Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке

Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке – это документ, с которым работник должен будет обратиться в адрес руководства своей организации, отчитаться о том, что в действительности находился в служебной поездке. Сегодня мы разберемся, в каких случаях командировка должна заканчиваться подобной служебной запиской, как правильно её составить.

Командировка сотрудника

Трудовой кодекс Российской Федерации под командировкой понимает служебную поездку сотрудника с целью выполнения своих трудовых функций вне привычного рабочего места, будь то офис или иное пространство. Командировка может быть связана с посещением офиса другой организации или с выполнением работ «в поле». Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке может потребоваться в обоих этих случаях.

Так, если командировка связана с нанесением делового визита в одну из партнерских организаций, служебная записка о подтверждении факта должна заверяться кем-то из руководителей компании-контрагента. Таким образом они подтвердят, что сотрудник в действительности весь день пробыл на месте работ, справился с поставленной перед ним задачей.

Со служебными поездками «в поле» всё обстоит куда сложнее, ведь подтвердить факт нахождения будет фактически не кому. В таких случаях принято подтверждать обстоятельства посредством приложения фотоснимков к служебной записке, на которых будет видно, что сотрудник в действительности был занят делом, выполнил поставленную перед ним задачу.

Служебная записка

Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке представляет собой самостоятельную официальную бумагу из разряда внутренних. Посредством таких документов представители одной компании могут обращаться друг к другу по вопросам служебных поездок, разрешать возникающие вопросы на официальном уровне.

Дело в том, что далеко не каждая компания просит своих сотрудников формировать служебные записки для «закрытия» командировок. Где-то оказывается достаточно лишь приказа директора, однако так происходил не всегда и не везде.

Если служебная записка будет составлена с нарушениями или начальник командированного сотрудника по каким-то причинам не поверит в достоверность сведений, изложенных на бумаге, у работника могут возникнуть серьезные проблемы. Так, в случае нахождения в рабочее время не на рабочем месте к сотруднику может быть применена та или иная мера дисциплинарного взыскания. По идее, мы имеем дело с прогулом, а значит, за такое сотрудника можно даже и уволить.

Форма документа

Служебная записка является строго внутренним документом одной конкретно взятой организации, что вносит свои коррективы в вопрос формы. Если до 2014 года отечественный законодатель еще как-то пытался регулировать внутренний документооборот частных организаций, выставляя некие требования по части формы и содержания, то сейчас это всё осталось в прошлом. По состоянию на сегодняшний день каждая отдельно взятая компания имеет возможность самостоятельно разработать фирменный бланк, которым могли бы пользоваться все работники в случае необходимости.

Практика применения фирменных шаблонов весьма распространена, однако по сей день так и не стала повсеместной. Таким образом нередко можно столкнуться с ситуаций, когда организация попросту не имеет собственных фирменных бланков. В таких случаях сотрудникам придется самостоятельно формировать служебные записки.

В принципе, в самостоятельном составлении служебок нет ничего особенно сложного, ведь достаточно лишь освежить памяти общие правила делового документооборота, вооружиться синей или чёрной шариковой ручкой. В качестве носителя информации у нас, как, впрочем, и всегда, выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки о подтверждении факта пребывания в командировке сотруднику, решившему её составить самостоятельно, необходимо начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем, кому и от кого подается официальная бумага. Потребуется указать ФИО и должности в фирме адресата служебки, её исполнителя. Обратим внимание, что обращение носит строго внутренний характер, а значит, прописывать более подробные идентификаторы нет нужды.

Следующим шагом утверждаем, что с такого-то по такое-то число мы находились в служебной поездке в таком-то месте с такой-то целью, выполняли свои должностные обязанности там. Затем ссылаемся на то, что работы были выполнены успешно в связи с чем командировка и была закончена.

Незабываем заверить итоговый вариант служебной записки собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаг. В таком виде документ уже смело можно будет назвать полностью составленным и готовым к передаче на предприятие. По идее, у руководства после такой служебной записки не должно остаться никаких сомнений относительно того, чем занимался их сотрудник в период официально оформленной служебной поездки. Напоминаем, что за командировку полагаются суточные и прочие бонусы, о которые можно по мере необходимости напомнить работодателю.

Примерный образец