Служебная записка о поездке в командировку на личном транспорте

Служебная записка о поездке в командировку на личном транспорте – это официальная бумага, которую может заявить работник, направляемый в командировку, если он желает отправиться в служебную поездку на собственном автомобиле. Сегодня мы разберемся, зачем нужен подобный документ, каким образом будет оплачиваться поездки на своей машине, как правильно оформить служебку.

Командировочные расходы

Командировочные расходы представляют собой денежные средства, которые предприятие должно потратить на содержание своего сотрудника в служебной поездке. Сюда входят затраты на транспорт, проживание и питание. По идее, работник не должен тратить деньги из своего кармана, однако, если организация жалеет средстве на содержание подопечных, размер суточных будет оставлять желать лучшего.

Транспортные расходы могут пойти на приобретение автобусных, авиа- или железнодорожных билетов до места следования, а также на оплату таки, топлива личного автомобиля. О последнем варианте сегодня мы и поговорим.

Если у работника есть личный автомобиль, он желает отправиться в командировку на нём, организация может пойти навстречу и одобрить подобную инициативу. Здесь нам потребуется согласие обеих сторон трудового договора. Предприятие также не вправе принудить своего сотрудника ехать на личном авто. Расходы на бензин или дизель берёт на себя работодатель, передавая денежные средства заранее или обязуясь возместить их по факту возвращения из поездки. Работнику потребуется предоставить все кассовые чеки с заправкой, на которых он останавливался.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой официальную бумагу из внутреннего документооборота предприятия, посредством которого его представители взаимодействуют друг с другом. В нашем случае служебка будет носить вертикальный характер, ведь она адресуется от рядового сотрудника директора организации. Подобную служебку в теории можно заявить непосредственно за один день до отъезда в командировку, однако будет лучше позаботиться обо всём заранее. Если организация уже прибрела вам билеты на транспорт, вряд ли удастся согласовать поездку на личном автомобиле.

Следует также понимать, что работодатель не возместит вам амортизацию автомобиля, ведь он не стоит на бухгалтерском учёте организации. Эксплуатация транспортного средства в любом случае будет являться причиной его износа, так что следует дважды подумать перед тем, как выступать с инициативой поездки на собственном авто.

Форма документа

Форма служебной записки о поездке в командировку на личном транспорте не утверждается на законодательном уровне, а значит, каждый сотрудник вправе сформировать её в произвольном виде. Более того, юридические лица и индивидуальные предприниматели обладают возможность сформировать собственные фирменные бланки, закрепить их в локальной нормативке. Подобное решение несколько упростит работу сотрудникам, а также придаст документообороту предприятия более целостный и единообразный внешний вид.

Как бы то ни было, если в вашей компании никаких фирменных бланков не закреплено, всегда имеется возможность составить служебку в свободной форме. Для этого нам потребуется освежить в памяти общие правила делового документооборота, то есть ознакомиться с деловым стилем языка.

Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютера и соответствующего программного обеспечения. Мы бы рекомендовали отдать предпочтение именно печатному варианту, ведь такой документ будет иметь более деловой внешний вид.

Инструкция по составлению служебки

Служебка как деловая бумага будет состоять из нескольких составных элементов: шапки, основного содержательного блока с разъяснением сути обращения к руководству и выдвижением просьбы о поездке в командировку на личном автомобиле, даты формирования официальной бумаги и подписи ответственного работника. Разберемся, как не допустить ошибок при их оформлении.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать в дательном падеже ФИО нашего директора, а также полное наименование компании с указанием её организационно-правовой формы. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО работника-заявителя, а также занимаемую им должность согласно штатном расписанию. Указывать более подробную информацию о сторонах необязательно, так как как официальная бумага носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу мы с уважением обращаемся к директору компании, утверждаем, что в нашем отношении был вынесен приказ о направлении в командировку на определённый срок. Затем мы выражаем инициативу о поездке в служебную командировку на личном автомобиле, просим компенсировать расходы на бензин. Конкретные затраты на командировочные расходы потребуется обсудить в личной беседе. Расход топлива, а как следствие и размер командировочных расходов, будут зависеть от автомобиля, объёма двигателя, протяженности маршрута.

Теперь, когда основной содержательный блок был составлен, можно сказать, что служебная записка практически готова к передаче на рассмотрение. Осталось лишь проставить дату её формирования, заверить всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой (фамилия и инициалы). Если руководитель согласится на вашу инициативу, вас поставят в известном заблаговременно, чтобы вы смогли подготовить автомобиль к поездке: заправка, техническое обслуживание, шиномонтаж.

Примерный образец