона не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки, составлять служебку самостоятельно. Для этого вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, освежаем в памяти общие правила делового документооборота. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Инструкция по составлению записки
Служебную записку о предоставлении парковочного места нам следует начать составлять с заполнения её шапки. В верхней части документа укажем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность сотрудника, отвечающего за парковку. Как правило, это почти всегда будет заведующий по АХЧ. Затем здесь же, несколько отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.
Следующим шагом обращаемся к своему коллеге, просим предоставить нам парковочное место на парковке для служебных автомобилей сотрудников нашей организации. Обозначим, какой автомобиль мы планируем там парковать, его марку и государственный номер. Принимаем на себя ответственность за сохранность брелока дистанционного подъема шлагбаума. Речь идёт о полной материальной ответственности, то есть придется компенсировать понесенные организацией убытки в полном размере.
В принципе, на этом процесс составления служебки подходит к завершению. Заверяем итоговый вариант официальной бумаги своим автографом, ставим дату формирования документа. В таком виде записку уже смело можно назвать полностью сформированной и готовой на передаче к рассмотрению. Как только заведующий по АХЧ рассмотрит служебку и примет решения относительно её удовлетворения или неудовлетворения, вам дадут об этом знать. При положительном результате вас пригласят для вручения брелока.
Примерный образец
